ウェブサイトを運用するためには、多くのスタッフのタスクや進捗の管理を効率よく行わなくてはいけません。そのため、ウェブ制作の現場では、タスク管理ツールの導入が進んでいます。
タスク管理ツールとは、プロジェクト内のタスク内容やスケジュールを可視化し、スタッフ全員で共有できるツールです。タスクの抜け漏れやスケジュールの遅延を抑制できるため、プロジェクト全体の生産性向上につながる点が、タスク管理ツールの導入メリットだといえるでしょう。
今回はウェブ制作のタスク管理における課題を解説するとともに、おすすめのタスク管理ツールも紹介します。
▶ウェブ制作におけるタスク管理の課題
ウェブ制作のタスク管理を実施する際には、スタッフやタスクが多いため、以下のような課題の解決が必要です。それぞれの課題について解説します。
・制作状況の進捗が把握しづらい
ウェブ制作は多くのスタッフが関わり、それぞれタスクを進行するため、制作をとりまとめるディレクターが進捗状況を把握しづらいという特徴があります。特にエクセルなどでプロジェクト管理をしている場合は、複数スタッフが一度に編集できないため、制作状況を全員で共有することが困難です。
ウェブ制作は要件変更などイレギュラーが発生する可能性が高いので、スケジュール変更やリソースの組み換えなどが柔軟に行えないと、納期が遅延してしまう可能性があります。
・タスクの抜け漏れが発生する
ウェブ制作は必要なタスクが多く、ディレクターがすべての内容や進捗を把握することが困難です。しかし、細かいタスクの内容や納期、重要性が可視化されないと、抜け漏れが発生しやすくなります。
また、ウェブ制作ではスタッフが個別にエクセルやワードなどを使って、タスクや進捗管理をするケースも多く、属人的な管理体制になっていることも多いです。そのため、ディレクターがすべてのタスクや進捗を管理できなくなり、作業の抜け漏れやスケジュールの遅延が発生する原因になります。
・制作スタッフの管理が煩雑になりがち
ウェブ制作の現場では、制作スタッフが多く、管理が煩雑になる点も課題といえます。
ウェブ制作には多くのスタッフが関わりますが、ディレクターはそれぞれの役割分担とタスクの納期をすべて把握しておかなければなりません。スタッフを適材適所の業務にアサインすることはもちろん、遅延しているスタッフのフォローアップなども必要です。
しかし、スタッフの数が多いうえに、最近はリモートワークも増えているため、管理が難しくなっています。
▶ウェブ制作に適したタスク管理ツールを選ぶポイントは3つ
ウェブ制作のプロジェクト管理を適正化するためには、タスク管理ツールの導入がおすすめです。本章ではウェブ制作に適したタスク管理ツールを選ぶポイントを紹介するので、参考にしてみてください。
・ポイント1.クラウド型かオンプレミス型か選択が必要
タスク管理ツールは大きくクラウド型とオンプレミス型の2種類に分類されます。
クラウド型のタスク管理ツールは、ブラウザ上で使用できるためインストールが不要かつ、導入コストが安価な点がメリットです。様々なデバイスで活用できるため、リモートワークのスタッフでもスムーズに利用できるでしょう。
一方、オンプレミス型(インストール型)のタスク管理ツールは、導入ハードルとコストの面でクラウド型よりも高くなりがちです。また、ソフトをインストールしたデバイスだけでしか利用できません。ただし、セキュアな環境が構築できるため、大企業や機密情報を多く扱うプロジェクトなどには、オンプレミス型の導入を検討してもよいでしょう。
・ポイント2.ウェブ制作のタスク管理に適した機能の有無
多くのスタッフが様々なタスクを進行するウェブ制作では、工数管理やカンバンボード、ガントチャートなどの機能があると便利です。
工数管理機能があれば、スタッフの稼働時間を可視化できるため、予算オーバーなどを防止できます。カンバンボードはタスクの内容や進捗、担当者、優先順位などが一目で確認できる機能で、ディレクターやスタッフ間でプロジェクト全体のタスクを共有しやすくなる点がメリットです。また、ウェブ制作においては、プロジェクト全体の進捗を確認できるガントチャート機能も外せません。
さらに、マイルストーンが可視化できる機能があれば、タスクの抜け漏れやスケジュールの遅延を抑制しやすいでしょう。
・ポイント3.誰にでも使いやすいツールであること
ウェブ制作に携わるスタッフ全員が、スムーズに利用できるツールを選ぶことも重要です。
ITリテラシーが低い人でも使えるツールでなければ、誰も使わずタスク管理どころではなくなる可能性もあるからです。
したがって、ウェブ制作のタスク管理には、視覚的にわかりやすく直観的に操作できるタスク管理ツールを導入することが大切でしょう。マニュアルなどを読み込まないと使いこなせないようなツールは、スタッフの負荷が増えるため避けた方が賢明です。
▶ウェブ制作に適したタスクワールド
ウェブ制作に適したタスク管理ツールを探している方におすすめのツールがタスクワールドです。
タスクワールドは、ウェブ制作の現場でも広く利用されている世界基準のタスク・プロジェクト管理ツールです。視覚的に理解できるUI・UXを搭載しており、直観的な操作を実現しています。
また、ウェブ制作の生産性を向上させる多くの機能を搭載している点も特徴です。
・プロジェクト管理：視覚的・直感的操作で、全プロジェクト・タスクを管理できる機能
・アナリティクス機能：タスクの進捗状況を、グラフや集計値で素早くチェックできる機能
・タイム計測&ログ機能：タスクごとの工数管理とアクティビティのログが確認できる機能
・ファイル管理：スタッフ間でファイル共有が可能で、スムーズに検索できる機能
・ガントチャート：全プロジェクトの全タスクを、一つのタイムラインで表示できる機能
これ以外にチャット・メッセージ機能もあるので、リモートワークでもメンバー間のコミュニケーションがスムーズになり、プロジェクト全体の生産性向上が期待できます。
以上のように、タスクワールドはウェブ制作のタスク管理必要な機能が網羅されているタスク管理ツールです。無料トライアル期間を提供しているので、ぜひこの機会にお試しください。