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いまさら聞けないToDoリストの活用メリット!作り方やポイントなども紹介

いまさら聞けないToDoリストの活用メリット!作り方やポイントなども紹介

ビジネスパーソンの多くは、1日のはじめにやるべき仕事をリストアップするものです。このとき、ToDoリストを活用している方も多いでしょう。

ToDoリストはタスク管理を行う非常にポピュラーな方法なので、覚えておくと便利です。そこで今回は、ToDoリストの活用メリットや作り方のポイントを解説するので、この機会に覚えて実践してみてください。

 

▶ToDoリストとは

ToDoリストとは、やるべきことを1か所に書きだしたリストのことです。そもそも「ToDo」とは「いつか、やるべきこと」を意味します。一方「タスク」もやるべきことなのですが、こちらには明確に納期が設定されている点が、ToDoとの大きな違いです。

例えば、シンプルなToDoリストは以下のようなものとなります。

 

・○○のコーディングを行う

・△△企業の○○さんへメールをする

・週報を作成する

・××を開発する

 

ただし、上記のようなToDoリストでは、スケジュールや優先順位は設定されていないので、単なるやるべきことの羅列です。やるべきことを整理して納期内にやりきるためには、ToDoリスト内で重要度や納期も明確にしておかなくてはいけません。

 

▶ToDoリストの活用メリットは3つ

ToDoリストを活用することで、多くのメリットが得られます。本章では、おもなメリットを3つ紹介します。

・メリット1.やるべきことを可視化できる

ToDoリストのメリットは、なんといってもやるべきことが明確になり、業務がスムーズに進められる点です。やるべきことが可視化されることで、自身はもちろん一緒に働くメンバーとも共有できるため、やるべきことの抜け漏れを抑制し、プロジェクトをスムーズに推進できるようになります。

・メリット2.やるべきことの優先順位を整理できる

やるべきことを可視化できるため、それぞれの優先順位が整理できることも、ToDoリストを活用するメリットだといえるでしょう。

何がもっとも重要なことなのかを整理することで、生産性を上げやすくなります。また、無駄なことや不要と判断したものをリストから消すことで、さらなる時間の抑制につなげることが可能です。

・メリット3.やるべきことのスケジュールが決められる

やるべきことの可視化と優先順位が決まることによって、適切なスケジュールが決められる点もToDoリストを活用するメリットです。

タスクのスケジュールは優先順位と納期の2点を鑑みて、決める必要があります。優先順位も納期も、両方とも緊急度が高い案件は早急に取りかかる必要がある一方で、どちらも緊急度が低いものは対応するプライオリティも低くなります。

一点注意したいのは、優先順位は低いが納期が早めのものです。納期が早いものは、なんとなくすぐに取りかかる必要があると思いがちですが、そもそも本当に必要な業務なのかどうか判断することも、適切なスケジュール調整を行ううえでは重要なポイントです。

すべての案件の優先順位と納期を整理することで、スケジュール内に実施しやすくなるでしょう。

 

▶ToDoリストの作り方と注意点

ToDoリストの作り方と注意点を解説するので、ぜひ実践してみてください。

・ToDoリストの作り方

ToDoリストの作り方は以下のステップで実施しましょう。

 

・ステップ1.やるべきことをリストアップ

・ステップ2.やるべきことを内容に応じて分類

・ステップ3.やるべきことの優先順位を確認

・ステップ4.スケジュールを決める

 

以上4つのステップでToDoリストを作成することで、やるべきことの抜け漏れを抑制し、スケジュール内に実施しやすくなります。

・ToDoリストを作るときの注意点

ToDoリストを作成する際には、やるべきことをできるだけ細分化することが大切です。例えば「○○を開発」など、ざっくりとやるべきことだけをリストアップするのではなく、達成するために必要な作業をすべて洗い出し、それぞれをToDoリストに書きだすようにしましょう。

また、業務の優先順位やスケジュールは刻一刻と変化するので、定期的にToDoリストを見直すことを習慣づけることも大切です。

 

タスク管理ツールの導入でToDoを確実に実施

やるべきことを棚卸し、確実に実施するためにToDoリストは欠かせないツールのひとつです。今回紹介した内容を参考に、ぜひ実践してみてください。

タスクが少ない方や個人で活動する方は、ToDoリストでも十分にやるべきことを管理できると思います。しかし、そうでない場合は、ToDoリストだけでは補完しきれないケースも多いでしょう。そのような場合におすすめしたいのが、タスク管理ツール「タスクワールド」です。

タスク管理ツールとは、プロジェクトのタスクや進捗状況を可視化し、メンバー全員で共有することで、漏れやスケジュールの遅延を抑制できるツールのことです。中でもタスクワールドは豊富な機能と、ツールとしての使いやすさを兼ね備えた総合タスク管理・プロジェクト管理ツールといえます。

かゆいところに手が届く機能が満載で、コンテンツ制作、製造業、不動産・建設、システム開発、医療、教育などさまざまな現場を支える、世界基準のタスク・プロジェクト管理ツールです。タスク管理が苦手な方や、プロジェクトのタスク管理をしっかり行いたい方は、ぜひタスクワールドをお試しください。以下のページから無料トライアルを提供しているので、お気軽にアクセスしてください。

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