プロジェクトなどを推進する際には、進捗管理表を作成することが一般的です。多くのスタッフでひとつのミッションを達成するためには、個々のメンバーが自分のやるべきことを把握することはもちろん、プロジェクト全体の進捗を共有しておくことも重要なポイントだといえるでしょう。
そのため、進捗管理表の作成はプロジェクトの推進には欠かせないものなのです。今回は進捗管理表のメリットを紹介しつつ、作り方を解説するので参考にしてみてください。
▶進捗管理表とは
進捗管理表とは、プロジェクトなどのタスクを定期的に確認するために、それぞれの進捗状況を一覧にした表のことです。タスク管理を適正に行わないと、タスクの抜け漏れやスケジュールの遅延が発生するリスクが高くなります。そのためプロジェクトのリーダーは、進捗管理表を作成して、タスクの内容や進捗状況を逐一把握しておく必要があるのです。
また、参加メンバー全員で進捗管理表を共有することで、プロジェクト全体の進捗を把握できるようになり、相互にフォローアップがしやすくなります。
▶進捗管理表を利用する3つのメリット
進捗管理表を利用する主なメリットを3つ紹介します。これらのメリットを得るためにも、プロジェクト管理には進捗管理表の作成が必須といえるでしょう。
・メリット1.タスクの抜け漏れを抑制できる
進捗管理表を利用することですべてのタスクが可視化されるため、抜け漏れが抑制できる点がメリットです。タスクの納期と優先順位が可視化されるので、スケジュールの遅延も抑制できます。
また、進捗管理表を作成することで、作業負荷などをあらかじめ把握しやすくなるため、タスクごとに最適なリソースを配分することが可能です。
・メリット2．メンバー全員でタスクと進捗を共有できる
進捗管理表を作成することで、プロジェクトリーダーだけでなく、メンバー全員でタスクを共有できる点もメリットです。プロジェクトをスケジュール内に滞りなく進行させるためには、各メンバーがやるべきタスクを確認することと、全体の進捗を把握することが欠かせません。
また、遅延しているタスクのフォローやメンバーのアサインを柔軟に変えやすくなり、プロジェクトを円滑に進行できる点も、進捗管理表を作成する大きなメリットだといえるでしょう。
・メリット3.生産性の向上につながる
進捗管理表を活用してプロジェクトを進行することによって、生産性向上につなげることが可能です。タスクの内容や進捗状況を把握できるため、メンバー間の負荷分散がしやすくなります。
無駄なタスクをカットし、優先順位の高いタスクにリソースを注力できるようになるので、少ない労働力を効率よく活用しなくてはいけないプロジェクトには、進捗管理表の活用は欠かせません。
▶進捗管理表の作り方
エクセルを活用したシンプルな進捗管理表の作り方の例を紹介します。簡単なので、ぜひ実践してみてください。
・タスクを書き出す
まずは、タスクをすべて書き出しましょう。プロジェクトを達成するために、必要だと思われるタスクをすべて可視化します。整理しやすいように、タスクに番号を振っておくこともポイントです。
・タスクの詳細を記入する
次は書き出したタスクの詳細を記述します。タスクの詳細や優先度、担当者は最低でも入力しておきましょう。
・タスクのスケジュールを記入する
タスクのスケジュールをガントチャート形式で入力します。プロジェクトのメンバーは、このスケジュールに則ってタスクを完遂できるように、業務を進めましょう。
このほかにも、タスクのステータスを記入したり、タスクの種類によって色分けしたりするなど、メンバーが分かりやすい表に仕上げることがポイントです。また、スケジュールが変更になった場合も、変化が分かるようにしておくとよいでしょう。
▶進捗管理はタスク管理ツールにお任せ
プロジェクトをスケジュール通りに進め、ミッションを達成するためにはタスク管理表の作成が必須です。タスクの抜け漏れを抑制し、スタッフ全員で共有しておくことで生産性が向上する効果を期待できます。今回紹介した作り方を踏まえ、ぜひチャレンジしてみてください。
なお、進捗管理を効率よく行いたい方には、タスク管理ツールの導入もおすすめです。
タスク管理ツールとは、プロジェクトのタスクや進捗状況を可視化し、メンバー全員で共有することで、作業の抜け漏れやスケジュールの遅延を抑制できるツールです。そのため、進捗管理表を使うよりも、効率よく進捗管理が行えるようになります。
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