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タスク漏れが発生する5つの原因とは?抑制する対策も紹介

タスク漏れが発生する5つの原因とは?抑制する対策も紹介

多くのスタッフでプロジェクトを推進していると、タスクの漏れが発生することがあります。そのため、タスク漏れを抑制するために、さまざまな対策を講じていると思います。

しかし、タスク漏れを抑制するためには、発生する原因を把握しておかなければ、なかなか効率のよい対策が打てないものです。そこで今回は、タスク漏れが発生する5つの原因と抑制する対策について解説します。

「なかなかタスク漏れが防げない……」という企業の担当者様には、必見の内容です。

 

タスク漏れが発生する5つの原因

タスク漏れが発生する原因はさまざまですが、本記事では主な原因を5つ紹介します。対策を講じるための参考にしてみてください。

・原因1.そもそもタスク管理をしていない

タスク漏れが発生する原因のひとつが、そもそもタスク管理をしっかり行っていないケースです。頭の中でタスクを覚えておくだけでメモをとらない方などが、こちらに該当します。

ヒトの脳におけるワーキングメモリには限界があるため、すべての内容を覚えておけずタスク漏れが発生することが原因です。そのため、メモやガントチャートなどを活用して、タスク管理をはじめることが解決への第一歩だといえるでしょう。

・原因2.タスクの納期と優先順位が管理できていない

タスク漏れが発生する2つめの原因が、タスクの納期と優先順位が管理できていないケースです。タスクの納期や優先順位は刻一刻と変化するため、管理しておかなければ抜け漏れが発生する原因になるでしょう。

また、古い情報のままタスクを進行した結果、タスクの抜け漏れやスケジュールの遅延につながるケースも同様です。

・原因3.計画を立てるのが苦手

計画を立てることが苦手な方は、タスク漏れが発生しやすい傾向にあります。一定期間内にやることが可視化できないと、どうしても計画性のない仕事の進め方になりがちです。

そのため、仕事をはじめる前にタスクの洗い出しと整理を実施するなど、計画を立てることで、タスク漏れの抑制につなげられるでしょう。

・原因4.仕事やスケジュールに無理がある

そもそも仕事の内容やボリューム、スケジュールに無理がある場合も、タスク漏れが発生する原因になります。

仕事量が多すぎると、忙しすぎてタスク管理どころではなくなるからです。また、緊急に対応するべき仕事が多い場合も、先の予定が立てづらくなり、タスク管理ができず抜け漏れの原因になる可能性が高いでしょう。

・原因5.タスク管理の方法が不適切

タスク管理は行っていても、自分に合った方法で実施しなければ、漏れを抑制することは難しいでしょう。

メモ帳やスケジュール帳など、独自の方法でタスク管理を行っていても、すべてを網羅できず不完全な状態になると、タスク管理を十分に行えません。また、エクセルなどでタスク管理を行っていると複数スタッフが同時に編集できないため、タスクの内容に変更があった際に反映が遅れ、抜けが発生する可能性があります。

 

タスク漏れを抑制するための対策

タスク漏れの主な原因を踏まえ、抑制するための対策を紹介します。以下の3点を効率よく押さえることで、適性にタスク管理が行えるようになるでしょう。

・タスクの可視化を行う

タスク漏れを抑制するためには、まずやるべきことを棚卸することが必須です。大まかなタスクを棚卸した後、さらに細かいタスクに分解して整理しておくと、抜け漏れの抑制やスケジュール遵守につなげやすくなります。

なお、タスクの棚卸をする場合には、情報を1箇所で整理し、すべてを俯瞰できるようにすることが大切です。

・タスクの納期・優先順位を整理する

タスクの棚卸が終わったら、次はタスクの納期と優先順位を整理しましょう。

 

・優先順位:高、納期:早め

・優先順位:高、納期:遅め

・優先順位:低、納期:早め

・優先順位:低、納期:遅め

 

の順番で整理すると、スケジュールの調整がしやすくなるのでおすすめです。また、タスクの優先順位と納期を鑑みて、滞りなくこなせるスタッフをアサインすることも大切でしょう。

・対応スケジュールとリマインド方法の確定

タスクの棚卸とスケジュールが調整できたら、必要なスタッフをアサインします。このとき、スタッフの病欠などイレギュラーの発生も想定し、キャッチアップできる体制も準備しておくと安心です。

また、タスクのリマインド方法を決めておくと、漏れの発生をより抑えられるでしょう。スケジュール帳にアラートを出したり、リマインドメールを送ったりするなど、スタッフがタスクの抜け漏れをしづらくなる仕組みを作るように心がけることが大切です。

 

タスク管理ツールの活用

タスク漏れはどんなに気をつけていても発生する可能性があります。しかし原因を把握し、今回紹介した方法を実践することによって、タスク漏れを抑制することは可能です。それでも心配な場合は、タスク管理ツールを活用することで、さらにタスク漏れの抑制を実現できるでしょう。

タスク管理ツールとは、プロジェクトのタスクや進捗状況を可視化し、メンバー全員で共有することで、作業の抜け漏れやスケジュールの遅延を抑制できるツールです。タスク管理ツールを導入することで、タスクの抜け漏れを抑制し、生産性の向上が期待できるでしょう。

なお、タスクワールドは豊富な機能と、ツールとしての使いやすさを兼ね備えた総合タスク管理・プロジェクト管理ツールです。かゆいところに手が届く機能が満載で、コンテンツ制作、製造業、不動産・建設、システム開発、医療、教育などさまざまな現場を支える、世界基準のタスク・プロジェクト管理ツールといえます。

タスク漏れの抑制が課題になっている企業の担当者様は、ぜひタスク管理ツールのタスクワールドの無料トライアルをお試しください。

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