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ハウジング・スタッフ株式会社 様

タスクワールドで回転スピードUP!チーム・個人の生産性が劇的に向上し、会社の売上UPに貢献!

タスクワールドで回転スピードUP!チーム・個人の生産性が劇的に向上し、会社の売上UPに貢献!

ハウジング・スタッフ株式会社は、新築・リノベーション・メンテナンスから、土地の販売・活用・相続まで、住宅に関するすべてに対応する、島根県松江市に本社を置く、不動産プロフェッショナル集団です。本日は、代表取締役の平儀野好美さんと、同社を代表するブランド「クレバリーホーム」出雲店の吉田拓真さんに、タスクワールドに関してお話しいただきました。

ハウジング・スタッフ株式会社 代表取締役 平儀野好美さん

タスクワールドを導入したきっかけは何でしょうか?

吉田さん:タスク管理系のツールは、タスクワールド導入が決まる前から、弊社内の業務において使われていました。しかしながら、組織というよりは個人レベルでの使用に留まっており、その様なツールを使う人、全く使わない人に分かれている状況でした。弊社における業務体制の改善には、「仕事の見える化」や、「チーム内での効率的な情報共有」が大事なポイントであるとの認識のもと、組織として共同で利用できるソリューションが効果的であると考え、専門ツールであるタスクワールドを、私が管理する店舗のみで使い始めることにしました。

平儀野さん:その後、徐々に他の店舗のオペレーションにも使われるようになり、今では、タスクワールドは全社的に使われている状況です。今後も事業の拡大に合わせ、社内での利用者が増えていく見込みですが、ツールを使い慣れているスタッフが、そうでないスタッフに積極的にアドバイスしたりしています。各自がタスクワールドに慣れれば慣れる程、業務の流れが早く進むことが実証されているだけに、「みんなで使い慣れよう!」と、私は毎日、口酸っぱく言っていますね(笑)。

タスクワールドに決めた一番のポイントは何でしょうか?

吉田さん:会社の業務に関する全てのプロセスを俯瞰して管理できるツールを探していたのですが、タスクワールド導入により、それが可能であることを確認できたことが一番のポイントでした。現場の最新状況をガントチャートでチェックできることも大きかったですね。タスクワールドには、その他にも様々な実践的な機能があり、様々な使い方が可能ですが、利用に関しての自由度が非常に高い、柔軟性のあるツールだと思います。

タスクワールドのどの機能が、特に仕事の現場で役に立っていますか?

吉田さん:私の場合は、やはり、全体の状況を俯瞰できる「オーバービュー」になりますね。複数の店舗で複数のプロジェクトが常に同時進行するなかで、最新のタイムライン・進捗状況をチェックできることは、とても助かっています。

平儀野さん:私はどちらかというと、オーバービューより、「通知機能」を毎日フル活用している感じですね。10を超える店舗で働く弊社スタッフとは、タスクワールドのタスク上で、日常的に業務に関してやり取りを行っています。各タスクに関し、期日の接近やコメントのやりとり等、タスクワールドが細かに通知をしてくれるのは、とても助かっています。タスクには期日設定とは別に、細かにリマインド通知を設定することができますが、明確なスケジュール感覚を持って全ての仕事に取り組む必要のある弊社にとって、とても便利な機能だと感じています。

タスクワールドは、御社内でどの様に実際に使われていますか?

吉田さん:導入当初から、新築住宅建設は案件・店舗ごとに、タスクワールド上で「プロジェクト」として管理をしています。それにより、期日等の案件ごとの重要な要素を、関連者全員でもれなく共有できる状態を作れています。新築住宅の建設においては、すべての案件において共通する必須事項が存在します。「営業セクションが必ず行うべきこと」、「お客様との詳細の打ち合わせにおいて、必ずカバーされるべきこと」、「裏方で事務・経理が必ず行っておくべきこと」などです。タスクワールドでプロジェクト管理を行うことにより、これらの様な各案件に共通する細かな必須事項を、プロジェクト全体のワークフローを構成する要素の一つとして、関連者全員で意識しながら取り組むことができています。全ての案件に共通する全体的なワークフローは、タスクワールド上でテンプレート運用ができており、案件ごとに、期日、担当者、フォロワー等の設定をカスタマイズしています。

平儀野さん:案件ごとの細かな事項に関する全てをタスク単位で管理できることは、業務効率改善に大きく貢献しています。関連者同士の案件に関しての連絡をタスク上で行うことにより、電話等と違い、やり取りの詳細・流れが、他の関連者も確認できるかたちで記録として残ります。タスク内で交わされるメッセージのやり取りを検索できるのも便利ですね。この様に、タスク上で細かな連絡を取り合うことができることは、社内ミーティングの数を減らすことにも繋がっています。

現在の御社内でのタスクワールドの位置づけはどんな感じでしょうか?

吉田さん:4年前、様々な「プロジェクト管理ツール」を検証するなかでタスクワールドに辿り着きました。現在では、プロジェクト管理ツールの枠を超え、タスク管理ツール、コミュニケーションツールとしても、弊社の毎日の業務オペレーション上、タスクワールドは欠かせないツールという位置づけになっています。資料等のストレージとしても使え、また個人やチームレベルの備忘録としも活躍しています。タスクワールドは、色々な使い方のできる、とても自由度の高いツールだと思いますね。

平儀野さん:組織の業務効率改善を促進するツールは沢山ありますが、そういった面では、タスクワールドに匹敵するものは、なかなか無いと思いますね。弊社公式サイト会社概要ページの動画に「チームワークであなたの夢、お客様の夢をかなえます」というモットーが紹介されています。チームでタスクワールドを使うことにより、物事の回転スピードがどんどん上がり、チームのみならず、ひとりひとりの生産性が劇的に上がっているのが、弊社におけるタスクワールド導入効果の一つであり、確実にこのモットーの達成に大きく貢献しています。会社としての売上・パフォーマンスの向上に深く関わることもあり、口酸っぱいと思われる場面もあるかもしれませんが(笑)、今後も毎日の業務におけるタスクワールドのフル活用を推し進めていければと思います。

https://housing-staff.jp/

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