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タスク管理をエクセルで実施するメリット・デメリットとは?利用時の注意点も解説

タスク管理をエクセルで実施するメリット・デメリットとは?利用時の注意点も解説

プロジェクトのタスク管理を実施する場合には、エクセルを利用している企業が多いと思います。普段業務で使っているエクセルであれば、ほとんどの方がスムーズに利用できるので利便性が高い点がメリットです。

しかし、エクセルはあくまでも表計算ソフトであり、タスク管理を行う目的のツールではありません。そのため、エクセルでタスク管理を行うことによる、デメリットも存在します。

そこで今回はタスク管理をエクセルで実施するメリット・デメリット、利用時の注意点を解説するので、参考にしてみてください。

 

タスク管理をエクセルで実施するメリット・デメリット

タスク管理をエクセルで実施する際には、メリットとデメリットがあることを理解したうえで使用することが重要です。どのようなメリット・デメリットがあるのか解説します。

・メリット

エクセルでタスク管理を実施するメリットは、多くの人にとって使い慣れているツールである点です。社内PCにオフィスをインストールしている企業であれば、導入コストも必要ありません。

エクセルであればシートの改変やフォーマットを、誰でも簡単にカスタマイズできます。また、関数やマクロなどを活用することで、業務効率化にもつなげられるでしょう。

・デメリット

エクセルでタスク管理を実施する最大のデメリットは、複数メンバーによるファイルの同時編集ができない点です。タスク管理用のシートを編集しようとした際、ほかの誰かがファイルを開いていると編集できないため、作業が終了するまで待たなくてはいけません。

また、プロジェクトの内容やスケジュールを変更したいときなども、エクセルでは変更履歴などがわからないため、ファイルの管理が困難です。さらに、タスク管理には必須のガントチャートもエクセルでは最低限の表現しかできないので、本格的なタスク管理を行うには不十分といえるでしょう。

 

エクセルのタスク管理における注意点

エクセルでタスク管理を行う場合には、いくつか注意しなくてはいけないポイントがあります。個人、チーム、それぞれのタスク管理における注意点を解説します。

・個人のタスク管理をエクセルで行う場合の注意点

個人のタスク管理をエクセルで実施する際には、タスクの抜け漏れを防止し、段取りを効率化することがポイントです。そのためには、すべてのタスクをひとつの場所で管理することが必須でしょう。

タスクごとに期限と優先度を設定し、ステータスが可視化できる仕組みはもちろん、進捗に応じてステータスを更新する運用を徹底する必要があります。例えば、タスク名やスケジュール、進捗状況については、最低限すべてのタスクで可視化しておくことが必要です。また、内容を毎日更新する作業も忘れてはいけません。

・チームのタスク管理をエクセルで行う場合の注意点

チームのタスク管理をエクセルで実施する際には、メンバー間の認識齟齬による業務の抜け漏れや重複の抑制、業務アサインの適正化、タスク進捗の把握による業務効率化がポイントです。

そのためには、メンバー全員が同じエクセルシートを利用し、タスクの内容や進捗を把握できる工夫が必要です。プロジェクトの進捗状況やタスク、スケジュールの変化を、メンバーが一目で確認できるようにしておきましょう。また、ファイルの更新はメンバー全員が実施する必要があるので、どのような順番で作業を行うかについても事前にルールを決めておく必要があります。

さらに、定期的にプロジェクトメンバー全員で情報を共有する場を設定しておくと、お互いの認識の齟齬が減り、スムーズにプロジェクトが推進できるでしょう。

 

タスク管理ツールの導入でエクセルのデメリットを克服

タスク管理をエクセルで実施するメリットは、使い慣れたツールで導入コストが不要な点が挙げられます。しかし、複数メンバーで同時編集できない点や、ファイルの更新運用が煩雑になるといったデメリットもあるので、それらを踏まえた形での運用体制の構築が必要です。

そのため、最近はタスク管理ツールを導入する企業が増えています。タスク管理ツールとは、プロジェクトのタスクや進捗状況を可視化し、メンバー全員で共有することで、作業の抜け漏れやスケジュールの遅延を抑制できるツールです。タスク管理ツールを導入することで、エクセルでタスク管理を行うデメリットを払拭し、プロジェクト全体の生産性向上が期待できるでしょう。

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