Effektive Teamarbeit- und Projektarbeit:

Collaboration- und Projektmanagement-Plattform für Hochschulen und Universitäten

Die Projektarbeit, z.B. im Rahmen von Forschungsprojekten, Entwicklungsprojekten, Organisationsprojekten und Lehrprojekten, ist heute nicht nur an Hochschulen und Universitäten ein zentrales Element in der täglichen Arbeit, sondern im gesamten Bildungsbereich. Die klassischen Linienaufgaben, dies es mit der Projektarbeit in Einklang zu bringen gilt, lassen umfangreiche Projektlandschaften entstehen. Immer mehr Universitäten und Hochschulen setzen darum auf zentrale Projektmanagement- und Collaboration-Plattformen, um den Anforderungen an ein zuverlässiges Multiprojektmanagement und effektives Projektportfoliomanagement Rechnung zu tragen.

Einfache Kommunikation und schnelles Onboarding

In Hochschulprojekte sind üblicherweise eine Vielzahl von Personen eingebunden, von der Instituts- und Projektleitung über Lehrkräfte, wissenschaftliche Mitarbeiter und studentische Hilfskräfte bis zu Auftraggebern, externen Partnern oder Dienstleistern. Die längeren Projektlaufzeiten von teilweise bis zu mehreren Jahren und die einhergehende Fluktuation bei den Projektbeteiligten verlangen nach einer hohen Transparenz der Abläufe, Nachvollziehbarkeit auch bei komplexen Projektstrukturen, einer einfachen Bedienbarkeit für ein schnelles Onboarding und vor allem einer effektiven Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten.

Projektsteuerung, Workflow-Unterstützung und Transparenz

Die Projektplanung ist der erste wichtige Schritt zum Projekterfolg. Neben der Priorisierung von Aufgaben und der Festlegung von Projektmeilensteinen steht hier vor allem die Planung der Ressourcen auf der Zeitachse im Fokus. Darüber hinaus ergeben sich im Projektverlauf zentrale Fragestellungen:

  • Welche Personen sind mit welchen Aufgaben in die Projekte eingebunden?
  • Wo ist akuter Handlungsbedarf und welche Prioritäten sind zu beachten?
  • Welche Ressourcen stehen wann für neue Projekte und Aufgaben zur Verfügung?
  • Wie steht es um Projektfortschritt, Zielerreichung, Termintreue und die finanzielle Situation der laufenden und geplanten Projekte?
  • Ist der Projektverlauf ausreichend und nachvollziehbar dokumentiert?
  • Wo stockt der Projektfortschritt und welche Projektrisiken birgt dies für nachfolgende Aufgaben?
  • Wie entwickelt sich im Projektverlauf das Verhältnis offener und abgeschlossener Aufgaben?

Um Fehlentwicklungen bei Hochschulprojekten frühzeitig zu erkennen und Projektrisiken zu reduzieren, bedarf es unterstützender Tools, die die Planung und Steuerung der Projektbeteiligten mit übersichtlichen, mitarbeiterspezifischen Dashboards und smarten Workflows erleichtern.

AMT Institut der RWTH Aachen setzt für Projektarbeit auf Tool-Unterstützung von Taskworld
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AMT Institut der RWTH Aachen setzt für Projektarbeit auf Tool-Unterstützung von Taskworld

Das Institute for Advanced Mining Technologies (AMT) ist ein Lehrstuhl der Rheinisch-Westfälischen Technischen Hochschule (RWTH) Aachen, der sich im Kern auf die Forschung und Entwicklung im Bereich von Bergbau-Technologien fokussiert hat. Mit einer Kombination aus Grundlagenforschung, Feldversuchen und interdisziplinären Kooperationen vereinigt das Institut AMT vielfältige Kompetenzen auf den Gebieten Instandhaltung und Diagnose, Simulation und Engineering Tools, RockCutting sowie Sensorik und Automation.

Anforderung: Mehr Agilität und Transparenz für Lehr- und Forschungsarbeit
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Anforderung: Mehr Agilität und Transparenz für Lehr- und Forschungsarbeit

Neben dem bestehenden Lehrauftrag ist die Forschungsprojekt-Arbeit für öffentliche und privatwirtschaftliche Auftraggeber eines der Hauptbetätigungsfelder des Lehrstuhls für Advanced Mining Technologies der RWTH Aachen. Zur Unterstützung der zahlreichen parallel laufenden Forschungsprojekte des Hochschulinstituts kam bislang ein Cloud-basiertes Projektmanagement Tool zum Einsatz, das jedoch nicht den hohen Kommunikations- und Multiprojektmanagement-Anforderungen am Institut genügte. Seit dem Frühjahr 2018 arbeiten die Institutsleitung, Projektleiter, wissenschaftlichen Mitarbeiter, studentischen Hilfskräfte und projektbeteiligten Partner mit der Projektmanagement- und Collaboration-Plattform Taskworld, um mehr Agilität, Effektivität und Transparenz in die kollaborativen Bestandteile der Lehr- und Forschungsarbeit zu bringen.

Entscheidungswege jederzeit nachvollziehbar
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Entscheidungswege jederzeit nachvollziehbar

Gerade bei den Forschungsprojekten kommt es auf Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Projektverlauf an. Dadurch, dass sämtliche projektrelevante Korrespondenz, Dateianhänge und Entscheidungsgrundlagen in Taskworld hinterlegt sind, können Entscheidungswege von allen Projektbeteiligten auch über lange Projektlaufzeiten und ohne zusätzlichen Dokumentationsaufwand nachverfolgt werden. Die Möglichkeit, aus der Kommunikationshistorie nachzuvollziehen, wer wann warum welche Entscheidungen getroffen hat, ist für die Projektarbeit am Institut eine ganz elementare Funktion, auf die heute keiner mehr verzichten will. Diese Transparenz besteht seither nicht nur auf Ebene der Einzelprojekte, sondern auch beim Multiprojektmanagement.

Wissensmanagement und E-Learning-Plattform
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Wissensmanagement und E-Learning-Plattform

Um die studentischen Hilfskräfte an das Thema Projektmanagement und gleichzeitig an bewährte Herangehensweisen und den hiesigen Sprachgebrauch mit „Milestones“, „Work Packages“ und „Delivables“ (z.B. Forschungs-/Abschlussberichte) heranzuführen, kommt Taskworld gleichermaßen als „E-Learning“- und praktisches Übungstool zum Einsatz. So lassen sich nicht nur die wesentlichen Aspekte besser vermitteln, sondern auch Zuständigkeiten, Fristen oder Abhängigkeiten zwischen Aufgaben als „Training-on-the-Job“ festlegen.

Transparenz im Projekt – Effizienz in der Kommunikation
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Transparenz im Projekt – Effizienz in der Kommunikation

„Auf einen Blick zu sehen, was aktuell am Institut läuft - wo ist viel Aktivität, wo wenig – ist gerade für unsere Mitarbeiter aus dem Leitungskreis für das Projekt-Controlling wichtig. Für unsere Lehrkräfte und wissenschaftlichen Mitarbeiter hingegen steht die sehr effektive Kommunikation über die Plattform im Fokus. Da alle Projektbeteiligten auf demselben Informationsstand sind, ist der notwendige Abstimmungsbedarf deutlich gesunken und die Kommunikation sehr zielgerichtet“, so der stellv. Institutsleiter Thomas Bartnitzki. „Die Kommunikation zwischen den Wissenschaftlichen Mitarbeitern, den Lehrkräften und studentischen Hilfskräften erfolgt dabei heute schon zu einem großen Anteil mobil über die Taskworld App, die auch dafür sorgt, dass Projektfortschritte, individuelle Aufgaben und aktuelle Fristen im Blick bleiben. Darum nutzen es unsere Mitarbeiter nicht nur für die agile Projektarbeit am Institut, sondern vermehrt auch als Tool zur eigenen Selbstorganisation.“

AMT Institut der RWTH Aachen setzt für Projektarbeit auf Tool-Unterstützung von TaskworldAMT Institut der RWTH Aachen setzt für Projektarbeit auf Tool-Unterstützung von Taskworld
Anforderung: Mehr Agilität und Transparenz für Lehr- und ForschungsarbeitAnforderung: Mehr Agilität und Transparenz für Lehr- und Forschungsarbeit
Entscheidungswege jederzeit nachvollziehbarEntscheidungswege jederzeit nachvollziehbar
Wissensmanagement und E-Learning-PlattformWissensmanagement und E-Learning-Plattform
Transparenz im Projekt – Effizienz in der KommunikationTransparenz im Projekt – Effizienz in der Kommunikation

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Das Institute for Advanced Mining Technologies (AMT) ist ein Lehrstuhl der Rheinisch-Westfälischen Technischen Hochschule (RWTH) Aachen, der sich im Kern auf die Forschung und Entwicklung im Bereich von Bergbau-Technologien fokussiert hat. Mit einer Kombination aus Grundlagenforschung, Feldversuchen und interdisziplinären Kooperationen vereinigt das Institut AMT vielfältige Kompetenzen auf den Gebieten Instandhaltung und Diagnose, Simulation und Engineering Tools, RockCutting sowie Sensorik und Automation.

Taskworld Collaboration & Projektmanagement Plattform für Hochschulen und Universitäten

Die All-in-One Projektmanagement- & Collaboration Software Taskworld bringt alles mit, was Hochschulen und Universitäten für ihre erfolgreiche Projektarbeit benötigen. Die SaaS-fähige Lösung ist dank einer intuitiven, für jedermann schnell erlernbaren Bedienoberfläche sofort einsatzfähig und gewährleistet mit dem Hosting in ISO 27001, ISO 27017 und ISO 27018 zertifizierten deutschen Rechenzentren vollständige DSGVO-Compliance. Taskworld ermöglicht Hochschulen und Universitäten, die Komplexität von Projekten zu reduzieren, Transparenz über alle Projektphasen hinweg zu schaffen und gleichzeitig die Projekt- und Aufgabensteuerung zwischen allen projektbeteiligten Mitarbeitern, Teams und Partnern zu vereinfachen. Sämtliche projektrelevante Vorgänge – ob Korrespondenz, Dokumente, Aufgaben, Fristen oder Prozessstati – sind jederzeit online und in Echtzeit zentral über den Webbrowser abrufbar. Visuelles Task Management, eine flexible Workflow-Unterstützung für Bearbeitungs- und Freigabeprozesse und ein integrierter Team-Messenger-Dienst machen die Projektarbeit und Kommunikation so einfach wie effizient. Komfort-Merkmale wie Bewertungsfunktionen und Feedback-Schleifen ermöglichen darüber hinaus einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess in der Projektarbeit. Um allen Nutzergruppen einen jederzeitigen Zugriff auf Projektinhalte, den Projektfortschritt und anstehende Aufgaben zu gewährleisten, ist Taskworld auch als mobil-optimierte App für das Smartphone verfügbar. Darüber hinaus unterstützt Taskworld Hochschulen, Universitäten und Institute bei:

  • Einfache Erfassung und 360°-Überwachung laufender Aufgaben und Projekte
  • Bündelung der Kommunikation mit wissenschaftlichen Mitarbeitern, studentischen Hilfskräften, Forschungsgruppen und externen Partnern über zentrale Collaboration Plattform
  • Komfortable und kostenfreie Einbindung von Partnern, Dienstleistern über integrierte Gastfunktion
  • Vollständige und automatisierte Dokumentation des Projektverlaufs für externe Auftraggeber und Institutionen
  • Integrierte Analytik und Reporting-Funktionen für Controlling auf Mitarbeiter-, Projekt- und Institutsebene
Für Organisations- und Verwaltungsangestellte:
  • Einfache Organisation, Planung und Steuerung von Konferenzen und Veranstaltungen
  • Zuverlässige Ressourcen- und Dienstleister-Steuerung
  • Möglichkeit zur Verwendung von Projekt-Templates
Für Studenten, Hilfs- und Lehrkräfte:
  • Effektiver Aufbau und Vermittlung von Wissensinhalten
  • Schnelles Onboarding neuer Projektbeteiligter
  • Zuverlässige Team-Kommunikation und einfacher Datei-Austausch via DSGVO-konformem Messenger-Dienst

Gastzugang zu Projekt -Portal ermöglicht Einbindung von Kunden und Partnern

Über die Gast-Funktion von Taskworld lassen sich auch Dienstleister, Lieferanten und Partner an das Projekt-Portal von Taskworld anbinden, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Teams und externen Projektbeteiligten über einen zentralen, virtuellen Projekt-Workspace zu harmonisieren. Die eingeladenen Gäste sehen dabei stets nur die Projekt-Boards, Aufgaben oder Kommunikationskanäle, die für den jeweiligen Anwender freigegeben sind, wie z.B.:

  • spezifische Aufgaben, an denen der Gast beteiligt ist oder denen er folgt,
  • spezifische Projekte, auf die Zugriff gewährt werden soll oder
  • spezifische Chat-Kanäle für Projekte, auf die er Zugriff hat.

Teilnehmer oder ganze Kollaborations-Netzwerke lassen sich per Einladungs-Email oder Einladungslink extrem schnell und einfach vernetzen und in die eigenen virtuellen Prozesswelten der der Hochschulen einbinden. Zusätzliche Lizenzen sind für den externen Gastzugang nicht notwendig.

Taskworld Projektmanagement- und Collaboration-Portal im Einsatz bei Hochschulen überall auf der Welt

Taskworld kommt heute tagtäglich bei mehreren Tausend Unternehmen in mehr als 80 Ländern zum Einsatz, darunter auch Hochschulen und Universitäten wie

Hier habt Ihr die Möglichkeit, Taskworld 14 Tage
uneingeschränkt zu testen und Euer Digitalprojekt zu starten!

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