Neues Top Feature: Startschuss für
externen Gastzugang

Wir freuen uns, euch eine der spannendsten und am häufigsten nachgefragten Funktionserweiterungen dieses Jahres vorzustellen: wir haben für euch in Taskworld einen komfortablen Gastzugang eingerichtet, damit ihr Kunden oder externe Partner zu Teilen eures Workspaces einladen und einen direkten Zugang zu einzelnen Boards, Projekten oder Aufgaben gewähren könnt. Und das Beste daran: Taskworld Abonnenten können ab sofort eine unbegrenzte Anzahl an externen Anwendern über den Gastzugang anbinden – und dies alles ohne Zusatzkosten im Rahmen der bestehenden Lizenz!

Eines der wichtigsten Features von Taskworld für eine erfolgreiche und effiziente Projektarbeit ist die Kollaboration mit anderen Team-Mitgliedern. Um neue Mitarbeiter oder Team-Mitglieder zu Taskworld einzuladen, können Nutzer im Menübereich „Members“ Einladungen über E-Mail oder durch Teilen eines Einladungs-Links bequem an die neuen Team-Mitglieder übermitteln (siehe dazu unser Video-Tutorial zum Einladen von neuen Nutzern). Nicht immer ist es aber erforderlich oder gewünscht, volle Schreibrechte für den Workspace bzw. das jeweilige Projekt einzurichten. Aus diesem Grund haben wir unser bestehendes Einladungssystem zusätzlich um die Möglichkeit eines Gastzugangs mit eingeschränkten Nutzerrechten erweitert. Auf diese Weise lassen sich etwa auch externe Partner, Dienstleister, Freiberufler oder Kunden schnell und komfortabel einbinden - ohne dafür vollwertige User-Lizenzen bereitstellen zu müssen.

Während Taskworld bislang ausschließlich als privater Workspace der eigenen Teams zum Einsatz kam und die Kunden- und Partner-Kommunikation zumeist per E-Mail oder mit anderen Tools erfolgte, ermöglicht der Gastzugang nun die Zusammenarbeit mit beliebigen Personen in eurem Taskworld Workspace.

Collaboration 4.0 – Gastzugang zu Projekten einrichten

Wie auch bei der Einladungsprozedur von Team-Mitgliedern erfolgt die Einladung eines Gastes oder auch mehrerer Personen entweder über einen benutzerdefinierten Einladungs-Link [noch zu verifizieren, da nicht über GIF ersichtlich] oder über die Taskworld E-Mail Funktion, die für den direkten Zugriff lediglich per Mausklick bestätigt werden muss.

Gäste sehen dabei immer nur das, was die Taskworld Anwender ihnen freigeben, wie z.B.:

  • Aufgaben, denen Sie als Bearbeiter oder Follower zugeteilt sind in den Projekten, zu denen sie eingeladen sind
  • Chat-Channels der Projekte, zu denen sie eingeladen sind
  • Chat-Channels außerhalb der Projekte, wenn sie explizit dazu eingeladen sind

Verwaltung und Berechtigungen des Gastzugangs

Gäste werden ab sofort im “Mitglieder” sowie im “Profil” Bereich im zweiten Tab “Members” mit einem Label “Guest” versehen. In diesem Menübereich habt ihr ebenfalls die Möglichkeit, Gästen spezifische Aufgaben zuzuweisen (z.B. Einholen von Review, Freigabe oder Feedback) oder den Gastzugang nach Projektabschluss aufzuheben.

Über den Gastzugang sieht der Gast alle von ihm verfolgten oder ihm zugewiesenen Aufgaben des geteilten Projektes und hat die Möglichkeit im Rahmen des freigegebenen Workspaces, Aufgaben oder Checklisten zu bearbeiten, Tasks zu kommentieren und Dokumente mit Bearbeitern und Beobachtern zu teilen.

Wie unterscheiden sich die Rechte von Gästen gegenüber denen der Mitglieder eines Workspaces?

Workspace-Mitglieder haben vollen Zugriff auf die Funktionen von Taskworld. Sie können den Fortschritt verfolgen, Aufgaben erstellen, Nachrichten senden und Berichte anzeigen. Gäste hingegen haben eine eingeschränkte Sicht in den Workspace und können lediglich Basis-Funktionen nutzen. Sobald ein Gast zu einem Projekt eingeladen wurde, kann er:

  • den Aufgabenfortschritt als Beobachter verfolgen
  • ihm zugewiesene Aufgaben erledigen
  • Projekte, Inhalte und Aufgaben kommentieren oder Dateien teilen in Aufgaben, denen er als Beobachter folgt
  • den Projektchat nutzen, um mit anderen Projektmitgliedern zu kommunizieren oder
  • Feedback zu Projekten oder Aufgaben geben.

Ein Gast kann jedoch nicht:

  • Aufgaben erstellen oder die Aufgabeneigenschaften verändern
  • auf Projekte und Aufgaben zugreifen, in die sie nicht explizit eingebunden sind
  • auf die Berichtsfunktionen wie Projekt-Timeline, Kalender und die Workspace-Übersicht zugreifen oder
  • weitere Gäste einladen (nur Admin).
FunktionenMitgliederGäste
Aufgaben erstellen
Aufgabeneigenschaften verändern
Auf Berichtsfunktionen wie Projekt-Timeline, Kalender und Arbeitsbereich-Übersicht zugreifen
Weitere Gäste einladen (nur Admin)
Aufgabenfortschritt verfolgen
Zugewiesene Aufgaben erledigen
Projektchat nutzen
Projekte, Inhalte und Aufgaben im Workspace kommentierenNur freigeschaltete Projekte
Dateien im Workspace teilenNur freigeschaltete Projekte
Feedback zu Projekten oder Aufgaben gebenNur freigeschaltete Projekte

Hier habt Ihr die Möglichkeit, Taskworld 14 Tage
uneingeschränkt zu testen und Euer Digitalprojekt zu starten!

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