Digitale Arbeitsorganisation 4.0 –
Virtuelle Arbeitswelten mit Collaboration- und
Projektmanagement-Software aus der Cloud

Taskworld Projektmanagement Software Blog:
Wie virtuelle Helfer für das Task- und
Projektmanagement die infrastrukturelle Basis für den
digitalen Wandel der Arbeitswelten schaffen.

Die klassischen Arbeitswelten befinden sich in einem strukturellen Wandel – weg vom Konferenztisch mit Handouts in Papierform hin zu virtuellen Work Spaces. Neue Arbeitsmodelle, wachsende Anforderungen nach mehr Mobilität und Transparenz, schnellere Kommunikation und der Wunsch, das Knowhow und die individuellen Stärken der eigenen Workforce noch effektiver nutzbar zu machen, veranlasst immer mehr Unternehmen, in die Schaffung digitaler Arbeitsumgebungen zu investieren. Task- und Projektmanagement-Software gewinnt dabei nicht nur bei mittelständischen Unternehmen an Bedeutung, wenn es um die Verschlankung der eigenen Arbeitsorganisation und mehr Prozesstransparenz im Tagesgeschäft geht.

Schreckgespenst Digitalisierung: disruptive Kräfte händeln

Die zunehmende Digitalisierung erfasst und durchdringt sämtliche Lebens- und Arbeitsbereiche unserer Gesellschaft. Diese beeinflusst nicht nur das Informations- und Kommunikationsverhalten im privaten wie auch beruflichen Umfeld, sondern verändert auch nachhaltig die Art und Weise, wie Arbeitswelten heute funktionieren. Normarbeitsverhältnisse etwa werden heute immer mehr durch neue Arbeits- und Kollaborationsmodelle abgelöst. Die mit der Digitalisierung entstandenen Modelle digital vermittelter Arbeitsteilung wie etwa Clickworker (Outsourcing von „micro tasks“), Crowdworker („Feste Freie“) oder Cloudworker, die ihrer Arbeit flexibel innerhalb und außerhalb des Betriebes mit einer Cloud-basierten IT-Infrastruktur nachgehen, sind heute fest etabliert und werden aufgrund ihrer flexiblen Handhabbarkeit immer öfter in Anspruch genommen.

„Aus der Digitalisierung erwachsen neue Anforderungen an die Arbeitsorganisation, vor allem im Hinblick auf die Kommunikation, Kollaboration, Prozessüberwachung und Mitarbeiterführung

so Taskworld Deutschland
Geschäftsführer Patrick Wings.

360°-Sicht auf Aufgaben- und Projektmanagement:
Produktive Aufgabenbewältigung, nachvollziehbare Prozesse
und nachhaltiges Performancemanagement

„Der Effekt etwa vom Einsatz digitaler Arbeitsmittel ermöglicht den Unternehmen mehr Flexibilisierung und Dezentralisierung bei der Umsetzung von Aufgaben, lenkt aber zwangsläufig den Blick auf die zugrundeliegende Arbeitsorganisation. Denn daraus ergeben sich nicht nur gestalterische Freiheiten, sondern auch neue Herausforderungen im Hinblick auf die Kommunikation, Kollaboration, Prozessüberwachung und Mitarbeiterführung“, weiß Patrick Wings, Geschäftsführer des Spezialisten für Projektmanagement- und Collaboration-Software aus der Cloud Taskworld Deutschland GmbH. „Die Definition von Arbeitsprozessen und Meilensteinen, eine klare Aufgabenverteilung, die Befristung und Überwachung der Tasks und die Messung der Leistung sind dabei wichtige Voraussetzungen für eine nachhaltig erfolgreiche Arbeitsorganisation. Dabei geht der Weg langfristig weg von der klassischen Email-Kommunikation hin zu einer Task-basierten Prozesssteuerung, wo Informationen direkt in nachverfolgbaren Workflow-Strukturen eingebettet sind“, so Patrick Wings.

Arbeitsorganisation vereinfachen – Projektmanagement,
Collaboration und Kommunikation zentral aus der Cloud

Laut einer aktuellen Unternehmensbefragung der KFW Bankengruppe zur „Digitalisierung im Mittelstand 2017“ haben 33 Prozent der deutschen Unternehmen noch Schwierigkeiten bei der Anpassung der Arbeitsorganisation auf eine stärker digitalisierte Arbeitsweise. Ein Grund: Statt mit einer zentralen Plattform für Task-Management, Team-Kommunikation und Projektmonitoring zu arbeiten, jongliert die Mehrzahl der deutschen Betriebe heute mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Lösungen, um die eigene Arbeitsorganisation zu vereinfachen, wie E-Mail-Client, Projektmanagement-Software, Collaboration-Software, Konferenz-Systeme, Instant Messaging Dienste, ERP-Software oder Office-Tools wie Excel.

Aufgaben geraten nicht mehr in Vergessenheit und Mitarbeiter können ihre Tasks jederzeit über Priorisierungen, Rückmeldungen oder Delegierungen organisieren, so dass „Arbeits-Peaks“ oder Fristüberschreitungen wirksam vermieden werden

Quo vadis Collaboration- und Projektmanagement-Software?
Aufgabensteuerung und Errichtung virtueller Teams in Workspaces

Warum sollten Abteilungen und Arbeitsgruppen heute zu virtuellen Teams werden? Der Vorteil der Virtualisierung von Tätigkeiten – nicht nur außerhalb fester Arbeitsstrukturen – liegt vor allem in der Fähigkeit, für jeden Prozessbeteiligten „gläserne“ Prozesse zu schaffen sowie Planungs- und Steuerungsmechanismen besser handhabbar zu machen. Aufgaben und Meilensteine lassen sich per Mausklick erstellen, beliebigen Mitarbeiter zuweisen, mit Fristen versehen oder mit Dokumenten verknüpfen, so dass jeder Prozessbeteiligte weiß, wer was wann zu tun hat. Fällt ein Mitarbeiter krankheitsbedingt aus, wird die Aufgabe per Drag+Drop einfach einem anderen Mitarbeiter zugeordnet. Aufgaben geraten nicht wie so häufig in der Email-Flut in Vergessenheit und Mitarbeiter können ihre Tasks jederzeit über Priorisierungen, Rückmeldungen oder Delegierungen organisieren, so dass „Arbeits-Peaks“ oder Fristüberschreitungen wirksam vermieden werden.

Collaboration-Tools zum direkten „Onboarding“ von Mitarbeitern

„Durch den Einsatz von Collaboration-Tools fühlen sich Mitarbeiter nicht nur in Teams und auch in das Unternehmensgefüge eingebunden. Damit können sie auch ein effektives Instrument des Team-Building nutzen, um die Wissens- und Ideensammlung auf horizontaler und vertikaler Ebene zu fördern, individuelle Stärken der Mitarbeiter im Sinne der Projekt- und Unternehmensziele einzubringen oder für eine gemeinsame Aufgabe zu bündeln“, unterstreicht Digitalisierungs-Experte Patrick Wings. „Intuitive Handhabbarkeit, Cloud-Infrastrukturen, die Erfüllung deutscher Datenschutzrichtlinien und flexible Berechtigungskonzepte sind dabei enorm wichtig, um neue Projekt- und Prozess-Teilnehmer über den Web-Browser sofort effektiv in das Arbeitsteam und Projekt zu integrieren (Stichwort „Onboarding“) und produktiv zu machen. Die Kommunikation über die Cloud bzw. den Web-Browser macht es zudem denkbar einfach, auch Partner und Kunden einzubinden und einen außergewöhnlichen Mehrwert in der Kundenbeziehung zu bieten.“

Projektmanagement Software und Cloud-Betrieb:

Digitalisierung - fit machen für die digitalen Arbeitswelten

Mehr Produktivität, Motivation und Transparenz: Mit der neuen Taskworld Funktion der „Performance Reviews“ erhalten Unternehmen ab sofort ein komfortables Feedback.

EU-DSGVO kompakt: was Unternehmen jetzt wissen und tun müssen

Die Uhr tickt - nicht nur Datenschutz- und IT-Verantwortliche haben sich den 25. Mai 2018 im Kalender rot markiert: denn an diesem Tag tritt die neue EU-Datenschutzgrundverordnung in Kraft bzw.

Erfolgsgeschichten

Teams und Firmen auf der ganzen Welt, nutzen Taskworld um mehr zu erreichen

„Bei Trello haben wir den ganzheitlichen Blick vermisst. Taskworld schließt diese Lücke und bietet uns obendrein viele smarte Features mehr für unser dynamisches Projektgeschäft.“

Bert Röhner, Geschäftsführer
der Faible Interactive Media GmbH

„Ein Wahlkampf ist ein komplexes Projekt, das besondere Herausforderungen an die Organisation stellt. Taskworld ist für uns die perfekte Prozess- und Kommunikationsdrehscheibe zur Steuerung unserer politischen Wahlkampf-Kampagnen.“

Micky Wenngatz, SPD-Kandidatin
für den Bayerischen Landtag

„Mit Taskworld ist es uns binnen kürzester Zeit gelungen, unsere Projektsteuerung zu vereinfachen, alle internen und externen Prozessbeteiligte miteinander zu vernetzen, bestehende Insellösungen zu beseitigen, die Arbeits– und Kommunikationsprozesse zu vereinheitlichen und unsere Projektdokumentation zu automatisieren.“

Daniel Kurzweg, Geschäftsführer
von Phönix Balkonbau

„Beim Jonglieren unserer Projekte und Tasks müssen wir nicht mehr um die Ecke denken – dafür haben wir Taskworld. Sämtliche Prozessschritte sind für jeden Prozessbeteiligten heute jederzeit nachvollziehbar und transparent.“

Birgit Franchy, Herausgeberin
des Verlags „Um die Ecke“

Ob im Büro oder unterwegs – jeder Mitarbeiter hat heute alle Aufgaben und Prozesse im Blick, ist Kunden gegenüber sofort auskunftsfähig und kann die Prozesse im Team komfortabel über unsere zentrale, Workflow-gestützte Plattform steuern.

Daniel Blank, Geschäftsführer der
AdAssist GmbH und Dyname GmbH

Empfehlung der Experten


Taskworld hat Auszeichnungen von Softwarekritikern und Review-Plattformen weltweit erhalten

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Mit Taskworld organisieren Unternehmen alle ihre Projekte, teilen Ideen und erreichen gemeinsam großartige Resultate.

“Taskworld hat uns sehr dabei geholfen mehr Struktur bei der Organisation in unsere Fitnessstudios zu bringen. Ich würde fast behaupten , dass wir seit dem wir Taskworld nutzen, mehr als doppelt so effektiv arbeiten wie früher. Für unser Unternehmen ist Taskworld nicht mehr wegzudenken.

Florian Puncochar, (Head of Finance),
Neovital Deutschland GmbH
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