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Collaboration Software für Teams, Aufgaben und Projekte

Zusammenarbeit und Arbeitsorganisation mit Collaboration Tools neu denken

Zusammenarbeit und Arbeitsorganisation mit Collaboration Tools neu denken

Kaum etwas hat die Zusammenarbeit von Teams in den letzten Jahren so grundlegend revolutioniert wie der Einsatz von Collaboration-Software und virtuellen Arbeitsumgebungen. Während viele Digitalisierungsprojekte (Stichwort „Industrie 4.0“ und „digitale Transformation“) etwa bei der komplexen Integration der Daten- und Anwendungslandschaft nur in kleinen Entwicklungsschritten voranschreiten, lässt sich die Zusammenarbeit von Teams und Mitarbeitern etwa mit virtuellen Arbeitsumgebungen und Collaboration-Tools binnen weniger Tage digitalisieren. Der Gewinn an Transparenz, Produktivität und Schnelligkeit im Tagesgeschäft entwickelt dabei vielfach eine virale Dynamik unter den Mitarbeitern, so dass Collaboration-Tools in kurzer Zeit einen enormen Effekt auf die zugrundeliegende Ablauf- und Organisationskultur ausüben. Wir erklären, wie Unternehmen die ersten Schritte in die digitalen Arbeitswelten meistern.

Projekte, Aufgaben, Abstimmungsprozesse und Kommunikation – das sind die wesentlichen Elemente, die heute unseren Arbeitsalltag im Büro bestimmen. Collaboration-Tools setzen genau hier an, indem sie die Art und Weise, wie wir uns in unserem Tagesgeschäft organisieren und miteinander interagieren, von Grund auf verändern und bestenfalls diese auf die persönlichen Anforderungen der jeweiligen Nutzer ausrichten.

Nur weniger als jeder zweite Mitarbeiter fühlt sich die meiste Zeit produktiv. Dies ist das Ergebnis einer 2018 veröffentlichten Studie des internationalen HR-Outsourcing Dienstleisters ADP unter knapp 10.000 Arbeitnehmern in Europa. Als die größten Produktivitätskiller am Arbeitsplatz wurden vor allem ineffiziente Systeme und Prozesse (19,6%), veraltete Technologien (19%) und schlechtes Management (18%) angeführt.

Produktivitätskiller Nr. 1: E-Mail

Nicht immer aber ist „digital“ auch gleich effektiv. Viele Unternehmen und Mitarbeiter nutzen heute die elektronische Mail – ähnlich wie Excel – nahezu inflationär: zur Ablage, als Reminder, als ToDo-Liste anstehender Aufgaben, zur Abstimmung mit den Kollegen oder um prozessbeteiligte Mitarbeiter per „cc“ auf dem Laufenden zu halten. Wichtige Informationen wie Aufgaben, Fristen oder Verantwortlichkeiten liegen zumeist in unstrukturierter Textform vor und müssen vom Bearbeiter zunächst extrahiert und – sofern vorhanden – für Workflow-fähige Systeme „übersetzt“ und erfasst werden. Informationsdefizite und fehlende Prozesstransparenz werden dabei häufig als Gründe für ein wachsendes E-Mailaufkommen angeführt. Diese wachsende Zahl an E-Mails wirkt sich dabei erheblich auf die Arbeitsproduktivität aus, indem Prioritäten verschwimmen, Mitarbeiter von ihren aktuellen Aufgaben abgelenkt werden und Informationsrecherchen weiter erschwert werden – ein Teufelskreis. Die E-Mail-Kommunikation ist damit bis heute der Produktivitätskiller Nummer eins in vielen Unternehmen.

Collaboration Excellence – Singletasking statt Multitasking

„Multitasking“ ist heute – nicht nur vor dem Hintergrund der steigenden E-Mail Flut – eine Eigenschaft, die im Büroalltag immer mehr an Bedeutung gewinnt. Doch macht sie uns weder produktiver noch leistungsfähiger, so die herrschende Meinung von Neurowissenschaftlern und Arbeitspsychologen. Durch das Umschalten zwischen unterschiedlichen Sachverhalten, Systemen und Logiken verlieren wir Zeit und die Fähigkeit, uns auf die wesentlichen Aspekte zu konzentrieren. Produktivitätsexperten raten daher dazu, die täglichen Aufgaben (dazu gehört auch die Mail-Korrespondenz) zu visualisieren, nach Prioritäten zu ordnen, als Arbeitseinheiten zu bündeln und strikt nacheinander abzuarbeiten.

Anforderungen an Collaboration Software zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität

Um eine dauerhaft effektive Zusammenarbeit zwischen den eigenen Mitarbeitern, Teams und auch externen Partnern oder Kunden zu gewährleisten, müssen gewisse Anforderungen erfüllt werden:

  • Plattformunabhängiger Zugriff auf Daten, Projekte und Aufgaben
  • Zentrale Dateiverwaltung für effektiven Dateiaustausch
  • Integrierter Chat für schnelle Mitarbeiter-Kommunikation
  • Möglichkeit der Zuweisung von Aufgaben und Ressourcen
  • Einfaches Onboarding von Mitarbeitern
  • Transparente Aufgaben- und Projektverwaltung
  • Nachverfolgung von Fortschritten
  • Zeiterfassung für Mitarbeiter, Projekte, Aufgaben
  • Schnittstellen zu Drittsystemen für Im-/Export von Stammdaten
  • Rechte- und Rollenverwaltung

Große Wirkung: Collaboration-Tools als Einstieg in agile, digitale Arbeitswelten

Unsere heutigen Arbeitswelten, in Zeiten wachsender Kollaborationsnetzwerken und flexibler, auf individuelle Anforderungen ausgerichtete Arbeitsmodelle, erfordern eine neue, auf Agilität und Zusammenarbeit basierende Ablauforganisation. Kollaborations-Tools ermöglichen Mitarbeitern und Teams auf effiziente Art und Weise, die über Jahre gewachsenen, konservativen Kommunikations- und Arbeitsstrukturen aufzubrechen, individuelle Leistungen messbar zu machen und gleichzeitig bereichsübergreifend Produktivität und Transparenz zu schaffen. So unterstützen Collaboration-Tools wie Taskworld heute Tausende von Unternehmen weltweit u.a. bei:

  • der Zuweisung von Aufgaben und Tasks über visuelle Boards
  • der Projektplanung und dem Projektmanagement
  • der Bündelung von Aufgaben, Korrespondenz, Benachrichtigungen, Kennzahlen und Dateien über eine Workflow-gestützte Web-Plattform
  • der Mitarbeiter-, Gruppen-, Team- oder Projektbasierten Kommunikation über einen integrierten Enterprise Messenger
  • der benutzerspezifischen Verwaltung von Tasks und Aufgaben
  • automatisierten Benachrichtigungen zur Nachverfolgung von Projekten und Tasks
  • der einfachen Umsetzung individueller Berechtigungssysteme, eines DSGVO-konformen Datenmanagements und einer nachhaltig sicheren Mobilstrategie
  • Nutzung von drag+drop Templates für Projekte, Checklisten und sich wiederholende Tasks
  • dem komfortablen, kostenfreien Onboarding von Projektbeteiligten, Followern, externen Partnern oder Kunden
  • kontextbezogenen Feedback- und Leistungsbeurteilungen
  • integrierter Analytik mit Fortschrittsbalken, Burndown- und Burnup-Charts
  • Zeiterfassung für einzelne Tasks, ganze Projekte oder genutzte Ressourcen
  • Filemanagement für den sicheren und effektiven Dateiaustausch
  • Mobile-App für den Zugriff von Mobilgeräten

Onboarding in Taskworld: Delegieren und hinzufügen von Bearbeitern auf Knopfdruck
Onboarding in Taskworld: Delegieren und hinzufügen von Bearbeitern auf Knopfdruck

Change Management einfach gemacht

Während organisatorische oder infrastrukturelle „Verbesserungsmaßnahmen“ bei Mitarbeitern häufig zunächst auf wenig Gegenliebe stoßen, fallen Maßnahmen zur Verbesserung von Kommunikation und Zusammenarbeit vielfach auf sehr fruchtbaren Boden. Die Kommunikation über Chats und das einfache Teilen von Dateien oder Aufgaben verbindet Mitarbeiter über alle Altersgruppen hinweg. Hemmschwellen gibt es von Mitarbeitern oftmals nicht, da diese Prinzipien von WhatsApp, Evernote & Co. bereits heute schon privat genutzt werden. Gruppen erstellen, Beteiligte einladen, Infos austauschen, Bilder und Dokumente teilen oder auf die Schnelle von unterwegs ein „Thumbsup!“ für Vorschläge übersenden. Dabei macht es heute keinen Unterschied mehr, ob ein Mitarbeiter im Büro nebenan, in einem anderen Land, von unterwegs oder aus dem Home-Office arbeitet. Mit kaum einer anderen Innovation lässt sich die Etablierung einer neuen Art der Zusammenarbeit und Entwicklung einer digitalen Unternehmenskultur so schnell realisieren wie mit dem Einsatz von Collaboration-Tools. Die betriebswirtschaftlichen Vorbehalte von Führungskräften gegenüber der Heimarbeit, z.B. fehlender Knowhow-Transfer, mangelnde Leistungsmessung oder fehlende Prozesstransparenz, gelten für moderne Collaboration-Tools heute nicht mehr und eröffnen Unternehmen ganz andere Möglichkeiten bei der Gestaltung von Arbeitsmodellen und Ausrichtung auf individuelle Anforderungen.

Entwicklung digitaler Workspaces für Teams, Projekte und zur Selbstorganisation

Messenger-Dienste sind somit für Unternehmen ein willkommener Türöffner für digitale Transformations-Projekte. Collaboration-Lösungen umfassen heute aber weit mehr. Mit dem Teilen, Chatten und „Tasken“ entwickelt sich eine andere, digitale Struktur von Arbeitsräumen und Arbeitsbereichen, die

  • Design-Thinking sowie den vertikalen und horizontalen Wissenstransfer zwischen Kompetenzträgern fördert
  • eine unternehmensweite Innovationskultur schafft
  • die Bindung zu externen Kollaborationspartnern stärkt
  • Veränderungen/ Changes in unserer dynamischen Arbeitswelt erleichtert
  • ein nachhaltiges Wissensmanagement fördert und
  • Prozesse vereinheitlicht.

Fragen, wie die internen Prozesse aussehen, wer ist für was zuständig, welche Ressourcen stehen überhaupt zur Verfügung oder welche Fristen müssen Projektmanager für einzelne Prozesse wahren, sind plötzlich kein Thema mehr. Stattdessen sehen Mitarbeiter, woran die übrigen Hände arbeiten, alle Projektbeteiligten haben denselben Wissensstand und es gibt klare Zuständigkeiten und Fristen, die den Projekterfolg zu jedem Zeitpunkt planbar machen. Zudem gibt es Raum für die Entfaltung eigener Ideen und Verbesserungsprozesse. Denn Mitwachsen und Experimentieren ist in virtuellen Umgebungen ausdrücklich erwünscht – dies schafft Motivation und Produktivität für alle Beteiligten. Transparente Feedbacksysteme zu allen erfassten Tasks sorgen dafür, dass sich die virtuellen Räume nach den Vorstellungen der eigenen Mitarbeiter entwickeln und gleichzeitig die Unternehmensziele gewahrt werden.

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