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Mobil, kollaborativ, smart - moderne Arbeitswelten im digitalen Zeitalter

Wie Unternehmen heute ihren Arbeitsplatz der Zukunft gestalten

Moderner Arbeitsplatz der Zukunft

Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus? Und wie verändern die technologischen Innovationen unserer Zeit im Bereich Kommunikation, Kollaboration und Organisation bestehende Abläufe, Arbeitsweisen und Arbeitswelten? Die Art und Weise, wie wir heute leben, arbeiten und interagieren hat sich mit dem Einsatz digitaler Technologien grundlegend gewandelt – im Privaten wie auch im Geschäftlichen. Immer mehr Unternehmen suchen heute nach ihrem individuellen Pfad, der sie durch das Spannungsfeld zwischen Tradition und Wandel führt und dabei den Entwicklungsprozess möglichst „Tagesgeschäft-kompatibel“ gestaltet – im Einklang mit den Unternehmenszielen. Klingt aufwändig? Das muss es nicht sein.

Virtuelles Büro – Kommunikation, Kollaboration und vernetztes Arbeiten

Wie die aktuelle Studie „Digital Workplace“ von Adobe und Statista unter mehr als 1.000 deutschen Unternehmen zeigt, ermöglichen vor allem moderne Chat- und Messenger-Systeme eine einfache und schnelle Kommunikation sowie effektiven Dokumentenaustausch zwischen den Mitarbeitern. Ein effizientes Teilen von Wissen erleichtert nicht nur die Teamarbeit und die kollaborativen Prozesse im Unternehmen, sondern sorgt zudem für eine nachhaltig höhere Arbeitsproduktivität und Zufriedenheit der prozessbeteiligten Mitarbeiter. Ein wesentlicher Grund dafür liegt darin, dass sie den Mitarbeitern ein hohes Maß an Flexibilität und Mobilität erlauben. Informationen, ob in Form von Dokumenten oder Korrespondenz, stehen auch über eigene Mobilgeräte (Stichwort „BYOD“ – bring your own device) orts-, zeit- und plattformunabhängig dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden. Das „virtuelle Büro“ – oft auch als digitaler Arbeitsplatz bezeichnet – ist eine wichtige Voraussetzung, um bei zunehmend flexibleren Arbeitsmodellen eine bessere Integration von Arbeits- und Privatleben (Work-/Life-Balance) zu ermöglichen.

Die Bereitstellung digitaler Arbeitsplätze steht bei vielen mittelständischen Unternehmen ganz oben auf der Agenda – vor allem im oberen Management, den sogenannten C-Level Managern – wie die IDG Studie „Arbeitsplatz der Zukunft 2018“ aufzeigt. Bei den IT-Managern hingegen rangiert dieses Thema auf der Prioritäts-Agenda oftmals weiter unten. Denn aus der Umsetzung neuer Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzepte ergeben sich in der IT vielfach neue technische Herausforderungen im Zusammenhang mit der IT-Infrastruktur, Datensicherheit, Betriebssicherheit, Berechtigungskonzepte oder die Kompabilität mit Legacy Applikationen. Dies macht deutlich, dass die Einführung des „Digital Workplace“ einer ganzheitlichen Digitalstrategie folgen muss.

Digitaler Arbeitsplatz – mehr als nur Technologie

Um zu einer digitalen Organisation zu werden, bedarf es mehr als der Implementierung neuer Technologien und Tools für den Geschäftsalltag. Die digitale Transformation einer Organisation beginnt vor allem mit einem Umdenkprozess, um die persönlichen Ziele mit den Unternehmenszielen bestmöglich in Einklang zu bringen. Dabei genießen die Faktoren Mitarbeiterzufriedenheit, Entwicklungschancen, Mobilität, Teamwork oder flexible Arbeitsmodelle oftmals bereits einen sehr hohen Stellenwert. So wird das Organisieren, Interagieren und Kollaborieren zu einem wichtigen Merkmal einer digitalen Geschäftswelt. Diese organisiert sich weitgehend selbst, ist flexibel, agil, kooperativ, innovativ und experimentierfreudig. Technologien werden damit zu einem wichtigen Wegbereiter für die eigenen Ziele, nicht aber zu einem „top-down“ herbeigeführten Wandel.

Digital Workplace fördert positive Employee Experience

Einer aktuellen Studie von Deloitte zufolge würden sich 64% der Beschäftigten lieber für einen schlechter bezahlen Arbeitsplatz entscheiden, wenn sie die Möglichkeiten hätten, außerhalb des Büros zu arbeiten. Die Anzahl von digitalen Arbeitsplätzen, die zur Verrichtung einer Tätigkeit benötigt werden, sind in den vergangenen Jahren sprunghaft angestiegen. Dafür bedarf es heute kaum mehr als einer Online-fähigen Arbeitsumgebung, über die man auf einen virtuellen Workspace zu einem Zeitpunkt und Ort zugreift, der für den Mitarbeiter am bequemsten ist. Das Konzept von Online-Arbeit und „New Work“, das die Grenzen von Büros und Unternehmen zunehmend aufweicht, entfaltet jedoch vor allem dann erst seine vollen Potenziale, wenn es den Unternehmen gelingt, die wesentlichen Elemente des digitalen Arbeitsplatzes wie

  • Dokumentenverwaltung
  • Datensicherheit-/Betriebssicherheit
  • Kommunikation (E-Mail, Chat/Messenger)
  • Performancemanagement / Leistungsbeurteilung
  • Collaboration Workspace
  • Arbeitsorganisation / Task Management und
  • Integration von vor- und nachgelagerten Systemen

im Sinne einer positiven „Employee Experience“ zusammenzuführen. Der Einsatz digitaler Arbeitsplätze hilft so Mitarbeitern wie auch Organisationen, sie auf die Veränderungen von morgen und damit die Herausforderungen und Chancen vorzubereiten, indem sie die Grenzen zwischen Arbeit, Freizeit und Mobilität neu und bedarfsorientiert definieren.

Screenshot: Visuelle Task Boards und Aufgabenverwaltung in Taskworld
Screenshot: Visuelle Task Boards und Aufgabenverwaltung in Taskworld

Taskworld – digitaler Arbeitsplatz als virtueller Collaboration-Workspace

Ob Daten oder Prozesse – in Taskworld verschmelzen Prozesse, Mitarbeiter und Daten über smarte Technologien miteinander zu einem digitalen Ökosystem. Taskworld ist eine Cloud-fähige, Web-basierte Arbeitsumgebung, die all diese Elemente über eine zentrale Plattform bündelt und einen schnellen Einstieg in agile, digitale Arbeitswelten ermöglicht.

Neben einem benutzerspezifischen Dashboard, das den Anwender über sämtliche anstehenden Tasks, aktiven Projekte, Aufgaben, Benachrichtigungen und Fortschrittsupdates informiert, erhalten Prozessbeteiligte über die visuellen Kanban-Listen eine 360°-Sicht auf alle laufenden Projekte und Aufgaben des individuellen Anwenders. Sämtliche benötigten Dokumente, Medien und Historiendaten sind kontextbezogen in Taskworld hinterlegt und mit den zugehörigen Projekten und Aufgaben verknüpft. Jeder Mitarbeiter sieht dabei nur diejenigen Dokumente, Aufgaben und Projekte, in die er auch aktiv eingebunden ist. Mitarbeiter lassen sich per Knopfdruck bei ganzen Projekten, Aufgaben oder Unteraufgaben onboarden und erhalten direkt Zugriff auf sämtliche für die Aufgabenerfüllung benötigten Details zum Vorgang. Tasks lassen sich dabei bequem per drag & drop im Team delegieren und nachverfolgen. Dank automatisierter Echtzeit-Benachrichtigungen und Remindern geraten keine Aufgaben und Abläufe mehr in Vergessenheit. Der durchgängig verfügbare Enterprise Messenger sorgt zudem mit privaten und öffentlichen Chats für eine effektive Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Teams und Abteilungen. Dank der Möglichkeit, auch externe Stakeholder, Partner oder Kunden per kostenfreier Gast-Funktion in Workspaces, Projekte oder Aufgaben einzubinden, lassen sich ganze Wertschöpfungsnetzwerke per Mausklick vernetzen. Die integrierte Analytik, ein smartes Feedback- und Leistungsbeurteilungssystem sowie BurnUp- und BurnDown-Charts erlauben allen Mitarbeitern standortunabhängig eine gezielte, zuverlässige Planung und Arbeitsorganisation.

Als DSGVO-konformes Cloud-Tool bedarf es weder besonderer Infrastrukturen noch einer aufwändigen Implementierung. Mit der Taskworld Smartphone App für Android und iOS haben Anwender ihr digitales Büro zudem auch unterwegs immer dabei. Ab 10,99€ pro Nutzer und Monat können Unternehmen mit Taskworld direkt und ohne Vorlaufzeit in die digitale Arbeitswelt starten.

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