“Verlag um die Ecke” reorganisiert Aufgaben- und Projektsteuerung mit zentraler Kollaboration-Plattform

Komplexität managen: Eine klare Aufgabenverteilung, einfache Kommunikationsprozesse, eine jederzeitige Prozess-Überwachung und die Messung von Leistungen sind heute nicht nur für eine effektive Arbeitsorganisation unerlässlich, sondern auch Gradmesser leistungsfähiger und moderner Arbeitswelten.

Seit nunmehr 19 Jahren betreibt Birgit Franchy ihren kleinen Verlag um die Ecke, der unter anderem diverse Familien-Ratgeber sowie das Aachener Familienmagazin „KingKalli“ im monatlichen Turnus herausgibt. Die Abstimmung mit den bis zu 15 involvierten externen Mitarbeitern und Freelancern forderte den Prozessbeteiligten zwar eine enge Kommunikation, aufwändige Koordination und höhere Dokumentationsanforderungen ab. Doch der Betrieb und das Arbeitspensum war mit den klassischen Bordmitteln eines regionalen Verlagshauses auch ohne professionelle Redaktions- und Projektmanagement-Systeme noch händelbar. 2016 übernahm die Inhaberin Birgit Franchy mit dem Kultur- und Stadtmagazin „Movie“ dann schließlich ein neues Projekt größeren Umfangs, was auch die Einbindung von 10 neuen Mitarbeitern und eine zuverlässige und effiziente Projekt-Koordination erforderte. „Mir war schon von Beginn an klar, dass sich ein neues Projekt dieser Größenordnung auf Basis der bisherigen Organisationsstrukturen schlicht nicht realisieren lässt. Wir haben uns daher nach einem professionellen Tool umgeschaut, das zum einen die komplexen Abstimmungsprozesse im Projektteam erleichtert und bei allen Projektbeteiligten Transparenz über Projektfortschritte, Verantwortlichkeiten und Fristen schafft, zum anderen mit smarten Workflows eine zuverlässige Projektsteuerung und Überwachung gewährleistet“, erläutert Birgit Franchy.

Taskworld – die optimale Lösung, intuitiv und Cloud-fähig

Auf konkrete Empfehlungen im Bekanntenkreis konnte das Team um Birgit Franchy nicht zurückgreifen. Die Recherche nach geeigneten Lösungen erfolgte daher zunächst in Eigenregie über das Internet. So wurde zunächst eine Projektmanagement-Lösung speziell für die Verlagsbranche auf ihre Eignung hin geprüft, schaffte es jedoch nicht über die Präsentationsphase hinaus in die engere Wahl. So sollte die neue Lösung intuitiv bedienbar sein sowie ein Cloud-fähiges Betriebsmodell und einen plattformunabhängigen Zugriff über Webbrowser oder Mobile-App erlauben, so dass Projektbeteiligte oder neue Mitarbeiter schnell und ohne lange Einarbeitung mit dem System produktiv arbeiten können.

Arbeitsprozesse sind von vorne bis hinten durchorganisiert

Seit Abschluss der Evaluations- und Testphase Ende 2016 bewährt sich die neue Lösung im Tagesgeschäft beim Verlag Um die Ecke. Mit der Umstellung wurden alle Kommunikations-/, Steuerungs- und Überwachungsprozesse sowie die Zusammenarbeit mit allen externen Mitarbeitern neu organisiert.

Mehr Projekte in der gleichen Zeit realisierbar

Täglich erhält Birgit Franchy Hunderte von Emails. Würden dazu noch laufend Mailanfragen der Mitarbeiter zur Abstimmung der Arbeitsprozesse auflaufen, bliebe neben Verwaltung und Projektkoordination nur noch wenig Freiraum für andere Dinge. „Heute sind wir hier sehr straff und zielgerichtet organisiert. Sämtliche Projektrelevante Korrespondenz findet direkt und ganz ohne aufwändige Suche direkt über die Taskworld Plattform statt und ist direkt mit dem Projekt, Anhängen und allen notwendigen Informationen verknüpft. Jeder Mitarbeiter lässt sich sofort über einen Task-Link „onboarden“ und arbeitet seine Aufgaben in der Taskworld Arbeitsumgebung nacheinander ab, ohne sich um aufwändige Abstimmungsprozesse, Terminkoordination oder Aufgabenverteilung kümmern zu müssen“, führt Birgit Franchy aus. „Das macht die Selbstorganisation bei uns nicht nur sehr komfortabel – alle Mitarbeiter sind jederzeit informiert, involviert und ich werde automatisch über Abweichungen in Kenntnis gesetzt. Die smarte Projektsteuerung und Arbeitsorganisation erlaubt uns zudem eine hohe Arbeitsproduktivität, was schließlich die Basis dafür bildet, heute das doppelte Arbeitspensum leisten und unsere Projekte sehr strukturiert, zeiteffizient, transparent und zuverlässig realisieren zu können – und das macht sich natürlich auch auf der Ertragsseite bemerkbar. Tatsächlich empfehlen viele meiner freiberuflichen Mitarbeiter heute das Tool als Projektmanagement- und Collaborations-Plattform auch bei ihren anderen Projekten und Kollaborationspartnern.”