Seppmed ist bekannt für seine besondere Expertise in der Medizintechnik und in weiteren Branchen wie der Pharmazie, Automobiltechnik oder der Avionik. – www.seppmed.de
Die sepp.med GmbH ist ein mittelständisches, inhabergeführtes Unternehmen, welches sich auf IT-Lösungen mit integrierter Qualitätssicherung in komplexen, sicherheitskritischen Bereichen spezialisiert hat. Nach dem Grundsatz „Qualität sichert Erfolg“ sorgt das Unternehmen seit über 35 Jahren mit rund 200 Mitarbeitern an bundesweit 5 Standorten für einen nachhaltig hohen Qualitätsstandard in der IT. Das Leistungsspektrum umfasst den gesamten Produkt- und System-Lifecycle von komplexen und sicherheitskritischen Systemen unter anderem im Bereich Medizintechnik, Pharmazie, Automotive und Avionik – vom Requirementsengineering, der Entwicklung und Beratung über Tests und Qualitätssicherung bis zum Projekt- und Prozessmanagement vieler multinationaler High-Tech-Vorhaben.
Gesucht: Flexible, schlanke Portal-Lösung mit smarten Workflows
Zu behäbig, zu pflegeintensiv und mit einer Masse an Funktionen ausgestattet, die im Tagesgeschäft kaum jemand benötigt – das ist, was Business Development Consultant mit der bis 2016 eingesetzten CRM-Software in Verbindung bringt.
“So gab es keinen vernünftigen und vor allem performanten Zugriff über unsere Mobilgeräte, der uns erlaubt, mal auf die Schnelle die eine oder andere Information geschweige denn Dokumente zu einem Kundenprojekt einzusehen. Auch haben wir den Großteil der Features, die die Lösung eigentlich ausmachen, in dem Umfang überhaupt nicht genutzt. So haben wir uns immer wieder die Frage stellen müssen, inwieweit es überhaupt Sinn macht, den Datenbestand in dieser Tiefe zu pflegen, oder reicht es auch aus, sich ein übersichtliches Kanban-Board mit den wichtigsten Daten und individuellen Aufgaben anzulegen und dieses unkompliziert zur Bearbeitung im Team bereitzustellen” - so Daniel-Farid Belala.
“Das war schließlich der Ausgangspunkt für unsere Überlegungen, unser klobiges Bestandssystem durch eine neue, flexible und schlanke Portal-Lösung zu ersetzen, die das auf smarte Art und Weise abdeckt, was wir im Kern auch brauchen.“
Neben der mobilen Einsatzfähigkeit, Cloud- und Browser-Fähigkeit lagen ein wesentliches Augenmerk im weiteren Auswahlprozess auf Schnelligkeit, Bedienkomfort der wirklich benötigten Funktionen und einer leichten Erlernbarkeit, damit sich neue Prozessbeteiligte und Mitarbeiter schnell „onboarden“ lassen.
Hosting im deutschen Rechenzentrum gab Ausschlag
Eine Eigenrecherche im Internet machte der sepp.med Projektleiter Anfang 2017 neben anderen Lösungsanbietern schließlich auch auf Taskworld aufmerksam, wo er aufgrund der aufgeräumten Oberfläche, der zielführenden Arbeitsweise und der übersichtlichen Prozesse schon zu Beginn ein gutes Gefühl hatte. Dank einer 14-tägigen, kostenfreien Probezeit hatten Daniel-Farid Belala und seine Kollegen dann ausreichend Zeit, sich mit der Lösung vertraut zu machen und sie auf ihre Eignung hin zu überprüfen. „Viele Kleinigkeiten, wie etwa das gefällige Design, die Einbindung individueller Profilbilder, die smarte App für den Mobileinsatz oder die Möglichkeit der Sortierung nach Tasks, an denen man selber beteiligt ist, machten einfach ein stimmiges Gesamtkonzept. Nützliche Komfortfunktionen wie das Delegieren von Aufgaben per drag&drop, die Status-Mail für Reminder, Logs oder Statistiken oder die Einladung neuer Mitarbeiter per Direktlink auf den jeweiligen Prozess haben bei uns einen runden, sehr durchdachten Eindruck hinterlassen“, so Daniel-Farid Belala. „Den Ausschlag aber gab schließlich die Tatsache, dass unsere sensiblen Kunden- und Projektdaten bei Taskworld in einem Rechenzentrum in Frankfurt a. M. gehostet werden und damit den strengen deutschen Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien unterliegen. Dies war für uns bei der Entscheidung Betrieb in der Cloud ein ganz wichtiges Kriterium, um die Lösung im Alltag auch mit einem guten Gefühl nutzen zu können.“
Task-Board nach „Kanban“-Prinzip
Früher wurden bei sepp.med bei jedem Kunden die Datensätze unterschiedlichster Ansprechpartner im CRM aufwändig angelegt und gepflegt. In der Praxis haben sich jedoch vielfach schon nach wenigen Monaten die Verantwortlichkeiten und Ansprechpartner geändert, so dass der Prozess von Neuem begann. Über die Zeit sind so viele inaktive Karteileichen im System entstanden, die die Arbeit mit dem System sehr unübersichtlich und ineffizient gemacht haben. Heute erfolgt die systemische Erfassung in Taskworld nicht mehr auf Basis von Ansprechpartnern, sondern auf Kunden-Basis. Ändert sich ein Ansprechpartner, werden lediglich die Kunden-Stammdaten geändert und eine einfache Notiz als Kommentar ergänzt. Sollte dann doch mal die Anlage eines oder mehrerer Ansprechpartner notwendig werden, lassen sich diese als einzelne „Items“ bequem nach demselben Prinzip ergänzen. Dokumente wie Angebote, Verträge oder Ausschreibungen werden einfach dem jeweiligen Kunden angehängt.
Komplexität verringern
Projektmanagement bedeutet: Komplexität verringern. „Das konnten wir bei unserer bestehenden Ablauforganisation im Vertrieb mit Taskworld wesentlich besser realisieren als mit unserer bisherigen CRM-Lösung genesisWorld. Und schon nach wenigen Monaten Einsatz wird die Lösung in unserem Team schon über die ursprünglich definierten Anwendungsbereiche hinaus genutzt – nämlich zur Selbstorganisation, damit keine Aufgaben oder Potenziale auf der Strecke bleiben“, resümiert Daniel-Farid Belala.