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Institut an der RWTH Aachen setzt für Projektarbeit auf Tool-Unterstützung von Taskworld

Institut an der RWTH Aachen setzt für Projektarbeit auf Tool-Unterstützung von Taskworld
Das „SuperC“ neben dem Haupt-Verwaltungsgebäude ist heute ein modernes Wahrzeichen der RWTH Aachen. (Bild: RWTH Aachen)

Neben dem bestehenden Lehrauftrag ist die Forschungsprojekt-Arbeit für öffentliche und privatwirtschaftliche Auftraggeber eines der Hauptbetätigungsfelder des Lehrstuhls für Advanced Mining Technologies der RWTH Aachen. Zur Unterstützung der zahlreichen, oftmals über einen langen Zeitraum von mehreren Jahren angelegten Forschungsprojekte des Hochschulinstituts kam bislang ein Cloud-basiertes Projektmanagement Tool zum Einsatz, das jedoch nur bedingt für die komplexen Kommunikations- und Multiprojektmanagement-Anforderungen am Institut geeignet war. Seit dem Frühjahr 2018 arbeiten die Institutsleitung, Projektleiter, wissenschaftlichen Mitarbeiter, studentischen Hilfskräfte und projektbeteiligte Partner mit der Projektmanagement- und Collaboration-Plattform Taskworld, um mehr Agilität, Effektivität und Transparenz in die kollaborativen Bestandteile der Lehr- und Forschungsarbeit zu bringen.

Das Institute for Advanced Mining Technologies (AMT) ist ein Lehrstuhl an der Rheinisch-Westfälischen Technischen Hochschule (RWTH) Aachen, der sich auf die Erforschung und Entwicklung von neuen Bergbau-Technologien fokussiert. Mit einer Kombination aus Grundlagenforschung, Feldversuchen und interdisziplinären Kooperationen vereinigt das AMT vielfältige Kompetenzen auf den Gebieten der Maschinentechnik für die Rohstoffgewinnung, Instandhaltung und Diagnose, Simulation und Engineering Tools, RockCutting sowie Sensorik und Automation. Ganz im Sinne von „Bergbau 4.0“ stehen die Nutzbarmachung von Informationen zur Prozess-, Umfeld- und Maschinenüberwachung mittels Sensortechnik und modernen Verfahren der Maschinen- und Prozessdatenanalyse aktuell im Fokus der Forschung.

Projektmanagement Tool war nicht für Multiprojektmanagement geeignet

Zum Tätigkeitsgebiet des Instituts AMT der RWTH Aachen gehört unter anderem die Realisierung von Forschungsprojekten im Bereich der Hardware- und Softwareentwicklung für den Bergbau. Zur Unterstützung der Projektarbeit im Institut kam bislang das Projektmanagement-Tool LeanKit zur Anwendung. Die Kanban-basierte Lösung wurde im Software-as-a-Service (SaaS) Betrieb „aus der Cloud“ genutzt, was sich für den bestehenden Anwendungsfall als sehr pragmatisch erwies. „In der täglichen Arbeit mit dem Projektmanagement-Tool haben wir jedoch etwas Entscheidendes vermisst: Jedes Projekt hatte zwar sein eigenes Board mit spezifischen Aufgaben und Projektmeilensteinen, aber es fehlte an einer übergeordneten Dashboard-Ebene, um ein Multiprojektmanagement effektiv handhabbar zu machen. Statt im Dashboard auf einen Blick die jeweils relevante Projekt-Korrespondenz und aktuelle Projekt-Fortschritte zu verfolgen, wurden Updates und neue Kommentare nur auf der Projektebene abgebildet. Als Kommunikationsinstrument war das Tool damit ebenfalls nicht hinreichend einsetzbar, da es erfordert, dass der jeweilige Mitarbeiter sich durch jedes Projekt klickt, um zu sehen, was gelaufen und was zu tun ist. Dies haben wir als großes Manko in der täglichen Projektarbeit wahrgenommen mit der Folge, dass die eigene Arbeitsorganisation, die Agilität im Kanban-Projektmanagement und die Tool-Unterstützung dadurch ein Stück weit auf der Strecke geblieben ist“, erläutert Dr.-Ing. Thomas Bartnitzki, Akademischer Oberrat und stellvertretender Institutsleiter am AMT. „Man kennt das Problem: wenn man nach Informationen suchen muss, verliert man schnell die Freude an einem System. Dies hat in der Vergangenheit schon dazu geführt, dass „Karteileichen“ entstanden sind, weil die Projekte über das Tool nicht aktiv gemanaged wurden. Wir haben daher Anfang 2018 die Entscheidung gefällt, unser Projektmanagement-Tool gegen eine neue Lösung abzulösen, die besser auf unsere Anforderungen zugeschnitten ist.“

„Für das Multiprojekt-management und als Kommunikationsinstrument war unser bestehendes System nur bedingt geeignet“, so der stellv. AMT Institutsleiter Dr.-Ing. Thomas Bartnitzki der RWTH Aachen.

Neue Lösung sollte einfaches Onboarding und übersichtliche Kommunikation erlauben

Im Anschluss hat sich das Team um Thomas Bartnitzki in Eigenrecherche zunächst einen Überblick über die gängigen Cloud-basierten Projektmanagement-Lösungen verschafft und die wichtigsten Kriterien für den Evaluations- und Auswahlprozess festgelegt. Schnelle Einigkeit erzielte das Projekt-Team vor allem darüber, dass die künftige Lösung im SaaS-Betrieb laufen sollte, um den mit der Implementierung, Konfiguration und Verwaltung einer lokalen OnPremise-Lösung verbundenen Aufwand zu umgehen und die Software lediglich als Dienst zu nutzen. In ein Forschungsprojekt sind üblicherweise ein wissenschaftlicher Mitarbeiter des Instituts als Projektleiter, die verantwortliche Institutsleitung, zwischen 2-6 Projektmitarbeiter und diverse studentische Hilfskräfte, die in Teilzeit unterstützend mitwirken, eingebunden. Aufgrund der Teilzeit-Tätigkeit und der lediglich vorübergehenden Mitwirkung über einen Zeitraum von typischerweise 1,5 bis 3 Jahren gestaltete es sich bislang als schwieriger Prozess, die studentischen Hilfskräfte mit in die Projektabläufe einzubinden. Eine zentrale Anforderung an das Tool war daher, dass es sehr einfach zu bedienen sein musste, um ein schnelles „Onboarding“ und eine effektive Zusammenarbeit über die langen Projektlaufzeiten von 2-4 Jahren zu ermöglichen. Auch die Unterteilung und Gliederung nach Projekten und nicht nur nach Aufgaben war für das Projekt-Team sehr wichtig. Darüber hinaus sollte die neue Lösung auch eine zweite Gliederungsebene abbilden können, um die Projekte in gekapselten „Work-Packages“ besser strukturieren und planen zu können. Im Laufe des Softwareevaluationsprozesses wurde zudem die Kommunikation bzw. Kommentarfunktion als weiteres Schlüssel-Feature festgelegt, um einen effektiven Austausch und Knowhow-Transfer zwischen den Projektbeteiligten sicherzustellen. Nicht zuletzt sollten auch formelle Kriterien erfüllt werden, wie die DSGVO-Konformität und ein Server-Standort in der EU, um den bestehenden internen Auflagen für den Einsatz von SaaS-Lösungen Rechnung zu tragen.

Das Institute for Advanced Mining Technologies entwickelt u.a. autonome Robotik- und Sensorik-Systeme für den Bergbau.(Bild: RWTH Aachen Institut AMT)

Taskworld entsprach Fokus und eigener Arbeitsweise am besten

Im zweiten Schritt hat man sich am AMT die verschiedenen Lösungen „hands-on“ in Testumgebungen angeschaut und auf ihre Eignung u.a. in Bezug auf Handling und Bedienbarkeit, Transparenz und Übersichtlichkeit sowie deren Kommunikations-Features bewertet. „Wie Taskworld die Dashboard- und Kommentarfunktion gelöst hat, hat uns in den Demo-Tests sehr gut gefallen. Zudem konnte es im direkten Vergleich durch eine sehr einfache, intuitive Bedienung punkten, was für uns mit das wichtigste Kriterium darstellte“, erinnert sich Thomas Bartnitzki. Dank der Möglichkeit, Abhängigkeiten zwischen einzelnen Tasks zu hinterlegen, ließen sich hilfsweise auch die Strukturen mehrerer Gliederungsebenen besser nachbilden. Da Taskworld auch unsere übrigen Anforderungen wie SaaS-Betrieb, DSGVO-Compliance und Gruppierbarkeit auf Projektebene nahezu vollständig erfüllte und der eigenen Arbeitsweise am ehesten entsprochen hat, fiel die Wahl schließlich auf Taskworld. Nach einer internen Orientierungsphase von 2-3 Monaten, wo Taskworld testweise mit einigen wenigen Projekten und das Altsystem noch im Parallelbetrieb liefen, sowie flächendeckenden internen Schulungen ging das Institut im Sommer 2018 schließlich mit Taskworld als führendes Projektmanagementsystem und allen laufenden Projekten in den Produktivbetrieb über.

Komfortable Einbindung von Projektpartnern

Die derzeit 46 in Taskworld angelegten Instituts-Projekte sind nach verschiedenen Bereichen unterteilt: u.a. in öffentliche, von der EU oder nationalen Forschungsprogrammen geförderte Forschungsprojekte, industrielle Forschungsprojekte, interne Projekte wie Weiterentwicklungen oder Strategieprojekte sowie Lehr-Projekte für die einzelnen Lehrfächer wie bspw. Klausur- und Übungsplanungen. Dank der Möglichkeit, externe Partner über die Taskworld-eigene Gastfunktion in Projekte einzubinden, findet Taskworld vermehrt auch in der Konferenzplanung Anwendung oder um internationale Forschungsgruppen auf einer zentralen Projektplattform zusammenzuführen. Bei Bedarf können die Mitarbeiter am Institut projektbeteiligten Partnern direkten Zugang zum Projektboard gewähren, indem sie einen Einladungslink per Mail übermitteln. „Da „Gäste“ nur die Aufgaben oder das Projekt sehen, wo sie aktiv entweder als Beobachter oder Task-Bearbeiter eingebunden sind, fallen auch keine aufwändigen Einrichtungen, Berechtigungskonzepte oder zusätzliche Kosten an. „So können wir nicht nur unsere externen Auftraggeber auf sehr elegante Weise auf dem Laufenden halten, sondern auch externe Dienstleister zentral steuern. Anlassbedingt wickeln wir augenblicklich die komplette Konferenzplanung über Taskworld ab, wo wir auch Designer, Teilnehmermanagement oder sonstige Dienstleister integriert haben. Sämtliche Abstimmungs- und Kommunikationsprozesse laufen dabei zentral über Taskworld, so dass alle an der Konferenzplanung beteiligten Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand sind. Allein dieses Projekt umfasst heute bereits knapp 300 Tasks. Hier nicht den Überblick zu verlieren, kann schon eine Herausforderung sein. Taskworld ist hier für uns eine enorme Unterstützung, um auch komplexe Projekte und Aufgaben effektiv zu aggregieren, steuern und überwachen zu können“, gibt Thomas Bartnitzki ein Beispiel.

Agile Projektarbeit dank effektiver Kommunikation

Gerade bei den Forschungsprojekten kommt es auf Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Projektverlauf an. Dadurch, dass wichtige projektrelevante Korrespondenz, Dateianhänge und Entscheidungsgrundlagen in Taskworld hinterlegt werden können, sind Entscheidungswege von allen Projektbeteiligten auch über lange Projektlaufzeiten und ohne zusätzlichen Dokumentationsaufwand nachverfolgbar. „Die Möglichkeit, aus der Kommunikationshistorie nachzuvollziehen, wer wann warum welche Entscheidungen getroffen hat, ist für unsere Projektarbeit eine ganz elementare Funktion, auf die wir heute nicht mehr verzichten wollen. Diese Transparenz haben wir nicht nur auf Ebene unserer Einzelprojekte, sondern auch beim Multiprojektmanagement. Auf einen Blick zu sehen, was aktuell am Institut läuft – wo ist viel Aktivität, wo wenig – ist gerade für unsere Mitarbeiter aus dem Leitungskreis für das Projekt-Controlling wichtig. Für unsere wissenschaftlichen Mitarbeiter hingegen steht die sehr effektive Kommunikation über die Plattform im Fokus. Da alle Projektbeteiligten auf demselben Informationsstand sind, ist der notwendige Abstimmungsbedarf deutlich gesunken und die Kommunikation sehr zielgerichtet“, so Thomas Bartnitzki weiter. „Die Kommunikation zwischen den Wissenschaftlichen Mitarbeitern, den Lehrkräften und studentischen Hilfskräften erfolgt dabei heute schon zu einem großen Anteil mobil über die Taskworld App, die auch dafür sorgt, dass Projektfortschritte, individuelle Aufgaben und aktuelle Fristen im Blick bleiben. Darum nutzen es unsere Mitarbeiter nicht nur für die agile Projektarbeit am Institut, sondern vermehrt auch als Tool zur eigenen Selbstorganisation.“ Um die studentischen Hilfskräfte an das Thema Projektmanagement und gleichzeitig an bewährte Herangehensweisen und den hiesigen Sprachgebrauch mit „Milestones“, „Work Packages“ und „Deliverables“ heranzuführen, kommt Taskworld gleichermaßen als „E-Learning“- und praktisches Übungstool zum Einsatz. So lassen sich nicht nur die wesentlichen Aspekte besser vermitteln, sondern auch Zuständigkeiten, Fristen oder Abhängigkeiten zwischen Aufgaben als „Training-on-the-Job“ festlegen.

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