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Projektmanagement par excellence in führender Mediaagentur

CROSSMEDIA hebt Projektarbeit und Team-Collaboration mit Taskworld auf neues Level

Die CROSSMEDIA GmbH mit Hauptsitz in Düsseldorf und weiteren Standorten u.a. in Berlin, Hamburg und London sowie Partner-Offices in New York, Los Angeles und Philadelphia ist als Full-Service Mediaagentur einer der führenden Spezialisten für die crossmediale Strategie- und Kommunikationsberatung. Um die heterogene Systemlandschaft in den verschiedenen Teams u.a. bestehend aus Outlook, Messenger-Diensten, Trello, Basecamp sowie weiteren Tools zu konsolidieren, hat das Unternehmen mit der Einführung von Taskworld eine zentrale Projektmanagement- und Kommunikationsplattform geschaffen. Damit haben die CROSSMEDIA Teams ein effektives Instrument gewonnen, das den Kollegen im Tagesgeschäft den Spagat zwischen Qualität, Transparenz und Effizienz erleichtert.

CROSSMEDIA beschäftigt heute über 500 Mitarbeiter an den Standorten in Düsseldorf, Berlin, Hamburg und London sowie New York, Philadelphia und Los Angeles (Bild: CROSSMEDIA)

CROSSMEDIA steht für unabhängige und differenzierende Kommunikationsberatung. Der Mediaindependent bietet ganzheitliche, crossmediale Mediaberatung, -forschung, -einkauf sowie -optimierung an. Die Agentur unterstützt Unternehmen und stellt eine medienneutrale und strategische Beratung sicher – von der Planung über die Koordination bis zur Umsetzung und dem Controlling. Seit Agenturgründung 1997 hat sich CROSSMEDIA als die Alternative zu den globalen Media Networks etabliert, die nicht nur alle denkbaren Kanäle in ihre Planung mit einbezieht, sondern diese zur Erreichung der Kundenziele auch effektiv miteinander vernetzt.

Optimierungsbedarf bei der teamübergreifenden Kommunikation

2017 und 2018 stand der Umbau der internen Arbeitsorganisation bei CROSSMEDIA im Fokus von „New Work“. So hatte sich das Management dazu entschlossen, das Unternehmen und sämtliche angebundenen Gesellschaften und Units für die Zukunft agiler und anpassungsfähiger aufzustellen, um den Anforderungen des hochdynamischen „crossmedialen“ Tagesgeschäftes und dem Wandel der Arbeitswelten besser gerecht zu werden.

Die bis 2018 zur Unterstützung der Projektarbeit eingesetzten Kommunikations- und Projektmanagement-Tools wurden von den CROSSMEDIA Kollegen eher selektiv und sporadisch genutzt. Die meisten Teams hatten sich bislang ihre eigene Arbeitsorganisation und ein Tool-Setup für das Tagesgeschäft geschaffen. „Das hat bisweilen auch ganz gut funktioniert, weil die Teammitglieder untereinander eingespielt sind. Wir wollten unser Anforderungsprofil in den vergangenen beiden Jahren jedoch an die strukturellen Veränderungen unserer internen Arbeitsprozesse anpassen: Wir arbeiten sehr interdisziplinär und über die verschiedenen Beratungsteams hinweg, um Erfahrungen und Kapazitäten besser zu nutzen. Außerdem wachsen unsere spezialisierten Units, die andere Projektteams mit ihrer Expertise supporten, stetig“, erläutert Lisa Wenzel, Senior Managerin Operations bei CROSSMEDIA. „Für die teamübergreifende Kommunikation und Projektarbeit waren die bestehenden Lösungen allerdings nur bedingt geeignet. Einige konnten sich damit arrangieren, die meisten jedoch nicht. Das war für uns schließlich der Ausgangspunkt für unsere Entscheidung, uns nach einer Kollaborationsplattform umzuschauen, mit der sich die Kommunikation bündeln und das Projekt- sowie Aufgabenmanagement zentral besser steuern lässt.“

„Wir wollten nicht mehr 15 unterschiedliche Tools nutzen, sondern eines, das alle wichtigen Funktionen in einer zentralen Plattform vereint“, so Senior Managerin Operations Lisa Wenzel. (Bild: CROSSMEDIA)

Collaboration = Task-/Projektmanagement + Kommunikation

Im ersten Schritt haben sich zunächst die verschiedenen Teams untereinander eng abgestimmt und die individuellen Anforderungen in einem Kriterienkatalog zusammengefasst. Eine wichtige Anforderung bestand z.B. darin, auf verschiedenen Ebenen miteinander kommunizieren zu können. So wollte man die Kommunikation zu einem neuen Projekt nicht von der Auftragsstellung trennen, sondern beides miteinander verbinden. Die Korrespondenz sollte je nach konkretem Bedarf verschiedene Aufgaben, Kollegen, Teams oder Projekte mit einbeziehen können. Auch wollte man die tägliche Email-Flut eindämmen, die die Nachvollziehbarkeit von Projektverläufen sowie Such- und Rechercheprozesse regelmäßig erschwert hat.

Die CROSSMEDIA Standorte und Tochtergesellschaften sind in der operativen Tätigkeit eng miteinander verzahnt, die Kollegen sind oftmals an verschiedenen Orten tätig. Um standortunabhängig vollen Zugriff auf das System zu haben und Informationen auch mobil komfortabel abrufen oder austauschen zu können, sollte die neue Lösung zudem web- bzw. cloudbasiert sein. „Auch eine dedizierte, für Smartphones optimierte App war ein wichtiges Entscheidungskriterium. Damit wollten wir die alternativen Kommunikationswege in Form von Email oder Whatsapp für die schnelle Korrespondenz zwischendurch ablösen. Eben ein smartes Medium, mit dem man auf der einen Seite einzelne Ansprechpartner, Teams oder definierte Gruppen auf sehr komfortable Art und Weise erreicht und auf der anderen Seite die jeweils relevante Projekthistorie direkt im Blick hat. Neben den funktionalen Anforderungen war aber auch die DSGVO-Compliance bzw. das Hosting auf einem europäischen Server ein zentrales Auswahlkriterium“, betont Lisa Wenzel. „Wir wollten auch keine typische ToDo-Liste, bei der man nicht nachvollziehen kann, wer jetzt eigentlich welche Aufgaben übernimmt, sondern ein Tool im Kanban-Stil mit frei definierbaren Boards, das uns im Handling und der Steuerung die nötigen Freiheiten lässt.“

Auf dieser Basis hat sich das Projektteam um Lisa Wenzel intensiv nach geeigneten Lösungsanbietern umgeschaut und sich dabei quer durch die Bandbreite führender Lösungen getestet, darunter Asana, Basecamp, Trello, Confluence und Jira. Am Ende fiel die Wahl schließlich auf Taskworld, das die individuellen Anforderungen bei CROSSMEDIA am besten erfüllen konnte. „Wir hatten hier von Anfang an ein gutes Gefühl – die komfortable Erstellung von Tasks, die übersichtliche Dashboard-Ansicht, das Hosting über zertifizierte deutsche Rechenzentren oder etwa die vielseitigen Chat-Möglichkeiten über mehrere Ebenen. Auch rückblickend ist Taskworld die richtige Wahl“, resümiert Lisa Wenzel.

Mehr Qualität in der Projektarbeit

Seit Dezember 2017 kommt Taskworld in den ersten Teams aktiv zum Einsatz. Im Februar 2018 wurde Taskworld dann bei zwei weiteren Units eingeführt sowie bei der Tochter-Unit „BRANDLOCAL“. Über eine Pilotphase von gut sechs Monaten wurde Taskworld in diesen Teams intensiv im laufenden Projektgeschäft getestet, bevor das Unternehmen schließlich aufgrund der durchweg positiven Projekterfahrungen im Oktober 2018 dazu übergegangen ist, auch die übrigen Teams und Kollegen mit Taskworld vertraut zu machen. Gleichzeitig wurden die bestehenden Lizenzen von 50 auf heute über 250 Lizenzen aufgestockt.

Seit Oktober 2018 kommt Taskworld als führendes Kommunikations- und Projektmanagement-Tool an mehreren CROSSMEDIA Standorten zur Anwendung. (Bild: CROSSMEDIA)

Heute haben die CROSSMEDIA Teams mit Taskworld ein Tool gewonnen, das den Kollegen im Tagesgeschäft den Spagat zwischen Qualität, Transparenz und Effizienz erleichtert. „Es ist für uns ein wichtiges Instrument, um die täglichen Aufgaben besser, schneller und übersichtlicher zu organisieren. Gleichzeitig haben wir ein sehr zeitgemäßes Kommunikations-Tool an der Hand, um stets den Überblick über unsere Tasks und Projekte zu behalten“, so Lisa Wenzel. „Früher habe ich etwa meine Aufgaben noch mit zahllosen Post-Its festgehalten. Dementsprechend unübersichtlich sah mein Schreibtisch beizeiten aus. Heute können wir uns voll und ganz auf unser Tool verlassen. Das ist nicht nur ein beruhigendes Gefühl, sondern entspricht auch unseren eigenen sowie den Ansprüchen unserer Kunden an eine digitale Arbeitswelt.“

Mit Taskworld haben die Kollegen ihr digitales Büro immer in der Hosentasche, um Aufgaben, Projekte und Fristen nicht aus den Augen zu verlieren oder einzelne Informationen abzurufen. Für die Projektarbeit bedeutet Taskworld zudem ein weiteres Stück Qualitätsmanagement. Die Kollegen können nun standortunabhängig sehr schnell reagieren, wenn etwas mal nicht rund läuft.

Mit Taskworld hat CROSSMEDIA ein Instrument gewonnen, das den Teams und Kollegen im Tagesgeschäft den Spagat zwischen Qualität, Transparenz und Effizienz erleichtert.(Bild: CROSSMEDIA)

„Wir merken, dass wir heute viel effizienter im Tagesgeschäft sind. Wir schreiben beispielsweise weniger Emails. Auch die klassischen ToDo-Listen oder abstrakte Übergabe-Mails, die vor dem Urlaub noch schnell in die Runde geschickt wurden, gibt es heute nicht mehr. So wird in Taskworld bei einem Projekt oder einer Aufgabe einfach ein Vertreter bestimmt, der alle Aufgaben, Fristen oder Freigabeprozesse im Blick behält. Nach dem Urlaub sieht dann der Kollege direkt, was alles in seiner Abwesenheit erledigt oder ausgetauscht wurde“, führt Lisa Wenzel aus.

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