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Collaboration und Projektmanagement im Dienstleistungs-Umfeld

Motion8 Consulting reorganisiert Projektgeschäft mit Taskworld

Motion8 Consulting reorganisiert Projektgeschäft mit Taskworld

Um mehr Transparenz und Effizienz in der internen Projekt- und Aufgabensteuerung zu schaffen, führt der Dienstleister für die Rückabwicklung von Lebens- und Rentenversicherungen Motion8 2018 die Projektmanagement- und Collaboration-Plattform Taskworld ein. Dank der zentralen Vorgangsdokumentation und einem einheitlichen Informationsstand aller prozessbeteiligten Mitarbeiter profitiert das Unternehmen von 95% weniger Abstimmungs-Emails und ist in der Lage, „Bottlenecks“ bei Projekten direkt zu identifizieren. Weder gehen Aufgaben verloren, noch Fristen übersehen. Stattdessen sorgt das Cloud-basierte Projektmanagement- und Collaboration-Tool bei den Mitarbeitern für eine effiziente Abarbeitung der anstehenden Aufgaben und erleichtert jedem Anwender – abteilungsübergreifend und standortunabhängig – die eigene Arbeitsorganisation im zuweilen komplexen Projektgeschäft.

Im Zeittrend: Die Berliner Motion8 Consulting GmbH hat sich auf die Rückabwicklung von Lebens- und Rentenversicherungen spezialisiert.

Motion8 ist mit seinem großen Netzwerk von über 1.000 angeschlossenen Partnerunternehmen einer der führenden Dienstleister und Berater für die Rückabwicklung von Lebens- und Rentenversicherung. Das Leistungsspektrum reicht dabei von der Beratung über die

Mangelnde Transparenz machte Veränderung notwendig

Heute verwaltet das Berliner Unternehmen mehr als 10.000 Verträge und Kunden, die bereichsübergreifend bearbeitet werden. Für die Projekt- und Aufgabensteuerung zur Abwicklung des Tagesgeschäftes kam bis 2017 vorwiegend diverse Insellösungen und Excel zum Einsatz, während die internen Abstimmungsprozesse vorwiegend über die Email-Kommunikation abgewickelt wurden. Mit dem Unternehmenswachstum und steigender Aufgabenkomplexität entwickelte sich bei der Geschäftsführung und bei den beteiligten Fachbereichen jedoch der Wunsch, mit der Unterstützung eines professionellen, zentralen Task- und Projektmanagement-Tools die Effizienz, Transparenz und die Produktivität über alle Unternehmensbereiche hinweg nachhaltig zu verbessern. „Mit unseren bisherigen Instrumenten hat im Tagesgeschäft vielfach die Übersichtlichkeit gefehlt – der Blick von oben – um etwa die anstehenden Aufgaben und Projekte im Team bedarfsgerechter steuern und die zu Verfügung stehenden Ressourcen besser planen zu können“, beschreibt Motion8 Marketing-Leiter Nico Imér. „Das wollten wir ändern und haben uns daher Ende 2017 auf die Suche nach einem professionellen Tool gemacht, um die Steuerung unserer anstehenden Aufgaben, der Team-Kommunikation und der Collaboration-Prozesse zu vereinfachen.“

Anforderungsprofil: Deutscher Server, hohe Usability und anpassungsfähig

Der Entscheidung ging eine mehrwöchige Recherche- und Evaluationsphase voraus – einschließlich der Erstellung eines detaillierten Anforderungskataloges als zugrundeliegendes Grobkonzept. In einem zweiten Schritt wurde dieser mit den jeweiligen Anforderungen aus den unterschiedlichen Abteilungen konsolidiert, nach Prioritäten geclustert und mit dem Leistungsprofil führender Lösungsanbieter „gematcht. Die evaluierten Lösungen hat sich das Team daraufhin „live“ zeigen lassen. So war es Motion8 vor allem wichtig, bei der Erfassung von Tasks Unteraufgaben mit unterschiedlichen Fälligkeiten festlegen und entsprechend delegieren zu können. Eine lückenlose Historie sollte dabei eine jederzeitige Nachvollziehbarkeit und Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter bei den laufenden und auch bei bereits abgeschlossenen Projekten sicherstellen und gleichzeitig den Mitarbeitern eine Wissensdatenbank bieten, wie mit bestimmten Tasks umgegangen wird.

„Nach dem Motto „Reduce to the max“ bietet Taskworld uns alles, was wir benötigen und ist dabei so durchdacht wie einfach“, so Motion8 Marketing- Chef Nico Imér.

Neben den genannten funktionalen Anforderungen war vor allem die Usability der Lösung das wichtigste Entscheidungskriterium – selbsterklärend und sofort einsetzbar sollte sie sein, um Mitarbeiter einfach, direkt und ohne Vorlaufzeit „onboarden“ zu können. Damit verbunden sollte sich der Leistungsumfang auch im Kern auf die wirklich benötigten Features beschränken und nicht zu komplex sein. Denn die Software soll ja in erster Linie die Komplexität im Projektgeschäft reduzieren, indem Projekte auf einzelne, direkt zuweisbare und gut nachverfolgbare Aufgaben heruntergebrochen werden. Ein weiteres Entscheidungskriterium war zudem, dass die künftige Lösung ein gewisses Maß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit mitbringen sollte, um auch neue, nicht alltägliche Anforderungen oder auch kreative Ideen der Motion8 Mitarbeiter darin abbilden zu können. Und da dem Unternehmen der Schutz seiner Daten und das Vertrauen in die Datensicherheit sehr wichtig ist, sollten die Systeme und Daten auch den Sicherheitsstandards eines deutschen Rechenzentrums unterliegen. All dies hat das Unternehmen schließlich in Taskworld gefunden. „Vor allem in puncto Usability stach die Lösung heraus. Nach dem Motto „Reduce to the max“ bietet Taskworld uns alles, was wir benötigen und ist dabei so durchdacht wie einfach. Dokumente lassen sich etwa auf einfachste Weise mit einem Vorgang verknüpfen und Aufgaben mitsamt der hinterlegten Historie komfortabel per drag & drop verschieben. Über die globale Kalenderübersicht kann zudem jeder Mitarbeiter die noch offenen Tasks und Projekte einsehen, um eine zuverlässige Planung und Steuerung zu gewährleisten“, so Nico Imér.

95% weniger interne Emails dank vollständiger Transparenz

Seit Anfang 2018 ist Taskworld bei zur Zeit 15 Motion8 Anwendern produktiv im Einsatz und unterstützt das Projektgeschäft mit automatisierten Workflows und einer zentralen Aufgabensteuerung. Anwendung findet Taskworld heute in allen Unternehmensbereichen, wo Tasks anfallen – insbesondere im Service, Vertrieb, Marketing und in der Verwaltung. Darüber hinaus wird auch ein Großteil der Geschäftskorrespondenz der über 1.000 Partnerunternehmen mit Hilfe von Taskworld abgewickelt.

Mit dem Einsatz von Taskworld wurde auch die Art und Weise, wie Aufgaben intern geplant, gehändelt und nachverfolgt werden, reorganisiert. Die Projekte werden nunmehr alle ganzheitlich über Taskworld gesteuert, inklusive der Bereitstellung von Anhängen und Verträgen, Zuteilung von Verantwortlichkeiten, Festlegung der „next steps“ oder der Einrichtung von Fristen und Wiedervorlagen. Die gesamte Kommunikation – einschließlich der automatischen Statusbenachrichtigungen – erfolgt dabei Task- und Projektbezogen über die Kommentarfunktion zu jeweiligen Aufgabe.

Heute verwaltet Motion8 mehr als 1.300 Tasks in Taskworld, die Unteraufgaben sind darin noch nicht einmal enthalten. Hier den Überblick zu behalten und diese effizient abzuarbeiten, ist mit der Einführung von Taskworld heute bei Motion8 keine große Herausforderung mehr.

„Früher hatten wir pro Tag rund 60 Emails miteinander ausgetauscht, um projektrelevante Informationen zu teilen. Heute sind es nur noch ca. zwei am Tag – und das schon nach nur zwei Wochen Einsatz – da nunmehr sämtliche Aufgaben, Workflows, Statusänderungen, Nachverfolgung von Prozessen und Dokumente vorgangsbezogen direkt in Taskworld dokumentiert und geteilt werden. Die Kommunikation wird dadurch wesentlich effizienter, da alle Mitarbeiter denselben Informationsstand haben und sich die Notwendigkeit dafür auf ein Minimum reduziert. So laufen wir heute auch nicht mehr Gefahr, dass sich Sachverhalte zu unterschiedlichen Vorgängen in einer Mail vermischen und die Auffindbarkeit und Dokumentation im Nachhinein erheblich erschwert wird“, hebt Nico Imér hervor. „So sind wir mit Taskworld etwa auch wesentlich effizienter darin, Bottlenecks im Projektgeschäft zu identifizieren: wo hängen die Projekte oder Aufgaben aufgrund hoher Arbeitsbelastung oder wo besteht noch Klärungsbedarf. Jeder Mitarbeiter weiß, wann was fällig ist, was genau noch zu tun ist – es geht nichts verloren und die Mitarbeiter profitieren von einer vollständigen Transparenz innerhalb der eigenen Verantwortungsbereiche, was maßgeblich die eigene Arbeitsorganisation erleichtert. Wir haben mit Taskworld das richtige Tool für unsere Zwecke gefunden und sind zudem damit in der Lage, es aufgrund seiner Task- und Prozessorientierung auch für unsere zukünftigen Anforderungen bedarfsgerecht „zurechtbiegen“ zu können.“

Heute verwaltet Motion8 mehr als 1.300 Tasks in Taskworld, die Unteraufgaben sind darin noch nicht einmal enthalten. Hier den Überblick zu behalten und diese effizient abzuarbeiten, ist mit der Einführung von Taskworld heute bei Motion8 keine große Herausforderung mehr. Die Vorteile der App- und Browser-fähigen Cloud-Anwendung kommen heute auch bei der Arbeit im Home Office zum Tragen, um den zeitweise externen Mitarbeitern dort ebenfalls eine hohe Arbeitsproduktivität zu gewährleisten.

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