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Aus Schrott wertvolle Rohstoffe machen

Metallverarbeiter Lang Recycling verbessert Transparenz und Qualität im Projektgeschäft

Was für den einen Schrott ist, ist für einen anderen mit den richtigen Kompetenzen ein wertvoller Rohstoff. Die im Baden-Württembergischen Gaggenau ansässige Gerhard Lang Schrott- und Metallrecycling GmbH & Co. KG hat sich zur Aufgabe gemacht, aus Schrott Wertstoffe rückzugewinnen und mit modernsten Technologien für den industriellen Einsatz wiederaufzubereiten. Ein effizientes Recycling erfordert aber nicht nur moderne Technik und langjähriges Knowhow, sondern vor allem eng aufeinander abgestimmte Abläufe. Zur Unterstützung der internen Arbeitsorganisation und der Projektverwaltung setzt der international ausgerichtete Spezialist für Metallrecycling seit 2018 auf Taskworld, das nachhaltig mehr Transparenz und Effizienz in die interne Projekt- und Aufgabensteuerung bringt. Dadurch spart das Unternehmen nicht nur viel Zeit bei Abstimmungsprozessen, sondern lenkt auch den Blick der projektbeteiligten Mitarbeiter auf die wichtigen Projekte und Aufgaben.

Die Aktivitäten der Gerhard Lang GmbH & Co. KG erstrecken sich u.a. auf die Geschäftsbereiche Stahl- und Metallrecycling sowie auf einen eigenen Containerdienst. (Bild: Gerhard Lang GmbH & Co. KG)

Gegründet 1898 hat sich die nunmehr in vierter Generation familiengeführte Gerhard Lang GmbH & Co. KG bis heute zu einem führenden Spezialisten für Schrott- und Metallrecycling mit über 200 Mitarbeitern und einem weltweiten Absatz von mehr als 700.000 Tonnen Metall entwickelt. Als DIN EN ISO 9001 zertifizierter Entsorgungs- und Metallverarbeitungs-Fachbetrieb erfasst und recycelt das Unternehmen auf einer Fläche von rund 70.000 Quadratmetern nach den DIN EN ISO 14001 Standards hochwertige Metallabfälle der Industrie und liefert die hierbei gewonnenen Sekundärrohstoffe an Schmelzbetriebe, Handel und Industrie. Das Leistungsspektrum reicht dabei von der Abfall-Analyse und Beratung über maßgeschneiderte Wiederverwertungs- und Umleitungskonzepte bis zur reibungslosen Entsorgungslogistik.

Optimierung der Projektorganisation zwischen den Abteilungen

Bis 2018 sind die operativen Projekte bei Gerhard Lang noch weitgehend ohne dedizierte Systemunterstützung verwaltet worden. So wurden projektrelevante Informationen noch vielfach über Emails ausgetauscht und in externen Projektordnern abgelegt. Die Medienbrüche durch die Korrespondenz per Email und getrennter Ablage auf File-Servern haben die Informationsrecherche im Tagesgeschäft und die Überwachung der laufenden Projekte vielfach erschwert. Überlegungen, die interne Projektorganisation zwischen den Abteilungen sowie die Projekte mit externen Partnern effektiver und transparenter zu managen, führten schließlich zu der Entscheidung, die Aufgaben- und Projektorganisation mit einer integrierten Projektmanagement-, Collaboration- und Kommunikations-Lösung neu aufzustellen.

Die Abfallanalyse ist ein wichtiger Schritt bei der Rückgewinnung von Sekundärrohstoffen. (Bild: Gerhard Lang Recycling)

„In einem ersten Schritt haben wir uns daraufhin mit der Frage beschäftigt, welche Anforderungen ein solches Projektmanagement Tool erfüllen muss, um uns einen größtmöglichen Mehrwert für unser operatives Geschäft zu bieten“, schildert Plisam Ekpai-Laodema, IT-Manager bei Gerhard Lang Recycling. So sollte die künftige Lösung u.a. web-basiert und bestenfalls mobil-fähig sein, damit die Mitarbeiter unabhängig vom Standort und Client zugreifen können. Die Daten sollten zudem sicher und DSGVO-konform in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum gehostet werden, mit einer 24/7 Erreichbarkeit und >99% Uptime. Ein deutschsprachiger Support war dabei ebenso ein wichtiges Kriterium wie eine schnelle Reaktionszeit, um bei Problemen auch zügige Lösungen herbeiführen zu können.

„Das überzeugendste Gesamtpaket bot uns letztlich Taskworld, das u.a. durch eine hohe Funktions-Abdeckung und die mehrstufige Kommunikation punkten konnte“, so Plisam Ekpai-Laodema, IT-Manager bei Gerhard Lang Recycling. (Bild: Gerhard Lang)

Trello, Taskworld und Meistertask im direkten Vergleich

„Im nächsten Schritt haben wir uns einige führende Lösungen wie Trello, Meistertask und Taskworld einmal direkt in einer erweiterten Testphase angeschaut, um ein besseres Gefühl dafür zu bekommen, wie die einzelnen Funktionen umgesetzt sind und wie wir mit der Bedienung bei der Planung, Koordination und Überwachung unserer Aufgaben und Projekte zurechtkommen. Dabei haben wir die Lösungen in einem Funktionsvergleich gegenübergestellt und die verschiedenen Lösungsansätze u.a. bei der Kommunikation über den integrierten Messenger-Dienst, der Zeitstrahl-Übersicht, Projektanalytik & Reporting und der Zeiterfassung bewertet. So konnten wir uns bereits einen guten Überblick verschaffen, wie sich die Arbeit mit der einen oder anderen Lösung in unserer täglichen Projektarbeit anfühlt“, erläutert der IT-Spezialist. „Da Trello zu dem Zeitpunkt lediglich Server außerhalb der EU betrieb, kam die Lösung für uns jedoch nicht als Option in Betracht. Bei Meistertask haben wir uns zudem bei der Projektanalytik und im Reporting mehr versprochen. Das überzeugendste Gesamtpaket bot uns letztlich Taskworld, das unsere wichtigen Anforderungen nicht nur allesamt abdeckte, sondern auch durch die mehrstufigen Kommunikationsebenen punkten konnte. Damit sind wir dann auch direkt im Anschluss und ohne weitere Vorlaufzeit in den Produktivbetrieb gestartet.“

Das Unternehmen kauft fast alle metallischen Produktionsreststoffe auf. Mit innovativen und intelligenten Methoden werden auch problematische Abfälle wie Metallspäne mit Emulsionen wieder in den Wertstoffkreislauf zurückgeführt (Bild: Gerhard Lang Recycling)

Gezieltere Ressourcensteuerung möglich

Früher war es bei den laufenden Projekten schwierig nachzuvollziehen, wer eigentlich was gemacht hat, welche Schritte bereits erledigt sind und wie es um den Bearbeitungsstand einzelner Aufgaben und Projekte bestellt ist – ganz zu schweigen von Anfragen, Freigabe- oder Abstimmungsprozessen. „Wir konnten etwa nur über Umwege ersehen, ob und was zurzeit noch an offenen Tasks aussteht. Eine zuverlässige Ressourcen- und Projektplanung ließ sich damit nur mit erhöhtem Aufwand bewerkstelligen. Heute haben wir hier ganz andere Möglichkeiten. Taskworld unterstützt uns nicht nur bei der Koordination unserer Teams und Steuerung unserer Projektabläufe. Wir sehen den Bearbeitungsstatus in Echtzeit und haben direkt im Blick, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist oder welche Aufgaben mit hoher Priorität zu erledigen sind. Damit können wir die Ressourcenplanung sehr viel gezielter angehen“, gibt Plisam Ekpai-Laodema ein Beispiel.

Zeitgewinn für die eigentliche Abwicklung

Erhält ein Mitarbeiter etwa eine projektrelevante Information für einen Kollegen in Abwesenheit, wird ihm einfach ein Task mit entsprechender Frist und allen notwendigen Informationen zugewiesen – bei eiligen Angelegenheiten können auf diese Weise auch weitere Mitarbeiter direkt eingebunden werden. Nach der Rückkehr erhält der Kollege so einen vollständigen Überblick über alles, was in seiner Abwesenheit gelaufen ist – ohne sich mühsam die Informationen über mehrere Emails zusammensammeln und diese wiederum in Aufgaben, Fristen oder Prioritäten überführen zu müssen. „Wir sparen mit Taskworld heute viel Zeit ein, da sich Abstimmungsprozesse, Dokumentationen, Nachverfolgung und Rechercheabläufe weitgehend von selbst erledigen. Wir gewinnen somit mehr Freiraum für die eigentliche Abwicklung unserer operativen Aufgaben. Der größte Mehrwert für unsere Projektarbeit ist aber die Transparenz und Nachvollziehbarkeit auf Task- und Projektebene“, so Plisam Ekpai-Laodema weiter. „Ein tolles Feature dabei ist vor allem das benutzerspezifische Dashboard: unsere Mitarbeiter müssen nicht alle laufenden Projekte sehen und verfolgen. Der Projektmanager gibt gezielt nur die Projekte und Tasks für den jeweiligen Bearbeiter zur Ansicht frei, an denen sie auch beteiligt sind. Alles andere, was keine unmittelbare Relevanz für den jeweiligen Mitarbeiter hat, wird automatisch auf komfortable Weise ausgeblendet.“

Mit dem Einsatz von Taskworld konnte zugleich der interne Mailanfall deutlich reduziert werden, da die Mitarbeiter alle benötigten Informationen und Stati über das System beziehen und schlicht weniger Abstimmungsaufwand anfällt. Mittlerweile nutzen es die Mitarbeiter bei Gerhard Lang auch über die Projektarbeit hinaus als Tool für die Selbstorganisation, etwa um Termine nicht aus den Augen zu verlieren oder eine verlässlichere Planung und ein effizientes Aufgabenmanagement zu gewährleisten. Taskworld kommt heute bei Gerhard Lang Recycling abteilungsübergreifend zum Einsatz und gehört auch bei der Geschäftsführung und den Abteilungsleitern zum Tagesgeschäft.

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