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IT-Trends 2020 – 5 Dinge, die Projektmanager künftig für vernetzte Arbeitswelten benötigen

IT-Trends 2020 – 5 Dinge, die Projektmanager künftig für vernetzte Arbeitswelten benötigen

Immer mehr Prozesse und operative Tätigkeiten im Unternehmen werden in agilen Projekten gebündelt und zugunsten der Steuerbarkeit in einzelne Arbeitseinheiten aufgesplittet. Während der Anteil der Projekte an der gesamten Wertschöpfung vor 10 Jahren lediglich einen Bruchteil ausgemacht hat, nimmt die Projektarbeit heute bereits einen Anteil von über 40% der gesamten Bruttowertschöpfung in Deutschland ein. Damit ersetzt die Projektarbeit in immer mehr Unternehmen die klassische, über viele Jahre etablierte Linienorganisation. Diese Entwicklung fördert nicht nur die Agilität und das Changemanagement in unserer immer stärker vernetzten Arbeitswelt, sondern kommt vor allem den eigentlichen Unternehmenszielen im Hinblick auf Messbarkeit, Transparenz und Prozesssteuerung zugute. Die durch Kundenwünsche, Digitalisierung, Mobilität und virtuelle Arbeitswelten getriebene Veränderungsdynamik macht es jedoch erforderlich, dass sich auch Projektmanager den Entwicklungen anpassen und bestehende Organisations-Setups überdenken. Mit Blick auf die IT-Trends 2020 stellen wir im Folgenden 5 Dinge vor, die Projektmanager künftig für die zunehmend vernetzten Arbeitswelten unserer wachsenden Kollaborationsnetzwerke benötigen.

1. Ressourcen zuverlässiger planen und steuern

Ob Dienstleister, Händler oder Industrieunternehmen – die zuverlässige und flexible Planung der zur Verfügung stehenden Ressourcen und Verfügbarkeiten ist der wohl wichtigste Baustein für den Projekterfolg. Welche Mitarbeiter haben Kapazitäten für ein neues Projekt, welche Qualifikationen und welche Arbeitsmittel oder Maschinen werden benötigt? Wie kann ich auf Ausfälle reagieren und wie lassen sich Verzögerungen bestmöglich kompensieren? Schon heute kämpft jedes Unternehmen damit, den Spagat zwischen Erfüllung der Projektziele und Optimierung des Ressourceneinsatzes zu meistern. Die Mitarbeiter dort einsetzen, wo sie die Wertschöpfung erhöhen, ohne die Projektanforderungen aus dem Blick zu verlieren. Die wachsende Anzahl an Projekten in unserem Tagesgeschäft erfordert daher nicht nur ein Multiprojektmanagement, sondern auch ein effektives Multiressourcenmanagement. Dazu muss der Projektmanager stets wissen, woran die Mitarbeiter derzeit arbeiten – und zwar in der Linie und innerhalb von Projekten. Nur wenn Transparenz in beiden Funktionsbereichen herrscht, kann eine belastbare Ressourcenplanung entstehen.

2. Leistungsmessung und Performancemanagement

Unsere Arbeitswelten verändern sich. Mobilität, flexible Arbeitsmodelle und wachsende Kollaborationsnetzwerke bedingen in vielen Unternehmen eine Projektarbeit mit verteilten Teams. So hat der Software-Riese SAP bereits 2018 seinen Pioniergeist bewiesen, indem er seinen rund 22.000 deutschen Mitarbeitern künftig weitgehend freistellt, von welchem Arbeitsplatz aus sie ihrer Tätigkeit nachgehen. Um Transparenz zu schaffen, sowohl auf Projektebene als auch auf Mitarbeiter-Ebene, sind Unternehmen verstärkt auf Werkzeuge angewiesen, die eine multidimensionale Leistungsbewertung gewährleisten. Während auf Projektebene vor allem der Fortschritt bei den jeweiligen Arbeitseinheiten im Vordergrund steht, geht es auf der Führungs-Ebene um die individuelle Leistungsbewertung des projektbeteiligten Mitarbeiters.

3. Feedbackbewertung

Aber nicht nur die Leistungsmessung erweist sich bei verteilten Teams und zunehmend dezentral erfüllten Arbeitstätigkeiten als Herausforderung, sondern auch Feedback-Schleifen mit Führungsverantwortlichen. So sind klassische Feedback-Gespräche aus der Linienorganisation für die oftmals dynamische Projektarbeit kaum zielführend, da sie in aller Regel zu selten stattfinden und eine kontextbezogene Leistungsbeurteilung erschweren. Hinzu kommt, dass sich im Gespräch Verhaltensverzerrungen einschleichen können, wenn sich die Diskrepanz zwischen der Leistungsbewertung durch den Vorgesetzten und der eigenen Selbstwahrnehmung über einen längeren Zeitraum manifestiert. Eine konstruktive Gesprächsbasis ist dann kaum mehr gegeben. Es bedarf daher eines intelligenten, in das Projekt- und Taskmanagement integrierten Feedbacksystems, das die zeitnahe Bewertung sämtlicher zugewiesenen Aufgaben ermöglicht. Damit soll eine leistungsorientierte Arbeitsumgebung auch bei verteilten Organisationsstrukturen geschaffen werden, die den heutigen Anforderungen nach Transparenz, Offenheit und konstruktiver Kritik auch wirklich gerecht wird. Ermutigendes Feedback und lobendes Verhalten sind für den Team-Zusammenhalt ebenso wichtig, wie die Leistungsdokumentation und etwaige Verbesserungsvorschläge für die Teamführung. Auf diese Weise lässt sich auch bei dezentralen Teams ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess bewerkstelligen.

 4. Wissen teilen und managen

Eine effektive und zielorientierte Ressourcenallokation wird mit der wachsenden Anzahl an Projekten zunehmend anspruchsvoller. Ressourcenkonflikte in der Planung und Abwicklung entstehen dabei meist nicht durch die Anzahl an zur Verfügung stehenden Mitarbeitern, sondern bei bestimmten Fähigkeiten. Um dem entgegenzuwirken, sollten Unternehmen und Projektverantwortliche dafür sorgen, dass Wissensträger ihr Knowhow zumindest im Team teilen. Kollaborations- und Projektplattformen wachsen im Laufe der Projekttätigkeit automatisch zu umfassenden Wissens-Pools heran. Dieses Projekt- und Prozess-Knowhow lässt sich – in aufbereiteter und strukturierter Form – nicht nur für neue Projekte heranziehen, sondern auch als Wissens-Fundus nutzen, um Best-Practices zu etablieren und die Kompetenzen innerhalb der Teams zu vereinheitlichen.

5. Automation

Dass Projekte in unserer täglichen Arbeit immer mehr Raum einnehmen, liegt unter anderem in der besseren Steuerbarkeit einzelner Arbeitsschritte und ganzer Projekte. Instrumente und agile Vorgehensmodelle wie Scrum sorgen zudem dafür, dass die Produktivität, Transparenz und die Qualität über die gesamte Projektlaufzeit und darüber hinaus steigen. Die Automatisierung bislang manueller Arbeitsschritte wie z.B. das Versenden von Status-Updates, Dokumentation von Leistungsnachweisen oder nachfassen von Freigabe-Workflows ist für das wachsende Projektgeschäft von großer Bedeutung. Auch sollten Informationen, dazu gehören etwa die bisherige Korrespondenz, Dokumente, Entscheidungsgrundlagen oder Kennzahlen, bei verteilten Teams jederzeit zentral, ohne aufwändige Suche und vorgangsbezogen zur Verfügung stehen. Aufgaben müssen unter den Projekt- und Prozessbeteiligten mitsamt allen benötigten Details einfach delegier- und automatisiert nachverfolgbar sein, um unnötige Abstimmungsprozesse im Projektverlauf zu vermeiden. Dies erfordert einen hohen Integrationsgrad der Kommunikationsinstrumente, Projekt- und Aufgabenverwaltung, Rechteverwaltung sowie des Dokumentenmanagements der gemeinsamen Arbeitsplattform, um einen durchgängigen, transparenten und vor allem effizienten Arbeitsprozess zu gewährleisten.

 

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