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Wie Accor mithilfe von Taskworld die COVID-19-Krise meistert

Wie Accor mithilfe von Taskworld die COVID-19-Krise meistert

Im März 2020, als die Verbreitung des Coronavirus ein globales Problem wurde, kam die Welt plötzlich zum Stillstand. Grenzen wurden geschlossen, das öffentliche Leben kam zum Erliegen und viele Unternehmen mussten entweder ihre Geschäftsaktivitäten aussetzen oder ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Homeoffice arbeiten lassen.

Eine Branche, die besonders von der COVID-19-Krise betroffen war und noch betroffen ist, ist das Gastgewerbe und die Tourismusbranche.

Die Accor Group, eines der größten Managementunternehmen im Gastgewerbe und die sechstgrößte Hotelgruppe weltweit, musste die vorübergehende Schließung von 3.500 Hotels rund um den Globus koordinieren. Sie nutzte Taskworld, um die Schließung und anschließende Wiedereröffnung ihrer Hotels effizient zu verwalten.

Wir haben mit Vincent Ozanne, Accor Director Hotel Openings für Indien, den Nahen Osten, Afrika und die Türkei, darüber gesprochen, wie das Hotellerie-Unternehmen seinen Taskworld-Anwendungsfall von der Öffnung von Hotels auf die vorübergehende Einstellung des Hotelbetriebs umstellen musste.

„Die Stunde Null“ – vorübergehende Einstellung des Hotelbetriebs in Rekordzeit

Als die ganze Welt in den Lockdown ging, musste Accor schnell handeln. Das Unternehmen musste einen Weg finden, um seine Hotels sicher, schnell und auf organisierte Weise vorübergehend zu schließen und gleichzeitig den Überblick über mehr als 5.100 Hotels auf der ganzen Welt zu behalten.

Geoffray Maugin, SVP Global Guest Experience & Business Performance (Luxusmarken) bei Accor, schlug vor Taskworld zu nutzen, um die vorübergehenden Schließungen der Hotels der Hotels zu überwachen nachdem das Tool bereits in den vergangenen Jahren von der Accor-Gruppe in verschiedenen Regionen erfolgreich bei der Eröffnung von Hotels eingesetzt worden war (hier können Sie mehr dazu lesen).

Vincent Ozanne erinnert sich an die Herausforderungen zu Beginn der Pandemie:

„3.500 von 5.100 Hotels mussten ihren Betrieb vorübergehend einstellen. Das sind 70 % unseres gesamten Netzwerks. Innerhalb sehr kurzer Zeit, beinahe über Nacht, mussten wir die Aktivitäten für alle diese Hotels auf der ganzen Welt einstellen. Wie Sie sich sicher vorstellen können, waren nicht nur wir, sondern niemand darauf vorbereitet, mit einer derartigen Situation umzugehen.“

Innerhalb von zwei Wochen erstellte das Team einen speziellen Workspace auf Taskworld, um zu überwachen, welche Hotels ihren Betrieb vorübergehend einstellen mussten und welche geöffnet blieben. Dies bedeutete, dass mehr als 5.000 Aufgaben mit einzelnen Bearbeiten und Followern erstellt werden mussten, um alle Hotels in Accors Portfolio abzubilden.

Diese Daten wurden dann mit Google Data Studio verbunden, um ein Dashboard zu erstellen, das den Status des Hotel-Netzes für das Executive Committee sichtbar macht.

Während jede Region selbst entscheiden konnte, ob sie die vorübergehende Schließung über Taskworld oder offline vornehmen wollte, wurde es für alle obligatorisch, den Status der einzelnen Hotels über das Tool zu melden.

Accor nutzt die Multiple-Location-Funktion von Taskworld, um seine Hotels in unterschiedlichen Projekten nach Marken oder Ländern zu sortieren. Die Tags zeigen an, ob ein Hotel vorübergehend geschlossen oder wiedereröffnet ist bzw. nie geschlossen wurde

Nachdem die IMEA-Region (Indien, Naher Osten, Afrika und Türkei) von Accor Taskworld zuvor für Hoteleröffnungen eingesetzt hatte, nutzte sie es ganz selbstverständlich, um die vorübergehenden Schließungen in der Region zu koordinieren.

Mithilfe der Gästefunktion von Taskworld, die eine Zusammenarbeit mit externen Beteiligten wie Anbietern, freiberuflichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie anderen Personen direkt auf der Plattform ermöglicht, ohne ihnen Zugriff auf interne Unternehmensdaten zu gewähren, lud Vincent Ozanne alle General Manager der IMEA-Hotels des Unternehmens zu Taskworld ein:

„Wir haben die General Manager direkt an dieser weltweiten Überwachung beteiligt, indem wir sie alle als Gastbenutzer eingeladen haben. Auf diese Weise konnten sie nur ihre eigenen Hotels sehen und keine Informationen ihrer Kolleginnen und Kollegen verändern. Die General Manager verfügen über die Informationen über den Status eines Hotels, daher war es sinnvoll, sie direkt zu bitten, ihre Informationen auf Taskworld zu aktualisieren, statt Sie per E-Mail zu befragen und die Daten dann in das Tool einzugeben.“

Wiedereröffnung der Hotels unter den richtigen Bedingungen mit ALLSAFE Integration in Taskworld

Um sicherzustellen, dass die Hotels ordnungsgemäß vorübergehend geschlossen wurden und sicher wiedereröffnen konnten, erstellte Vincent Ozanne für jedes Hotel in der IMEA-Region ein eigenes Projekt, das Checklisten und Richtlinien enthielt, die befolgt werden mussten.

„Dies war ziemlich ähnlich wie das Format für eine Hoteleröffnung, aber es war spezifisch für die vorübergehende Schließung und Wiedereröffnung konzipiert. Es war erfolgreich und ziemlich leicht zu implementieren, da Taskworld uns wieder ausgesprochen hilfsbereit dabei unterstützte.“

Die Richtlinien für die Wiedereröffnung wurden bald für die gesamte Gruppe konsolidiert und als „ALLSAFE“, Accors Programm für das Bereitstellen einer sicheren Gästeerfahrung mit verstärkten Hygiene- und Vorbeugungsmaßnahmen, eingeführt.

Die Zertifizierung ALLSAFE von Accor gewährleistet eine sichere Gästeerfahrung mit verstärkten Hygiene- und Vorbeugungsstandards

Als erfahrene Taskworld-Nutzer entschieden die Accor-Regionen IMEA und Asien-Pazifik, ALLSAFE über einen gemeinsamen Workspace einzuführen, in dem jedes Hotel mit seinem eigenen Projekt dargestellt wurde. Alle Anforderungen für die ALLSAFE-Zertifizierungen wurden nach Kategorien mit entsprechenden Aufgabenlisten organisiert. Dies ermöglichte dem Team, die Einführung auf regionaler Ebene zu überwachen und alle Prozesse zu protokollieren.

Accor nutzte die Gästefunktion wieder, um die General Manager der Hotels einzubeziehen:

„Wir haben es so eingerichtet, dass die General Manager für die Einführung in ihren jeweiligen Hotels verantwortlich sind. Wir haben Gästeerfahrungsmanager(innen), die dafür zuständig sind, das Niveau der Einreichungen über das System zu überwachen. Dann, nur wenn alle Kriterien erfüllt waren, haben wir die interne Zertifizierung „ALLSAFE“ vergeben. Und dies wieder dank der Tags und Projektsequenzen sowie der Tatsache, dass wir leicht Fotos als Nachweis hochladen können. Wir haben es geschafft, ein fundiertes Verständnis zu gewinnen und die Einführung des Programms in unserer Region sicher zu bewerten.“

Die Anforderungen für die ALLSAFE-Zertifizierung werden nach Kategorie zusammengefasst und in einzelnen Projekten nach Hotel verfolgt

Diese Strategie wurde nicht nur genutzt, um die ALLSAFE-Anforderungen anfangs einzuführen, sondern auch, um zu verfolgen und zu bewerten, ob sie im Laufe der Zeit kontinuierlich eingehalten wurden. Wie bei den Aktivitäten im Zusammenhang mit den vorübergehenden Schließungen wurden die Daten des Taskworld-Workspacess ALLSAFE dann mit einem Google-Data-Studio-Dashboard verbunden, um die Implementierung der neuen Hygiene- und Sicherheitsstandards der einzelnen Hotels für jeden sichtbar zu machen.

Die Fähigkeit, die Aktivitäten der Hotels auf einer größeren Ebene zu verfolgen, weckte bald die Idee für andere Geschäftsmöglichkeiten.

Die Zukunft des Gastgewerbes

Vincent Ozanne erwartet, dass, während sich der Freizeittourismus zuerst erholen wird, nachdem die Pandemie unter Kontrolle gebracht ist, die Hotelleriebranche kreativ werden muss, um ihren Umsatz bei Geschäftsreisen wiederherzustellen, da nach Vorhersagen von Experten einige, wenn nicht sogar die meisten Geschäftsreisen auch nach Ende der Pandemie durch Videokonferenzen ersetzt werden.

Die COVID-19-Krise hat vielen Unternehmen deutlich gemacht, dass das standortferne Arbeiten nicht so kompliziert ist, wie gedacht. Nicht alle haben jedoch Zugriff auf die richtige Ausrüstung, um persönliche Besprechungen vollständig durch Videoanrufe ersetzen zu können.

Aus diesem Grund hat Accor beschlossen, seine Konferenzlösungen für kleine Gruppen zu öffnen, die Hybrid-Besprechungen benötigen.

ALL CONNECT ermöglicht es Geschäftsreisenden, physische und virtuelle Besprechungen zu kombinieren. Das Konzept zielt hauptsächlich auf kleinere Gruppen (8 bis 50 Teilnehmende) ab, die spezielle, voll ausgerüstete Konferenzräume in Accor-Hotels nutzen können, um über Microsoft Teams mit Kollegen/Kolleginnen, Kunden oder Anbietern in Verbindung zu treten.

ALL CONNECT ist Accors Hybridlösung für Besprechungen kleiner Teams, die professionelle Ausrüstung benötigen, um mit Kollegen/Kolleginnen und Kunden mithilfe von Videoanrufen in Verbindung zu treten

Mithilfe von Taskworld ermittelte das Team die erforderliche Ausrüstung und sämtliche Anforderungen, um die Accor-Hybridlösung für Besprechungen einzuführen. Die bestehende Makromanagementvorlage, die für ALLSAFE implementiert worden war, wurde genutzt, um das Ausrüstungsniveau in den einzelnen Hotels festzustellen und zu planen, welche Hotels zusätzliche Investitionen benötigen, um ALL CONNECT allen Business-Gästen des Unternehmens bereitzustellen.

Das Programm wurde im April 2021 eingeführt und wird anfangs von ungefähr 55 % der Hotels angeboten. Accor strebt jedoch an, die neuen Standards für Hybridbesprechungen für alle Marken und Hotels bis zum Jahr 2022 zu implementieren.

Vincent Ozanne schätzt es sehr, in diesen herausfordernden Zeiten Taskworld als Geschäftspartner zu haben und sich auf ein Tool verlassen zu können, das die Teams des Unternehmens auf der ganzen Welt miteinander verbindet:

„Die Einführung von Taskworld hat uns Möglichkeiten eröffnet, um gleichzeitig und standortfern viele komplexe Projekte wie Hoteleröffnungen, interne Programmeinführungen sowie Krisenmanagementprogramme von Anfang bis Ende zu verwalten. Die Einfachheit des Onboardings unserer Nutzer hat es ermöglicht, unsere Arbeitskräfte und Experten dazu zu bringen, effizient auf einer sicheren, organisierten und systematischen Plattform zusammenzuarbeiten. Taskworld hat sich als bahnbrechend erwiesen, als wir den Umgang mit der Pandemie auf globaler und regionaler Ebene in Rekordzeit planen und dabei Hunderte Kolleginnen und Kollegen rund um den Globus einbeziehen mussten.“

Vielen Dank, Herr Ozanne, dass Sie uns diese Einblicke gewährt haben! Wenn Sie mehr darüber lesen möchten, wie Accor Hotels mithilfe von Taskworld, öffnet, sehen Sie sich diesen Artikel an.

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