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Projektmanagement-Welten: Umstieg von Trello zu Taskworld

Faible Interactive Media mit Faible für Taskworld

Faible Interactive Media mit Faible für Taskworld

Die Agentur für visuelle Kommunikation und Inszenierung von Erlebnisräumen Faible GmbH schafft mit 360°-Sicht von Taskworld Transparenz und Effizienz in der Projektorganisation.

6 Jahre lang kam bei der Faible GmbH die Projektmanagementsoftware Trello zur Unterstützung der projektbezogenen Arbeitsabläufe zum Einsatz. Doch gerade bei komplexen Projekten fehlte damit der Blick auf das große Ganze, was die Projektsteuerung und Ressourcenplanung im Tagesgeschäft zunehmend erschwerte. Diese und andere Lücken schloss Geschäftsführer Bert Röhner schließlich mit der All-in-one Projektmanagement-, Kommunikations- und Collaboration-Suite Taskworld, die er und sein Team aus Medienprofis seit 2017 als zentrale Drehscheibe für die operative Projektarbeit und zur professionellen Arbeitsorganisation nutzt.

Die mediale Inszenierung – mit einem Arrangement von Lichttechnik, Design, Sprache und Bildern schafft Faible Interactive Media faszinierende Erlebniswelten, die Produkt und Botschaften in den Mittelpunkt einer künstlerischen Komposition stellen.

Faible – das steht für Neugierde, Hingabe, Ideenreichtum, Liebe zum Detail und Professionalität. Mit diesem Rüstzeug schafft die Leipziger Medien- und Inszenierungs-Agentur außergewöhnliche Erlebnisräume und Ausstellungen. Ein interdisziplinäres Team aus Spezialisten für Motion Design, Art Directors für Interaction Design, kreativen Geistern für Konzeption und Textproduktion sowie erfahrenen Projektmanagern bündeln Geschichten, Fakten, Ideen und Visionen zu einer abgestimmten Medien-Komposition.

360°-Blick aus der Vogelperspektive hat gefehlt

Um bei der Planung und Organisation der laufenden Projekte und unterschiedlichen Projektphasen den Überblick zu behalten, setzt das Unternehmen seit 2012 auf die Web-basierte Projektmanagementsoftware Trello. „Wir haben über Jahre gerne damit gearbeitet. Das zugrundeliegende Karten- bzw. Board-Konzept, wo man Projekte anlegen, Tasks zuweisen, Termine erfassen, Workflows festlegen und diese mit Anlagen und der Korrespondenz verknüpfen kann, kommt unserer internen Arbeitsweise und Ablauforganisation sehr entgegen. Aber,“ erläutert der Geschäftsführer und Inhaber Bert Röhner, „etwas Entscheidendes hat uns hier gefehlt. Wir haben bei Trello den ganzheitlichen Blick „von oben“ auf die jeweils relevanten Projekte, Aufgaben und Termine vermisst. So konnten wir etwa die Termine der einzelnen Aufgaben- bzw. Projektboards in Trello nur pro Projekt in einem eigenen Kalender-Feed darstellen. Für eine ganzheitliche und zuverlässige Projekt- und Ressourcenplanung hätten wir sämtliche Kalender-Feeds aller 30-40 hinterlegten Projekte abonnieren müssen, was nicht nur sehr unübersichtlich, sondern kaum effektiv handhabbar ist. Dies und die Fragmentierung der Features über die sogenannten Power-Apps durch Drittanbieter hat uns schließlich den Anstoß gegeben, uns nach einer neuen, geeigneteren und vor allem durchgängigen Projektmanagement-Plattform aus einer Hand umzuschauen.“

KO-Kriterien: Cloud und Überblick über Termine & Aufgaben mit Prozessbeteiligung

Nicht nur im Projekt- und Agenturgeschäft pflegen Unternehmen heute eine schnellere Kommunikation und stellen höhere Anforderungen an die Prozesstransparenz. Da die Faible Mitarbeiter vielfach auch außerhalb des Büros tätig sind, bei Kunden, auf Messen oder sonstigen Veranstaltungen, ergibt sich auch oftmals die Notwendigkeit, sich dezentral organisieren und abstimmen zu müssen. Aus Gründen der plattformunabhängigen und mobilen Verfügbarkeit sollte die künftige Lösung daher wieder eine Cloud-Anwendung sein. Ob in einer mobil-optimierten App oder im Web-Browser, die kundenrelevanten Projektdaten haben die Mitarbeiter so immer im Zugriff.

Das Faible Team hat über die Jahre bereits viele Projektmanagement-Lösungen kennengelernt. Ein würdiger Nachfolger zu Trello war jedoch nicht darunter. Die weitere Recherche über Google führte Bert Röhner u.a. zu der ebenfalls nach dem Kanban-Prinzip aufgebauten und Cloud-basierten Projektmanagement- und Kommunikations-Plattform Taskworld, die bei Reviews und im direkten Vergleich zu Trello sehr gut abgeschnitten hat. Kurzerhand entschloss sich der Agentur-Chef Ende 2016, einen kostenlosen Testzugang einzurichten und die Lösung anhand der laufenden Projekte im Live-Betrieb ausgiebig zu testen. Die Boards ließen sich dabei erstaunlich einfach und komfortabel von Trello zu Taskworld zu migrieren – samt aller Tasks, Termine und Knowledge-Einträge. Die Evaluierungs- und Testphase erstreckte sich über einen Zeitraum von gut 2,5 Monaten – auch, um die internen Projektverantwortlichen mit in den Entscheidungsprozess einzubeziehen. Im Januar 2017 fiel dann

„Taskworld schloss nicht nur die bestehenden Lücken, sondern bietet uns überdies noch einige smarte Features obendrauf“, so Faible Geschäftsführer Bert Röhner.

schließlich die Entscheidung und der Startschuss: „Der Funktionsumfang von Taskworld war schon in dem damaligen Standard überzeugend. So etwa die zentrale „Inbox“, die es mir etwa erlaubt, Gedanken frei zu formulieren und als Impulse bestimmten Projekten zuzuweisen. Oder der globale Kalender, die Cards-Ansicht, der Upload auch sehr großer Dateianhänge und die automatische Integration von Emails mit Anhängen in die jeweiligen Cards bzw. Boards – all dies integriert in einem in sich geschlossenen System“, erinnert sich Bert Röhner. „Im Team sind wir übereinstimmend zu dem Schluss gekommen, dass Taskworld die bestehende Lücke schließt und überdies einige sehr smarte Mehrwerte bietet. Ein Mitarbeiter brachte es mit seiner Formel so auf den Punkt: „Taskworld = erwachsenes Trello“.

Transparenz von Planung bis Realisierung

Die Einsatzbereiche der neuen Lösung reichen von Kundenprojekten, internen Projekten und internen Abstimmungsprozessen über Wissens-Boards, Story-Boards- und Mood-Boards bis hin zur eigenen Arbeitsorganisation. Die neue Lösung erlaubt dem Faible Team dabei eine komfortable Visualisierung noch in der groben Planungsphase von Projekten. Auf diese Weise lässt sich der Kunde auch schon sehr frühzeitig in den Arbeitsprozess einbinden, um einen reibungsloseren Gesamtablauf und ein im Sinne des Kunden besseres Ergebnis zu erzielen. So gibt es etwa Projektboards mit Kanban-artigen Strukturen, wo detaillierte Aufgaben-Listen entsprechend der Statusoptionen „to do“, „doing“ und „done“ abgearbeitet werden. Eine zentrale „Zeitplan“- Liste, wo für die einzelnen Aufgabenbereiche Ideenphase, Grobkonzept, Entwurfsphase, Ausführungsplanung und Realisierung grobe Tasks angelegt sind, ermöglicht eine schnelle Visualisierung des Projektverlaufes. Die Geschäftsführung kann diese daraufhin direkt per drag & drop in die Kalenderansicht übernehmen, um eine entsprechende Ressourcen- und Zeitplanung umzusetzen. Dabei ist es gar nicht mehr notwendig, zwischen Kalender und Taskworld zu wechseln, da bereits viele Taskworld Inhalte in der Kalenderansicht zur Verfügung stehen. Wenn ein Mitarbeiter dann doch mal Details einsehen möchte, dann lässt sich das zugehörige Board über die bestehende Verknüpfung mit nur einem Mausklick aufrufen.

Sämtliche Projektphasen lassen sich mit Taskworld komfortabel und übersichtlich für eine zuverlässige Ressourcen- und Zeitplanung visualisieren.

Taskworld wächst mit Projekten und den eigenen Bedürfnissen

Während die Mitarbeiter mit Trello früher zwar die Projekt-Boards in der Übersicht sehen konnten, sind nun mit Taskworld auch alle relevanten Tasks und Termine, die der eigenen Aufmerksamkeit bedürfen, für jeden prozessbeteiligten Mitarbeiter jederzeit im Blick. „Taskworld lässt einen ganz anderen Blick auf unsere Projekte, Termine, Aufgaben und Daten zu. Selbst wenn mal ein Projekt aufgrund seiner Komplexität zu unübersichtlich werden sollte, dann können wir es einfach über die Gantt-Ansicht visualisieren – eine große Hilfe gerade bei dynamischen Projekt- und Arbeitsumgebungen. Auf der Zeitstrahl-Ansicht können zudem von den Mitarbeitern jederzeit Verbesserungsvorschläge, Termine und Ideen eingebracht werden, was sich ebenfalls positiv auf den weiteren Entwicklungs- und Abstimmungsprozess auswirkt“, beschreibt Bert Röhner. „Wir nutzen die Plattform aber auch für den Abstimmungsprozess mit unseren Kunden, um darauf aufbauend etwa ein kundengerechtes Story-Board zu entwickeln. Einen großen Mehrwert versprechen wir uns daher auch jenseits von Kanban und Scrum von dem „Guest-Feature“, mit dem wir Kunden über unsere Task Boards direkt Einblicke in die laufende Entwicklungsarbeit gewähren können. Dies ist für 2018 geplant und soll für unsere Abstimmungsprozesse von Story, Inhalten und Terminen zu einem zentralen Kommunikations-, Visualisierungs- und Kollaborations-Werkzeug werden, indem wir Kunden und Freelancer auf einfachste Weise in unsere Strukturen integrieren.“

Dank Taskworld beschränken sich Abstimmungs-Gespräche heute nur noch auf den kreativen Prozess

Gleicher Wissensstand bei allen Beteiligten

Die Möglichkeit, jeder Aufgabe über eine Punkteskala einen Erfüllungsgrad zuzuweisen, hat sich im Tagesgeschäft bei Faible zu einem sehr beliebten Feature entwickelt, was kein Mitarbeiter mehr missen möchte. Denn so weiß jeder Mitarbeiter automatisch um die aktuellen Aufgaben und auch, wie weit eine Aufgabe oder ein Projekt vorangeschritten ist. Darüber hinaus können Aufgaben bequem mit farbigen Etiketten markiert werden, um so eine zusätzliche Priorisierung etwa bei wichtigen oder zeitkritischen Aufgaben zu hinterlegen. Die Abstimmungsprozesse zwischen den Prozessbeteiligten beschränken sich seither nur noch auf die kreativen Prozesse.

Schon heute EU-DSGVO konforme Datenspeicherung

Die Tatsache, dass Taskworld im Gegensatz zu den meisten anderen Lösungsanbietern die Daten in einem deutschen Rechenzentrum hostet, das den strengen deutschen Sicherheits- und Datenschutz-Richtlinien unterliegt, hat zwar die Entscheidung nicht maßgeblich beeinflusst. Aber dadurch, dass der Datenaustausch mit vielen Kunden gerade in den frühen Projektphasen einer strengen Geheimhaltung unterliegt und Faible den Geheimhaltungsverpflichtungen auch in der Datenverarbeitung und Datennutzung im Sinne der neuen EU-DSGVO nachkommen muss, gewinnt dieses Thema für Faible zunehmend an Bedeutung.

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