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Eisenhower Prinzip: Balance zwischen Zeitmanagement und Selbstorganisation

Eisenhower Prinzip: Balance zwischen Zeitmanagement und Selbstorganisation

Mehr Zeit gewinnen für die wirklich wichtigen Dinge – das ist eine der großen Herausforderungen, denen wir uns tagtäglich stellen müssen – im Beruf wie auch im Privatem. Kommt Dir das bekannt vor? Ein Strategiekonzept muss erarbeitet werden, doch laufende E-Mails, Anfragen von Kollegen und eingehende Telefonate sorgen dafür, dass kaum Zeit für die Bearbeitung der eigentlichen Aufgabe bleibt. Mitunter verbringen wir im Laufe des Arbeitstages viel Zeit mit Aufgaben, die zwar dringend, aber nicht wichtig sind. Die Eisenhower-Matrix hilft auf simple Weise, Prioritäten richtig zu setzen und mehr Zeit für die wichtigen Dinge zu gewinnen.

Der feine Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz

Effizient zu sein bedeutet, die Dinge richtig und mit wenig Ressourceneinsatz zu tun. So gibt es im Tagesgeschäft einige Aufgaben, die wir sehr schnell und mit nur wenig Aufwand erledigen können. Diese jedoch sind jedoch nicht immer sinnvoll bzw. im Sinne der eigenen Ziele, auch wenn sie sich schnell erledigen lassen. Effektiv zu sein bedeutet hingegen, die richtigen Dinge anzugehen und ein gewisses Ergebnis zu erzielen. Methoden wie die Eisenhower-Matrix bzw. das Eisenhower-Prinzip unterstützen Unternehmen und Mitarbeiter konkret dabei, die richtigen Aufgaben zu verfolgen und diese effizient umzusetzen.

Was ist das Eisenhower-Prinzip?

Das Eisenhower-Prinzip ist eine einfache sowie vielfach und erfolgreich praktizierte Zeitmanagement-Strategie, die auf den ehemaligen US-Präsidenten zurückgeht. Um seine persönlichen Ziele zu erreichen und die täglichen Aufgaben zu beherrschen, entwickelte Dwight D. Eisenhower eine einfache Methode, mit der er seine anfallenden Aufgaben in einer Matrix nach Wichtigkeit und Dringlichkeit organisierte. Seine Aufgaben unterteilte er in der sogenannten Eisenhower-Matrix einem von vier Quadranten zu:

  • wichtig und eilig („A“-Aufgaben, sind sofort zu erledigen)
  • wichtig, aber nicht dringlich („B“-Aufgaben, terminieren und selbst erledigen)
  • nicht wichtig, aber eilig („C“-Aufgaben, an Mitarbeiter delegieren) und
  • nicht wichtig und auch nicht dringend („D“-Aufgaben, in den Papierkorb)

Eisenhower Matrix
Eisenhower Matrix

Gemeinsames Verständnis entwickeln

Im Tagesgeschäft ist es mitunter nicht immer ganz einfach, Aufgaben die richtige Priorität zuzuweisen. Viele Aufgaben, die an uns herangetragen werden, werden mit dem Attribut „asap“ versehen und geben vor, sowohl wichtig als auch dringlich zu sein. Dies darf und sollte grundsätzlich kritisch hinterfragt werden – unter Berücksichtigung der eigenen Ressourcenplanung und Zielvorgaben.

Die Eisenhower-Matrix kann ein sehr wirkungsvolles Instrument sein, um im Team ein gemeinsames Verständnis von Dringlichkeit (was sind die Auswirkungen, wenn ich die Aufgabe später erledige?) und Wichtigkeit (kann diese Aufgabe auch jemand anders übernehmen?) zu entwickeln. Voraussetzung aber ist, dass Aufgaben im Team hinreichend visualisiert, bewertet und nachverfolgt werden können. Wie dies erfolgt, wird mitunter sehr unterschiedlich gehandhabt und ist auch abhängig von persönlichen Präferenzen. Dedizierte Taskmanagement- oder Projektmanagement-Apps wie Taskworld bilden die Aufgaben nicht nur workflow-gestützt und ohne Medienbrüche für alle Projekt- und Aufgabenbeteiligten transparent ab, sondern erleichtern auch den Umstieg in digitale und plattformunabhängige Arbeitswelten.

 

Task Management Tools wie Taskworld sind prädestiniert für die Umsetzung des Eisenhower-Prinzips
Task Management Tools wie Taskworld sind prädestiniert für die Umsetzung des Eisenhower-Prinzips

Zeitfresser eliminieren: Eisenhower-Prinzip in Taskworld umsetzen

So ist es in Taskworld möglich, Aufgaben mit vorkonfigurierten A-, B-, C- oder D-Tags zu versehen und diese entsprechend der Kategorisierung zu filtern, um den Blick etwa auf die wichtigen, zu erledigenden oder zu terminierenden Aufgaben zu lenken oder für eine effektive Bearbeitung zu bündeln. Die als „C“-Aufgaben gekennzeichneten Tasks können mit der gesamten Korrespondenz sowie mit allen verknüpften Dokumenten für ein einfaches und schnelles Onboarding direkt an einen oder mehrere Bearbeiter delegiert werden. Enthalten Tasks verschiedene Unteraufgaben, können Bearbeiter für jede einzelne Unteraufgabe separat festgelegt werden. Als „Follower“ einer Aufgabe wird der Mitarbeiter – sofern gewünscht – auch bei delegierten Tasks noch automatisch über Statusupdates und Fortschritte informiert. Über die Fälligkeits- oder Erinnerungsfunktion lassen sich „B“-Aufgaben komfortabel terminieren. Die Zeitstrahlansicht visualisiert die aktuelle Ressourcenauslastung des Teams und erleichtert die optimale Planung von Fristen und Ressourcen.

Die Zeit ist unser wichtigstes Gut. Indem wir unsere Zeit richtig und sinnvoll einzusetzen lernen, gewinnen wir mehr Zeit für die strategisch wichtigen Aufgaben, die unsere Tätigkeit gleichwohl effizient als auch effektiv macht.

Möchtest du zenartiges Teamwork erfahren?

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