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Dresdner IT- und Datenschutz-Dienstleister ITM Gesellschaft für IT-Management mbH vertraut für Projektarbeit auf Taskworld

Bei der ITM Gesellschaft für IT-Management mbH werden Service und Datensicherheit großgeschrieben. Das Beratungshaus betreut heute kleine und mittelständische Unternehmen über IT-Dienstleister bis hin zu großen, multinationalen Unternehmen in allen Fragen rund um die Themen Datenschutz, Informationssicherheit und Arbeitsschutz. Um die stetig wachsende Anzahl an Kunden und Projekten effektiver händeln zu können, führte das Unternehmen 2018 die gesamte Projekt- und Aufgabenorganisation über die DS-GVO-konforme Projekt- und Collaboration-Plattform Taskworld zusammen. „Stille Post und liegengebliebene Aufgaben gibt es seither nicht mehr – Taskworld ist für uns ein riesengroßer Mehrwert zur Steuerung unserer internen Projektarbeit und für die Zusammenarbeit mit unseren Kunden“, sind sich Klaus Hoogestraat, Geschäftsführer der ITM, und Carsten Raschke, Consultant für Datenschutz, Informationssicherheit und Arbeitsschutz bei ITM, einig.

Als unabhängiger IT-Consulting-Dienstleister hat sich die ITM Gesellschaft für IT-Management mbH mit Sitz in Dresden auf die strategische Beratung u.a. in den Bereichen Informationssicherheit, Datenschutz, Servicemanagement und Vertragsmanagement spezialisiert. Daneben umfasst das Leistungsportfolio die Konzeption belastbarer Systeminfrastrukturen für Rechenzentren, die Softwarekonsolidierung von komplexen IT-Systemlandschaften oder die Schulung und externe Betreuung durch zertifizierte Datenschutzbeauftragte.

Logo der ITM Gesellschaft für IT-Management GmbH in Dresden (Bild: ITM)
Logo der ITM Gesellschaft für IT-Management GmbH in Dresden (Bild: ITM)

Eingeschränkte Systemunterstützung machte Projektarbeit zur Herausforderung

Bis 2018 kam bei der ITM Gesellschaft für IT-Management mbH kein dediziertes Tool zur Unterstützung der Projektarbeit zum Einsatz. So gab es weder eine einheitliche Herangehensweise bei der Arbeitsorganisation noch in der Art und Weise, wie projektrelevante Informationen abgelegt und geteilt werden. „Einige Mitarbeiter haben über die Jahre ihre eigenen Strukturen aufgebaut, um sich, die Aufgaben und die Projektarbeit zu organisieren. So waren am Ende einige Informationen in Outlook, andere in Excel-Listen im Projektordner oder gar dezentral abgelegt. Die stetig wachsende Zahl an Kunden und die mangelnde Übersichtlichkeit machte es zuletzt zunehmend schwieriger, unsere Aufgaben und Projekte im Tagesgeschäft effektiv zu managen. Gerade wenn man es mit vielen klein- oder arbeitsteiligen Projekten zu tun hat, ist es schwer, die Übersicht zu behalten, alle Kunden zufrieden zu stellen und „in time“ abzuliefern. Das wollten wir ändern – daher haben wir uns dazu entschlossen, unsere bestehenden Inseln zu konsolidieren und künftig über eine zentrale, Web-basierte Projekt- und Task-Management-Plattform zu bündeln“, erläutert Klaus Hoogestraat.

Trello hielt Anforderungen nicht stand

Von den klassischen Kommunikations- und Listen-Tools hat sich ITM keine nachhaltige Arbeitserleichterung versprochen. Alle projektrelevanten Informationen sollten gut strukturiert, d.h. mit den jeweiligen Projekten verknüpft, unabhängig des Standortes und der genutzten Plattform zentral zugänglich sein. Alle Mitarbeiter sollten zudem denselben Informationsstand haben, damit jeder bei Rückfragen zum Projektverlauf dem Kunden gegenüber auskunftsfähig ist – unabhängig von seiner Projektbeteiligung. Um frühzeitig zu erkennen, wenn etwas nicht geradeaus läuft, braucht es eine zuverlässige Tool-Unterstützung etwa für das Handling projektbezogener Aufgaben, für mehr Transparenz im Projektverlauf und Möglichkeiten zur Steuerung der Abläufe. Auch das Email-Aufkommen sollte durch die Abwicklung der Task-, Kunden- oder Projektbezogenen Korrespondenz über eine zentrale Plattform auf ein notwendiges Maß reduziert werden. Nicht zuletzt war auch die DS-GVO-Konformität und das Hosting in einem europäischen bzw. deutschen Rechenzentrum ein wichtiges Kriterium im Entscheidungsprozess.

„Im Mai 2018 begann die Orientierungsphase: wo stehen wir, was brauchen wir, welche Lösungen gibt es am Markt? Im nächsten Schritt haben wir uns mit der Projektmanagementsoftware Trello auseinandergesetzt, da einzelne Mitarbeiter hier bereits auf einen Erfahrungshintergrund zurückblicken konnten. Jedoch sind wir recht schnell zu dem Schluss gekommen, dass die Lösung unsere definierten Anforderungen an unser künftiges System in einigen zentralen Punkten nicht erfüllt. So fehlte es neben der DS-GVO-Compliance etwa an wichtigen Collaboration-Funktionalitäten und einer zentralen 360°-Übersicht – quasi eine Art individuelles Dashboard, wo jeder Nutzer auf einen Blick sieht, was aktuell ansteht oder welche Neuigkeiten es bei den betreffenden Projekten und Aufgaben gibt“, führt  Carsten Raschke aus. Im anschließenden Rechercheprozess stieß das Projektteam u.a. auf die Taskworld Projektmanagement-Plattform, die man kurzerhand im Rahmen eines zweiwöchigen Testlaufs „live“ auf ihre Eignung hin testete. Die intuitive Bedienoberfläche der Web-basierten Lösung, viele smarte Features und der gleichzeitig höchste Erfüllungsgrad des Anforderungsprofils konnte das Projektteam auf Anhieb überzeugen, so dass man gleich im Anschluss an die Testphase mit Taskworld in den Produktivbetrieb wechselte.

Beispiel-Template der Projektvorlage „Modul: Umsetzung DS-GVO in Vereinen“
Beispiel-Template der Projektvorlage „Modul: Umsetzung DS-GVO in Vereinen“

Taskworld: einfache und zugleich effektive Projektsteuerung

In einer ersten Phase hat das ITM Team angefangen, die interne Arbeits- und Projektorganisation mit den anstehenden Aufgaben über ein zentrales „Consulting“-Board abzubilden. Im nächsten Schritt wurden schließlich auch die Kundenprojekte in Taskworld aufgesetzt. So können die beteiligten Projektmitarbeiter ohne großen Aufwand einen Projektplan aus Taskworld extrahieren, damit die Kunden über die einzelnen Arbeitsschritte und Arbeitspakete von Beginn gut informiert sind. Im Zuge der Systemeinführung wurde auch die interne Schulungsplanung komplett reorganisiert und Workflow-gestützt umgesetzt: Jeder, der eine bestimmte Schulung machen will, trägt sich in den Schulungsplan ein. Im Hintergrund wird daraufhin ein Freigabe-Workflow angestoßen. Nach erfolgter Freigabe starten automatisch die nächsten Aufgaben „Beantragung auf den Weg bringen“, „Förderungsmittel prüfen“, etc., wobei jeder einzelne Checklisten-Punkt einem bestimmten Mitarbeiter separat zugewiesen werden kann. Aber auch die Vertriebsstrukturen werden seither u.a. über ein „Opportunitäten“-Board, wo beispielsweise Leads oder zu erledigende Punkte im Rahmen einer Ausschreibung abgearbeitet werden, komplett in Taskworld abgebildet.

„Taskworld kommt unserer Arbeitsweise sehr entgegen, da wir uns vollständig auf die wichtigen Dinge konzentrieren können – im Beratungs- und Projektgeschäft ist dies von kardinaler Bedeutung für den Geschäftserfolg!“, so ITM Consultant Carsten Raschke.

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