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Einsteiger-Leitfaden in das Kanban-Projektmanagement

Einsteiger-Leitfaden in das Kanban-Projektmanagement

Ich habe mir im Internet verschiedene Einführungshandbücher über Kanban angeschaut. Obwohl sie informativ waren, fiel es mir schwer, einen Leitfaden zu finden, der das Konzept wirklich entmystifiziert. Dies ist ein Versuch, den einfachsten Leitfaden zum Kanban-Projektmanagement zu erstellen. Unkompliziert, kein Fachjargon. 

In diesem Leitfaden konzentriere ich mich auf Teams, die nicht im IT-Bereich tätig sind, da Kanban-Prozesse in technischen Bereichen bereits gang und gäbe sind.

Die Geschichte von Kanban

Nach dem Zweiten Weltkrieg war die japanische Automobilindustrie, wie der Rest des Landes, in einem desolaten Zustand. Toyota schrieb aufgrund der starken Konkurrenz von amerikanischen Automobilherstellern schwere Verluste. Amerikanische Unternehmen wie Ford arbeiteten mit einer 10-mal höheren Effizienz als Toyota. Es war klar, dass Maschinen und Menschen nicht die einzigen Faktoren sein konnten, die für solch einen Produktivitätsunterschied verantwortlich waren. 

Der Direktor Taiichi Ono von Toyota besuchte 1956 die Vereinigten Staaten und war beeindruckt davon, wie Einzelhandelsgeschäfte, wie Piggly Wiggly, die gerade die richtigen Produktmengen auf Lager hatten, ihren Verlust reduzierten. Indem sie die richtigen Menge an Produkten in den Regalen hatten und sich die richtige Menge im Lagerbestand befand, konnten die Geschäfte der Nachfrage genau entsprechen. Die Kunden hingegen brauchen nicht zu horten, weil die künftige Versorgung gesichert ist. Sie können genau das kaufen, was sie brauchen. 

Taichi Ono (Vater der Kanban-Methode)

Nach seiner Rückkehr nach Japan forderte er die Toyota-Mitarbeiter auf, mit Hilfe von Karten die Nachfrage nach jedem fertiggestellten Teil zu erfassen. Ziel war es, sowohl eine Überproduktion als auch einen großen Bestand an Rohstoffen zu vermeiden, indem genau die richtige Menge produziert wurde. Er nannte dieses System Kanban, japanisch für “Karte”.

Wir werden hier nicht näher darauf eingehen, wie diese Kanban-Tafeln in der Automobilproduktion eingesetzt wurden. Wir werden das in Kürze anhand eines einfachen Beispiels erklären.

Adoptivkind der IT

Jahrzehntelang wurde das Kanban-Verfahren nur in der Fertigung eingesetzt. Im Jahr 2004 experimentierte Microsoft mit dem Einsatz von Kanban in der Softwareentwicklung. Die Ergebnisse waren vielversprechend. David Anderson hat die Erfahrung von Microsoft mit der Anwendung von Kanban in seinem 2010 erschienenem Buch mit dem nüchternen Titel Kanban beschrieben. 

David J Anderson -(image source – Shmula)

Kanban wurde nun zu einer der beliebtesten Software-Entwicklungsmethoden. Es ist so beliebt, dass Kanban jetzt intuitiv mit der Software-Entwicklung statt dem Herstellungsprozess in Verbindung gebracht wird.

Projekte mit Kanban verwalten

Kanban ist ein flexibler Prozess und kann so geformt werden, dass er zu Ihrem Workflow passt. Es funktioniert, solange man sich an die folgenden 4 Grundsätze aus Andersons Buch hält.

  1. Teams brauchen Transparenz – Ihr Team sollte in der Lage sein zu sehen, welche Prioritäten bestehen und wer woran arbeitet. Kanban kann nicht funktionieren, wenn Menschen isoliert arbeiten.
  2. Laufende Arbeiten minimieren – Konzentrieren Sie sich darauf, die Anzahl der Aufgaben zu begrenzen, an denen Sie gleichzeitig arbeiten. Dies ist entscheidend für eine höhere Effizienz.  
  3. Den Arbeitsablauf verwalten – Aktualisieren Sie den Status Ihrer Arbeit regelmäßig, um Engpässe im Auge zu behalten.
  4. Kontinuierlich optimieren – Bauen Sie eine Feedback-Schleife in Ihren Prozess ein, damit er durch schrittweise Änderungen verbessert werden kann. 

Es stehen viele Online-Kanban-Tools zur Verfügung, die Ihr Team zur Verwaltung von Projekten verwenden kann. Lassen Sie uns ein Beispiel nehmen, um mehr zu lernen. Wir verwenden Taskworlds Kanban dafür. 

Stellen Sie sich vor, Sie managen die Marketing-Abteilung in Ihrem Unternehmen. Ihr Team besteht aus Lisa (Autorin), Darius (Designer), Nathan (Datenanalyst) und Hannah (Web-Entwicklerin). Sie hatten Schwierigkeiten damit, die Aufgaben Ihres Teams zu verwalten und haben beschlossen, Kanban-Boards zu verwenden. 

Lassen Sie uns zu Beginn die einfachste Kanban-Vorlage verwenden.

taskworld-kanban-boards-are-powerful-and-intuitive

Sie haben drei Tasklisten “Noch zu erledigen” (oder “To-Do”), “In Arbeit” und “Abgeschlossen”. Unter Noch zu erledigen finden Sie verschiedene Tasks, ähnlich wie die Karten bei Kanban-Boards. Das sind die Aufgaben, die Sie für Ihr Team ausgewählt haben, und das Ziel Ihres Teams ist es, sie alle innerhalb einer Woche zu erledigen.  

Am Montag haben Sie ein schnelles Team-Meeting, um die Aufgaben der Woche zu besprechen. Sie weisen Ihrem Team auch Tasks zu. Zum Beispiel sind die To-Do’s für Darius (Designer) diese Woche, das Firmenlogo und Firmen-T-Shirts zu entwerfen. Sie können jeder Task auch Fälligkeitstermine hinzufügen, um anzugeben, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen. 

Jeder in Ihrem Team hat Zugriff auf dieses Board. Damit ist der erste Grundsatz des Kanban-Projektmanagements erfüllt: Transparenz.   Jeder weiß, wie die Aufgaben der Woche aussehen, wer an was arbeitet und wann es fertig sein sollte.

Jetzt, da die Planung abgeschlossen ist, kann sich das Team auf die Ausführung konzentrieren. Jedes Teammitglied nimmt sich eine Task aus der Liste Noch zu erledigen und legt sie unter In Arbeit ab. Sie sollten Ihr Team dazu anhalten, sich jeweils nur auf eine Task zu konzentrieren. 

Sobald dies getan ist, können Sie während der Woche jederzeit auf das Board zugreifen, um zu sehen, woran das Team gerade arbeitet. Wenn im Laufe der Woche weitere Aufgaben anfallen, fügen Sie sie unter Noch zu erledigen hinzu. Wenn eine Neupriorisierung erforderlich ist, können Sie das Team im Projekt-Chat informieren. 

Wenn Sie sich über eine bestimmte Aufgabe austauschen möchten, klicken Sie sie an und fügen Sie einen Kommentar hinzu. So bleibt die Konversation kontextbezogen und ist kaum zu übersehen. Sie können Erwähnungen hinzufügen, um direkte Benachrichtigungen an den Empfänger auszulösen, sowohl in der App als auch per E-Mail.

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Wenn sich Ihr Team jeweils nur auf einige wenige Aufgaben (vorzugsweise eine) konzentriert, erfüllt es den zweiten Grundsatz von Kanban – die Minimierung der laufenden Arbeiten. Die To-Do-Liste Noch zu erledigen sorgt dafür, dass Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten, und In Arbeit stellt sicher, dass Ihr Team seinen Fokus und seine Energie an der richtigen Stelle einsetzt.  

Wenn eine Task erledigt ist, verschiebt Ihr Team sie in die Taskliste Abgeschlossen. Das sagt Ihnen, dass die Aufgabe bereit für die Überprüfung ist. Sie können Sie nun durchgehen und wenn Sie zufrieden sind, sie als erledigt markieren.  Sobald Sie eine Task abschließen, verschwindet die Karte aus Ihrem Kanban-Projekt und hält es sauber. Sie können abgeschlossene Tasks erneut ansehen, indem Sie auf Abgeschlossene Tasks anzeigen unter den Tasklisten klicken. 

Der dritte Grundsatz des Kanban-Projektmanagements – den Arbeitsablauf verwalten – ist erreicht, wenn jedes Teammitglied den Status seiner Task aktualisiert und diese in die richtige Taskliste verschiebt. 

Sie können nach Ihren “Kanban-Karten” (Tasks) suchen, indem Sie den Namen der Aufgabe, den Bearbeiter oder Tags verwenden. Wenn Sie in der Tafel zum Beispiel gerne einen Blick in Lisas Aufgaben werfen möchten, geben Sie einfach ihren Namen in dem Feld Tasks suchen ein. 

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Nehmen wir an, Ihr Team arbeitet weiter an den Aufgaben und trifft sich am Freitag wieder zur Wochenbesprechung. In Ihrer Freitagsbesprechung können Sie die Wochenziele durchgehen, analysieren, wie das Team abgeschnitten hat, und Bereiche mit Verbesserungsbedarf hervorheben. Kontinuierliche Optimierung – der vierte Grundsatz ist von entscheidender Bedeutung. Ohne ihn zerfällt der gesamte Kanban-Prozess. 

Wenn Sie feststellen, dass es immer noch unerledigte Aufgaben gibt, gehen Sie der Ursache auf den Grund. Liegt es daran, dass sich zu viele Tasks im Backlog befanden? Wurden die Prioritäten richtig gesetzt? Wurde ausreichend kommuniziert? Jedes Problem ist eine Gelegenheit, den Prozess zu optimieren. Beispielsweise können Sie den Prozess durch die Erstellung von Tasklisten beschleunigen, in der Wochenmitte eine Besprechung mit dem Team abhalten oder eine separate Taskliste für Beiträge von anderen Mitarbeitern einrichten.

Mit diesem einfachen Verfahren kann Ihr Team viel flexibler auf sich ändernde Geschäftsanforderungen reagieren. Wenn sich die Prioritäten ändern, wird jeder sofort informiert. Die Mitarbeiter können auch sehen, woran ihre Teamkollegen gerade arbeiten. Noch wichtiger ist, dass Sie verfolgen können, ob das Team an den richtigen Aufgaben arbeitet und eingreifen können, wenn es Hilfe braucht. Dies ist besonders nützlich, wenn Ihr Team aus Mitarbeitern besteht, die an einem anderen Standort oder vom Homeoffice aus arbeiten. 

Das Kanban-Projektmanagement ist äußerst flexibel. Solange Sie die vier Grundsätze befolgen, können Sie es so anpassen, dass es der Team-Kultur entspricht. 

Herzlichen Glückwunsch! Sie wissen jetzt, wie Sie Kanban für das Projektmanagement einsetzen können. Es ist ein Sprungbrett für die agile Methodik. 

Melden Sie sich bei Taskworld an, um Ihr Kanban-Projekt zu erstellen. 

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