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Projektmanagement in öffentlichen Einrichtungen

Bayerische Landesärztekammer optimiert IT-Organisation mit Taskworld

Als Körperschaft des Öffentlichen Rechts vertritt die Bayerische Landesärztekammer rund 84.500 niedergelassene und Krankenhaus-Ärzte/innen in Bayern. Die Verwaltung der kammerangehörigen Ärzte u.a. in Bezug auf die Berufsordnung, Fortbildungen oder Gutachterstellen erfordert zuverlässige und vor allem flexible IT-Strukturen. Für die notwendige Transparenz und Effizienz bei der IT-Administration und IT-Softwareentwicklung sorgt IT-Leiter Frank Königl, der das Projektgeschäft, das Taskmanagement und die Ressourcensteuerung mit seinem achtköpfigen Team über Taskworld organisiert.

Als Körperschaft des Öffentlichen Rechts vertritt die Bayerische Landesärztekammer rund 84.500 niedergelassene und Krankenhaus-Ärzte/innen in Bayern. (Bild: BLÄK)

Die Bayerische Landesärztekammer (kurz: BLÄK) ist – zusammen mit den 63 ärztlichen Kreisverbänden (ÄKV) und den acht ärztlichen Bezirksverbänden (ÄBV) – die gesetzliche Berufsvertretung aller bayerischen Ärztinnen und Ärzte. Die Vollversammlung der 174 Delegierten der ÄKV und sechs Delegierte der medizinischen Fakultäten der Landesuniversitäten tritt in der Regel mindestens einmal jährlich zum Bayerischen Ärztetag zusammen. Zu den Aufgaben der ärztlichen Berufsvertretung gehören u.a. die strukturierte Ärztliche Weiterbildung, die Wahrnehmung beruflicher Belange, die Überwachung ärztlicher Berufspflichten, die Schaffung sozialer Einrichtungen für Ärzte und Angehörige sowie die Mitwirkung in der öffentlichen Gesundheitspflege.

Projektmanagement-Bestandslösung war zu starr

Die Anforderung, die tägliche Aufgaben- und Projektverwaltung Tool-gestützt effektiver zu organisieren und kontinuierlich zu verbessern, gab es bei der Bayerischen Landesärztekammer schon seit einigen Jahren. So kam über einen Zeitraum von rund 5 Jahren mit TaskGroup zunächst ein web-basiertes Projektmanagement-Instrument im lokalen OnPremise-Betrieb zum Einsatz. „Damit sind wir jedoch nie wirklich glücklich geworden. Für unser Tagesgeschäft haben uns immer wieder wesentliche Funktionen gefehlt. Zwar sind auf unsere Anforderungen hin immer wieder einzelne Features ergänzt und weiterentwickelt worden, doch war die Lösung für unseren Einsatzzweck insgesamt einfach zu starr.

Sitz der Bayerischen Landesärztekammer in München (Bild: BLÄK)

So mussten wir etwa die aufgewendeten und geplanten Zeiten stets akribisch im System erfassen, um z.B. die Zeitstrahl-Ansicht für unsere Projektplanung nutzen zu können. Bei Änderungen in der Projektplanung mussten diese dann aufwändig von den projektbeteiligten Mitarbeitern nachgezogen werden, was immer wieder Probleme verursachte. Workarounds waren damals gang und gäbe, da sich in unseren IT-Teams über die Zeit eine schleichende Unzufriedenheit eingestellt hat“, erinnert sich IT-Leiter Frank Königl.

PM-Tool mit Kanban-Listen und DSGVO-Compliance gesucht

„Die Entscheidung, uns hier neu zu orientieren, fiel dann im Sommer 2018, als uns eine Marketing-Agentur im Rahmen eines Projektes mit den Projekt- und Kommunikations-Tools Trello und Slack vertraut gemacht hat. Diese neue Welt mit der Kanban- („ToDo“, „Doing“, „Done“), Personen-, Projekt- oder Abteilungs-basierten Listendarstellung hat uns so gut gefallen, dass wir uns mit Trello eingehender beschäftigt haben. Nach der ersten Testphase entschieden wir uns jedoch gegen den Einsatz von Trello, weil viele der für uns wichtigen Funktionen nur in Form von kostenpflichtigen Add-ons („Powershells“) durch Drittanbieter bereitgestellt werden konnten. Dass die Daten zudem entgegen unserer strengen DSGVO-Vorgaben nur in der Cloud auf US-Servern gehostet werden, ist uns ebenfalls negativ aufgestoßen. In dieser Test- und Orientierungsphase sind wir dann letztlich auch auf Taskworld gestoßen. Viele der gewünschten Funktionen, für die Trello zusätzliche Erweiterungen benötigte, waren hier bereits im Standard enthalten – Release-sicher und aus einer Hand“, so Frank Königl.

Taskworld sorgt bei der Bayerischen Landesärztekammer für Transparenz und Effizienz bei der IT-Administration und Softwareentwicklung (Logo: BLÄK)

Taskworld bot die meisten Funktionen bereits im Standard

Neben der Listenansicht im Kanban-Stile sollte die künftige Lösung auch in der Lage sein, Projekte und Aufgaben über eine Zeitstrahl-/Gantt-Ansicht abzubilden, um eine effektive Projekt- und Ressourcenplanung auf der Zeitachse zu ermöglichen. Zudem sollte die neue Software den Mitarbeitern erlauben, externe Personen oder Unternehmen bei bestimmten Aufgaben oder Projekten auf komfortable Weise einzubinden. Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium für die IT-Organisation der Bayerischen Landesärztekammer war die Möglichkeit des lokalen OnPremise-Betriebs – oder das DSGVO-konforme Hosting in einem europäischen oder besser deutschen Rechenzentrum, sofern die Lösung als Service über die Cloud bezogen würde. „Bei all diesen Kriterien konnten wir bei Taskworld einen Haken dran machen“, führt der IT-Leiter weiter aus. „Aber es hat auch auf anderer Ebene gepasst. Besonders gut hat uns nämlich die Offenheit bei der Produktentwicklung gefallen. Die Gespräche waren stets auf Augenhöhe. Und man hat uns gezeigt, dass individuelle Kundenwünsche ernst genommen und im Produktmanagement aufgegriffen werden. Das ist heute leider nicht mehr selbstverständlich.“

„Die Aufgaben des Tagesgeschäftes lassen sich in Taskworld nicht nur sehr übersichtlich planen, sondern auch komfortabel händeln und nachverfolgen. So gerät nichts mehr in Vergessenheit und alle projektbeteiligten Mitarbeiter sind auf demselben Informationsstand“, erläutert BLÄK IT-Leiter Frank Königl. (Bild: BLÄK)

Nach einer kurzen und positiv verlaufenen Testphase hat sich Frank Königl und sein IT-Team schließlich dazu entschieden, künftig Taskworld für die Task- und Projektverwaltung seines Ressorts einzusetzen – verbunden mit dem Ziel, kleine und auch komplexere IT-Projekte abzubilden, die Arbeitsabläufe in den Teams zu harmonisieren und eine strukturierte Arbeitsorganisation im Tagesgeschäft zu gewährleisten.

Effektive Team-Kommunikation und transparente Abläufe

Der Zeitraum zwischen der Test- und Orientierungsphase bis zum Produkteinsatz von Taskworld im Herbst 2018 erstreckte sich über rund zwei Monate. In der ersten Phase wurden zunächst die bestehenden Projekte und Aufgaben 1:1 in Taskworld abgebildet. Die Kommunikation, die nunmehr über die Plattform Aufgaben-, Projekt-, Personen- oder Gruppen-basiert erfolgen kann, wurde in den Teams jedoch in dem Zuge neu organisiert. Sämtliche zu einer Aufgabe oder zu einem Projekt gehörenden Dokumente oder Historiendaten müssen nun nicht mehr aufwändig recherchiert werden, da diese immer direkt hinterlegt und mit dem jeweiligen Objekt verknüpft sind.

Zur Anwendung kommt die Projekt- und Collaboration-Plattform seither im Bereich der IT-Administration, wenn z.B. VMware-Umgebungen oder neue Server aufgesetzt werden, und im Bereich der Softwareentwicklung. „Wir legen unsere Projekte zentral in Taskworld mit den jeweiligen Teilaufgaben an, versehen diese mit entsprechenden Tags und weisen diese schließlich den jeweiligen Mitarbeitern zur Umsetzung zu. Über die Echtzeit-Push-Benachrichtigungen sind alle Projektbeteiligten jederzeit auf dem Laufenden. Ist beispielsweise die Programmierungsphase beendet, lässt sich der Task mit allen Details einfach per drag&drop in eine andere Liste herüberziehen oder zur Weiterbearbeitung einem anderen Kollegen zuweisen, um z.B. die Testphase zu initiieren oder Bugs zu beheben. Die Aufgaben des Tagesgeschäftes lassen sich in Taskworld nicht nur sehr übersichtlich planen, sondern auch komfortabel händeln und nachverfolgen. So gerät nichts mehr in Vergessenheit und alle projektbeteiligten Mitarbeiter sind auf demselben Informationsstand“, erläutert Frank Königl.

Taskworld ermöglicht Anpassung an individuelle Arbeitsweisen

Die vielfältigen Kommunikationsmöglichkeiten machen die Zusammenarbeit über die neue Projektmanagement-Plattform bei der IT-Organisation der Bayerischen Landesärztekammer sehr effektiv, da alle Informationen zu einem Projekt oder einer Aufgabe jederzeit im Zugriff sind und darüberhinausgehende Abstimmungsprozesse weitgehend überflüssig werden. Dank smarter Workflow- und Kommunukationsinstrumente darüber hinaus sofort produktiv geonboarded werden und erhalten Zugriff auf alle notwendigen Projektinformationen, bei Bedarf auch mit kompletter Historie“, resümiert Frank Königl. „Einen besonderen Mehrwert mavht die Schnelligkeit des Tools aus, Projekte und Aufgaben zu erfassen und zu teilen. Das wirkt sich enorm auf die Produktivität unserer Mitarbeiter aus. Seitdem wir damit arbeiten wissen wir erst, wie träge bisweilen gewisse Prozesse im Zusammenhang mit Freigaben, Reviews oder der Planung früher waren und wie einfach dies mit dem richtigen Tool sein kann.“

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