Erfolgsgeschichten
Aktuelles
Produktivität
Erfolgsgeschichten
Produkt
Deutsch
English
한국어
Français
Deutsch
日本語
ไทย
Português
español
Bahasa
italiano

Flottenmanagement im Autohandel

Autohaus Walter unterbindet Schlüsselschwund mit Taskworld

Autohaus Walter unterbindet Schlüsselschwund mit Taskworld

Eine effiziente und gleichzeitig transparente Schlüsselverwaltung etablieren, um den internen Kosten für verloren gegangene Autoschlüssel Herr zu werden – mit dem Anspruch führte das Pforzheimer Autohaus Walter die Cloud-basierte Projektmanagement-Plattform Taskworld ein. Die Bilanz nach einem Jahr Einsatz: Kein einziger verloren gegangener Schlüssel mehr und ein 10-facher Return on Invest (ROI) seit der Einführung in 2017.

Seit 1976 steht das Autohaus Walter für zuverlässigen Mobilitäts-Service. Heute umfasst das Leistungsspektrum einen ganzheitlichen Service für die Marken Honda, NISSAN und seit 2017 auch Hyundai.

Die Autohaus Walter GmbH & Co.KG ist NISSAN-Händler der ersten Stunde und beschäftigt über 70 Mitarbeiter an den beiden Niederlassungs-Standorten Birkenfeld und Pforzheim. Ausgezeichnet mit dem NISSAN Global Award – eine Auszeichnung, mit dem sich nur fünf Autohäuser in Deutschland schmücken dürfen – vertreibt jährlich rund 700 Neuwagen und 550 Gebrauchtwagen. Ein integrierte Werkstatt mit rund 8.200 Werkstattdurchläufen pro Jahr, eine Waschanlage, Gas- und Stromtankstellen sowie die Vermittlung von Leasing-, Finanzierungs- und Versicherungsgeschäften runden das umfassende Serviceprofil des traditionsreichen Autohauses Walter ab.

Unkontrollierte Schlüsselentnahmen

Allein am Standort Pforzheim verwaltet das Autohaus rund 450 Fahrzeuge in seinem Bestand. Jedes der Fahrzeuge – ob Neuwagen, Vorführwagen oder Tageszulassungen – verfügt dabei ab Werk über zwei Fahrzeugschlüssel, die aus Sicherheitsgründen lokal getrennt voneinander aufbewahrt werden.

„Jedes Jahr sind mit den Ersatzbestellungen verloren gegangener Schlüssel einige Tausend Euro an unnötigen Kosten angefallen“, so Autohaus Walter Disponentin Jessica Luft

Ein Fahrzeugschlüssel jedes Fahrzeugs ist dabei regelmäßig „im Umlauf“, um etwa Werkstattbesuche und Fahrzeugaufbereitungen durchzuführen oder Verkäufern und potenziellen Kunden ausgiebige Besichtigungen oder Probefahrten zu ermöglichen. Während die Erst-Schlüssel in einem handelsüblichen Schlüsselkasten für Verkäufer, Monteure oder Fahrzeugaufbereiter frei zugänglich waren, wurden die Zweit-Schlüssel sicher im Betriebs-Tresor verwahrt. Jedoch kam es im Tagesgeschäft immer wieder vor, dass einzelne Fahrzeugschlüssel nach Besichtigungen oder Probefahrten zunächst nicht mehr auffindbar waren, erst Tage später zurückgebracht wurden oder gänzlich verloren gingen. „Auf diese Weise sind allein in unserer Filiale in Pforzheim jedes Jahr rund 20 Schlüssel abhanden gekommen. Neben den unnötigen Kosten von einigen Hundert Euro pro Ersatzschlüssel war es besonders ärgerlich, wenn wir einem Kunden bei der Auslieferung seines Fahrzeuges nur einen Fahrzeugschlüssel an die Hand geben konnten und wir erst beim Hersteller einen Zweitschlüssel anfertigen lassen mussten“, erinnert sich Jessica Luft, Disponentin in der Autohaus Walter Niederlassung Pforzheim. Jeder einzelne Suchvorgang und Schlüsselverlust hat dabei regelmäßig das Betriebsklima wie auch das Kundenvertrauen auf die Probe gestellt hat, so dass sich die Geschäftsführung 2017 schließlich dazu entschlossen hat, die interne Schlüsselverwaltung von Grund auf neu zu organisieren.

Unzuverlässige Dokumentation und Historie

Eine Dokumentation der Entnahmen geschweige denn eine IT-gestützte Verwaltung der Fahrzeug gab es dabei bislang nicht – oder nur rudimentär. „Wir konnten zwar einzelne Reparaturvorgänge aus der Fahrzeugdokumentation ersehen und damit auch, welcher Mechaniker wann am Fahrzeug gearbeitet hat. Ob der Schlüssel dann aber zurück an den Verkäufer ging oder dem Fahrzeug-Aufbereiter übergeben wurde, ließ sich jedoch daraus nicht mehr schlüssig nachvollziehen“, so Jessica Luft weiter. „Behelfsweise hatten wir zunächst eine Excel-Liste erstellt, in der wir alle Schlüssel bzw. die laufenden Entnahmen und aktuellen Rückgaben dokumentiert haben. In der Praxis hat sich dieses Vorgehen allerdings nicht als pragmatisch erwiesen, da zum einen eine nachvollziehbare Historie gefehlt hat und zum anderen regelmäßig Tages-Sicherungen vom Vortag zurückgespielt wurden, was diese Vorgehensweise in der Praxis sehr fehleranfällig gemacht hat.“

Produktivstart ohne Vorlaufzeit

Nach initialer Evaluationsphase und auf Betreiben der Geschäftsführung hin ließ sich Jessica Luft und ihr Team daraufhin von einem befreundeten Kollegen bei Porsche eine vermeintlich geeignete Lösung zeigen, die dort bereits seit längerem erfolgreich zum Einsatz kam. „Wir hatten gleich von Beginn an ein gutes Gefühl nach der Präsentation – Taskworld hat einfach alles bereits im Standard mitgebracht. Damit ließen sich nicht nur unsere Anforderungen an eine einfache, zuverlässige und jederzeit nachvollziehbare Schlüsselverwaltung abbilden, durch die flexiblen Anwendungsmöglichkeiten und den Bedienkomfort konnten wir direkt nach der 10-tägigen Testphase ohne aufwändige Schulung oder notwendige Anpassungen starten“, resümiert Jessica Luft die Entscheidung, die seither die Schlüsselverwaltung in Taskworld als Administratorin managt.

Minimaler Verwaltungsaufwand

So wurden zunächst in der Lösung mit „Vorführwagen“, vermietete Vorführwagen“, „Neuwagen“ und „Tageszulassungen“ verschiedene Boards bzw. Kategorien angelegt, worin sämtliche Schlüssel samt ihrer laufenden Schlüsselkastennummer und Fahrzeugstammdaten wie Fahrgestellnummer, Modell und Kennzeichen einzeln aufgeführt sind. Damit wird u.a. auch eine schnelle Suche in Taskworld gewährleistet, z.B. über das Fahrzeug-Kennzeichen. Gleichzeitig wurden einmalig alle Mitarbeiter am Standort Pforzheim in Taskworld erfasst, damit der jeweilige Schlüssel einfach per „drag&drop“ auf den entsprechenden Mitarbeiter umgetragen werden kann. Bei der Rückgabe und der erneuten Aufnahme in den Schlüsselbestand wird der Eintrag einfach entsprechend aktualisiert. Der Entnahme- und Dokumentationsprozess wurde dabei bewusst sehr einfach gehalten, damit auch ein neuer Mitarbeiter sofort weiß, wo er was einzutragen und wie er die Mitarbeiter zu verschieben hat – einfacher geht es nicht.

Die Ausgabe, Erfassung und Dokumentation erfolgt heute ausschließlich zentral an der sogenannten „Schlüssel-Rezeption“ über die Mitarbeiter am Service Desk oder in der Verwaltung. Auf diese Weise wird eine lückenlose Dokumentation sichergestellt, so dass zu jedem Zeitpunkt transparent nachvollziehbar ist, welcher Mitarbeiter wann welchen Schlüssel zu welchem Zweck ausgehändigt bekommen hat. Vor Beginn des Feierabends sehen die Mitarbeiter im Service dann auf einem Blick, wo aktuell welche fehlenden Schlüssel sind und können die Mitarbeiter daraufhin gezielt ansprechen. Denn Abends müssen alle Schlüssel wieder beim Service hinterlegt werden – dies hat nicht nur versicherungstechnische Gründe, sondern auch den Vorteil, dass alle Schlüssel vor Beginn des nächsten Arbeitstages wieder im zentralen Schlüsselkasten zur Verfügung stehen.

Investition hat sich bereits nach 2 Monaten amortisiert

Jessica Luft, die als Administratorin regelmäßig die neuen Fahrzeugschlüssel systemseitig anlegt und nach Auslieferung wieder löscht, zieht nach knapp einem Jahr Bilanz: „Mit der Reorganisation unserer Schlüsselverwaltung über die Taskworld Plattform läuft der Prozess sehr strukturiert und transparent ab – mit dem Ergebnis, dass wir nicht einen einzigen Schlüsselverlust mehr zu beklagen haben. Rechnet man unsere jährlichen Kosten für Ersatzbestellungen abhanden gekommener Schlüssel auf die Lizenzkosten unserer neuen Software um, haben wir bis heute bereits einen

Ausbaupotenzial bringt Taskworld auch für die zweite Autohaus Walter Niederlassung in Birkenfeld und die Organisation von Marketing-Events mit.

10-fachen Return-on-Invest erzielt. Ganz zu schweigen von der Zeitersparnis, dass wir in unserem Tagesgeschäft nicht mehr lange nach „verschollenen“ Schlüsseln suchen müssen, wenn ein Kunde das Fahrzeug präsentiert haben möchte oder es ausgeliefert werden soll. Dass sich Verkäufer, Werkstatt- oder Service-Mitarbeiter regelmäßig bei verschiedenen Kollegen nach dem Verbleib erkundigen mussten, hat nämlich nicht nur den Betriebsablauf gestört, sondern auch das interne Betriebsklima belastet. Diese unnötigen Reibungsverluste haben wir seither nicht mehr“, führt Jessica Luft aus. „Rückblickend war die Entscheidung somit goldrichtig. Daher denken wir auch darüber nach, unsere Schlüssel-Verwaltung mit Taskworld auch in unserer Niederlassung in Birkenfeld zu etablieren. Darüber hinaus können wir uns auch vorstellen, künftig unsere Marketing-Events ebenfalls in Taskworld zu planen und zu organisieren, um den prozessbeteiligten Mitarbeitern eine strukturierte Projektplanung auf der Zeitachse zu ermöglichen. Die Möglichkeiten dafür bringt die Lösung als Projektmanagement- und Kommunikationsplattform ja bereits mit.“

Möchtest du zenartiges Teamwork erfahren?

Loading...
Taskworld Logo
Copyright © 2013-2020 Taskworld™. Pat. Pend. All rights reserved.