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Projektmanagement Software – aus komplex mach‘ einfach

Digitalstrategie-Beratung Jaroszynski setzt auf Taskworld

Digitalstrategie-Beratung Jaroszynski setzt auf Taskworld

Kein Projekt ist wie das andere – das Consulting-Geschäft stellt hohe Anforderungen an das Projektmanagement, die Realisierung und das Projekt-Controlling. Individuelle Lösungsansätze erfordern nicht nur hohe Prozesstransparenz, sondern auch eine flexible Ablauforganisation und zuverlässige Workflows zwischen den Projektbeteiligten. Mit dem bis dato eingesetzten Projektmanagement-Tool stieß das Projekt-Team um Chef-Consultant Adrian Jaroszynski zunehmend an die Grenzen der Effektivität und konnte die Projektziele oft nur mit erhöhtem Arbeits- und Abstimmungsaufwand erreichen. Um die Projektorganisation besser auf die Erfordernisse der Kunden auszurichten, setzt das Unternehmen seit 2018 zur Unterstützung des Beratungsgeschäftes auf die Projektmanagement- und Collaboration-Plattform Taskworld. Damit ist es erstmals gelungen, die Business Cases 1:1 ohne Workarounds zu übersetzen und gleichzeitig ein wirksames Qualitätsmanagement entlang der gesamten Prozesskette sicherzustellen.

Adrian Jaroszynski ist ehemaliger Amazon Manager und berät heute Handelsunternehmen bei allen Fragen rund ums Werben und Verkaufen im Netz.

Jaroszynski Digital Strategy Consulting ist ein Münchener Spezialist für die Konzeption und Realisierung von ganzheitlichen Digitalstrategien auf führenden E-Commerce-Plattformen. Adrian Jaroszynski, ehemaliger Amazon Strategic Sales, Marketing und Account Manager, begleitet und coacht mit seinem interdisziplinären Berater-Team Handelsunternehmen rund um die digitalen Disziplinen Werben, Verkaufen und Inszenieren. Als Consultant im Bereich Digital Transformation greift das Unternehmen auf langjähriges Knowhow in der strategischen Vermarktung zurück und verfügt über ein umfangreiches Tool-Set zur nachhaltigen Vertriebsunterstützung auf elektronischen Marktplätzen.

Projekt-Tool für individuelle Projekte nicht geeignet

Die Anforderung, ein neues Projektmanagement-Tool einzuführen, erwuchs aus einem Kundenprojekt heraus, wo nach der Scrum-Methodik gearbeitet wurde. Die Digital-Experten waren von dem Vorgehensmodell im praktischen Einsatz und dem laufenden Verbesserungsprozess so begeistert, dass die Scrum-Methodik auch die Basis für die zukünftigen Projekte bilden sollte. Für die Fortschrittsdokumentation, Ergebnisbewertung und iterative Anpassung war es aber erforderlich, auf einem flexiblen, agilen Projektmanagement-Werkzeug aufzusetzen.

Die bislang genutzte Projektmanagement-Lösung Avaza war zwar ein gutes Instrument für das Projekt-basierte Agenturgeschäft, eignete sich jedoch weniger für die strategische Beratung bei den Jaroszynski Consultants, wo jedes Projekt grundsätzlich anders aussieht. „Bei unserem bisherigen Tool hat schlicht die Flexibilität gefehlt. Es war einfach zu aufwändig und nicht wirklich zweckmäßig, die Projektstrukturen und Abläufe in die Systemstrukturen einzupassen“, erinnert sich Chef-Consultant Adrian Jaroszynski. „Zudem war es damit kaum effektiv möglich, Anpassungen oder Veränderungen im Projektablauf so nachzuverfolgen, dass alle Berater auf demselben Informationsstand sind. Darunter haben vor allem die Prozesstransparenz und Nachvollziehbarkeit gelitten.“

Flexibilität entscheidend

Das künftige System sollte vor allem flexibel und selbsterklärend sein, damit sich auch ungeübte Anwender damit schnell zurechtfinden. Als kleines mittelständisches, aber wachstumsstarkes Unternehmen ist die Digital-Beratung sehr pragmatisch veranlagt. Die Cloud-Fähigkeit war dabei ein wichtiges Entscheidungskriterium. Im Projektgeschäft müssen die Teams zudem sehr agil sein und neue Anforderungen schnell umsetzen können. Das muss auch die Software entsprechend abbilden und unterstützen können.

„Ob für den Einsatz im Sales, für unsere sehr unterschiedlichen Projekte oder die Anpassung nach eigenem Bedarf – keines der Tools, die wir uns in dem Zuge angeschaut haben, war so flexibel einsetzbar wie Taskworld“, so Adrian Jaroszynski.

Das Projekt-Team hatte neben Avaza noch diverse andere Projektmanagement-Lösungen aus der Cloud ausprobiert. Während die einen Tools zu CRM-„lastig“ waren, boten andere nicht die Anpassbarkeit an eigene oder Kunden-seitige Projekt-Anforderungen. Über eine Empfehlung eines Kollegen stieß Adrian Jaroszynski schließlich auf Taskworld, das daraufhin im Rahmen der Testphase ausgiebig auf seine Eignung hin geprüft wurde. Die Tatsache, dass Taskworld sämtliche Daten in einem deutschen Rechenzentrum hostet, war schon vor der eigentlichen Testphase ein großer Pluspunkt. Denn als Beratungshaus im Online-Handel hatte das Unternehmen bereits viele Kunden auf die neue Datenschutzgrundverordnung vorbereitet. Die Projekt-Daten in Compliance-konformen, zertifizierten deutschen Rechenzentren zu wissen und sich damit nicht in externen Rechtsräumen zu bewegen, war immens wichtig. „Aber auch vom Tool selber waren wir schon von Beginn an recht beeindruckt, da wir eine sehr gefällige Bedienoberfläche vorfanden und die Lösung ein für unsere Zwecke sehr umfassendes Leistungsspektrum abdeckte. Ob für den Einsatz im Sales, für unsere sehr unterschiedlichen Projekte oder die Anpassung nach eigenem Bedarf – keines der Tools, die wir uns in dem Zuge angeschaut haben, war so flexibel einsetzbar wie Taskworld. Man kann darin die Projektstruktur völlig frei nach Kanban-Manier, Projekten oder Personen festlegen oder diese gar selber erstellen, ohne sich sorgen zu müssen, für neue Anforderungen wieder ein neues Tool suchen zu müssen. Die Entscheidung, mit Taskworld weiterzumachen, war damit für uns schnell getroffen“, schildert Adrian Jaroszynski.

Je komplexer die Projekte, desto schneller die Erfassung

Seit April 2018 kommt Taskworld bei vorerst fünf Anwendern im Vertrieb und im Projektmanagement produktiv zum Einsatz. Wenn heute Projektanfragen eingehen, werden diese über die Plattform zentral in einem eigenen Vertriebs-Board gebündelt. Von dem Erstkontakt über die Angebots- und Vertragsphase bis zum Projektabschluss werden sämtliche Stammdaten, Prozesse, Projektdetails und Kommunikation nunmehr in nur einem einzigen Tool abgebildet. Bei Vertragsschluss werden die Korrespondenz und Projektinformationen dazu einfach aus dem Sales-Board per drag&drop in ein neues Projekt gezogen, um es schließlich in die jeweiligen Projektmeilensteine aufzugliedern und die weitere Planung vorzunehmen. Im nächsten Schritt lassen sich dann die anfallenden Aufgaben je nach Eignung und Kapazität komfortabel auf die jeweiligen Berater verteilen. „Um diesen Prozess weiter zu automatisieren, haben wir uns einmalig ein eigenes Projekt-Template mit maximaler Ausbaustufe erstellt. Darin enthalten sind alle Tasks, die ein solches Projekt beinhalten kann. Bei Projektstart nehmen wir uns dann einfach dieses Template, löschen lediglich die Aufgaben, die für das jeweilige Projekt nicht benötigt werden, und weisen diese dann den einzelnen Kollegen als Tasks zu. Auf diese Weise geht die Projektplanung vor allem bei sehr komplexen Projekten extrem schnell und es wird nichts vergessen“, erläutert Adrian Jaroszynski die Vorgehensweise bei der Projekterfassung. „Dadurch konnten wir die bisweilen aufwändige Konzeptions- und Projektplanungsphase deutlich verkürzen und schneller in eigentliche Produktivphase übergehen. So hat uns Taskworld vor allem dabei geholfen, sehr individuelle und komplexe Projekte zu vereinfachen, zu standardisieren und letztlich auch ein effektives Projektmanagement zwischen allen Projektbeteiligten sicherzustellen. So sparen wir sehr viel Zeit ein, ohne auf die Transparenz in der Projektabwicklung zu verzichten. Das ist für uns der größte Gewinn.“

„Taskworld hat uns dabei geholfen, sehr individuelle und komplexe Projekte zu vereinfachen und ein effektives Projektmanagement zwischen allen Projektbeteiligten sicherzustellen. So sparen wir sehr viel Zeit ein, ohne auf die Transparenz in der Projektabwicklung zu verzichten. Das ist für uns der größte Gewinn“, erläutert Adrian Jaroszynski.

Automatisierte Workflows anstelle von unstrukturierten Informationen

Die Kommunikationsabläufe und der gesamte Vertriebsprozess wurden mit der Einführung von Taskworld vollständig neu aufgesetzt. Zwar geht die Kommunikation per Email an für sich recht schnell. Doch bei genauerem Hinsehen ist die Form der Kommunikation für die Suche, Dokumentation und Zusammenarbeit sehr ineffektiv, wie Adrian Jaroszynski zu berichten weiß: „Denn sämtliche ausgetauschten Informationen wie Aufgaben, Termine, Projektinformationen oder Anhänge sind unstrukturiert und müssen vom Bearbeiter erst in konkrete Workflows oder Formate transformiert werden. Läuft die Kommunikation hingegen direkt über Taskworld ab, liegen alle Informationen bereits in der gewünschten Struktur vor und bilden einen ganzheitlichen Prozess, der Workflow-gestützt nur noch abgearbeitet werden muss. Für Bearbeiter und Projektbeteiligte ist dies eine erhebliche Arbeitserleichterung.“ Zudem sind alle Projektbeteiligten direkt eingebunden und alle haben dank der vollständigen Historie zu jedem Vorgang und einer automatischen Statusbenachrichtigung denselben Informationsstand – ohne lästige Suche im Mail-Client oder in der Dateiverwaltung. Dies hat auch dazu geführt, dass die interne Mail-Flut zur Abstimmung von Aufgaben, Terminen, Inhalten oder Kapazitäten auf nahezu Null reduziert werden konnte.

Digitales Büro ist immer dabei

Früher gab es immer wieder interne Abstimmungsrunden, wo man erklären musste, wie was abzuwickeln ist oder warum die Folgeprozesse ein gewisses Vorgehen erforderlich machen. All dies ist nun für jeden direkt über die Plattform nachvollziehbar und macht die Projektbeteiligten mit jedem über Taskworld abgewickelten Projekt zu einem eingespielteren Team. Die Berater von Adrian Jaroszynski haben heute sofort alle Projekte und Informationen direkt zur Hand und können sich auch mobil über die App sofort einen 360°-Überblick verschaffen, wo man aktuell steht und welche Aufgaben noch ausstehen, um im Bedarfsfall schnell reagieren zu können. Auch dem Kunden gegenüber ist jeder Berater bei Rückfragen sofort auskunftsfähig, unabhängig davon, ob er projektbeteiligt ist oder nicht. Ein wesentliches Komfortmerkmal für die Digital-Berater besteht daneben darin, sich mit Taskworld bei der gesamten Projektabwicklung über Datenschutz und Compliance heute keine Sorgen mehr machen zu müssen.

Ausblick

Die Nutzung der Auswertungs- und Zeiterfassungsfunktionen sind Dinge, die das Team von Jaroszynski Digital Strategy Consulting in den nächsten Monaten noch weiter ausbauen und weiterentwickeln will, um ein gezieltes Projekt-Controlling zu ermöglichen. Aber auch die Möglichkeit, Kunden einen eigenen virtuellen Workspace bereitzustellen, um auch die Kommunikation und Abstimmungsprozesse mit dem Auftraggeber zu vereinfachen, steht ganz oben auf der Agenda.

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