Erfolgsgeschichten
Aktuelles
Produktivität
Erfolgsgeschichten
Produkt
Deutsch
English
한국어
Français
Deutsch
日本語
ไทย
Português
español
Bahasa
italiano

Projektmanagement – so machen es erfolgreiche Agenturen

Online-Marketingagentur AdAssist schafft produktive Arbeitsumgebung mit Taskworld

Online-Marketingagentur AdAssist schafft produktive Arbeitsumgebung mit Taskworld

Einfach, transparent und zuverlässig – so soll das Projektmanagement in den Augen von AdAssist Geschäftsführer Daniel Blank sein, einer jungen und dynamischen Hamburger Agentur für Digitalmarketing und Onlinewerbung. Um die Projektsteuerung, Aufgabenkoordination, Arbeitsorganisation und Zusammenarbeit im Team zu unterstützen, suchte der Agentur-Chef eine ebenso flexible wie intuitive, Web-basierte Projektmanagementsoftware. Fündig wurde er bei Taskworld, der All-in-One Projektmanagement-, Kommunikations- und Kollaborations-Plattform aus der Cloud. Ob im Büro oder unterwegs, aktiv im Projekt eingebunden oder nicht – jeder Mitarbeiter hat seither sämtliche projektrelevanten Aufgaben und Prozesse im Blick, ist Kunden gegenüber sofort auskunftsfähig und kann die Prozesse im Team komfortabel über eine zentrale, Workflow-gestützte Plattform steuern.

Von der Erstellung eines professionellen Webauftritts über Google AdWords bis hin zu aufmerksamkeitsstarken Social Media Werbekampagnen – für jede Marke, jedes Produkt und jedes Budget findet AdAssist die passende Strategie. (Bild: AdAssist GmbH)

Die AdAssist GmbH im Herzen von Hamburg wurde von dem seit über 12 Jahren als Unternehmer tätigen Marketing-Profi Daniel Blank gegründet. Das Unternehmen unterstützt als Online-Marketingagentur mit einem interdisziplinären Team von Marketing-Spezialisten Startups sowie kleine und mittelständische Betriebe bei allen Fragen rund um das digitale Marketing wie u.a. Websiteentwicklung, WordPress, Google AdWords, Facebook Advertising oder Content Marketing.

Problemstellung: Fehlende Transparenz und ineffektive Aufgabenkoordination

Als langjähriger Geschäftsführer einer Marketing-Agentur weiß AdAssist Geschäftsführer Daniel Blank um die Wichtigkeit einer professionellen Projektverwaltung. „Die stetig wachsende Zahl an Aufgaben insbesondere bei komplexen oder zeitgleich zu realisierenden Projekten machen die Projektsteuerung zu einer großen Herausforderung: Intransparente Prozesse, ein unübersichtlicher Projektfortschritt und eine zuweilen ineffektive Arbeitsorganisation machen das Projektgeschäft nicht nur bei Auftragspeaks zum Spießrutenlauf. Um die Projektfristen zu halten, nimmt man dann nicht selten eine fehlende Effizienz in den Abläufen in Kauf“, erläutert Daniel Blank.

Mit dem bisherigen Projektmanagement-Tool Wunderlist stieß das Unternehmen schnell an die Grenzen der Leistungsfähigkeit, zumal die mangelnde Weiterentwicklung der Lösung und das für die vorgesehenen Einsatzzwecke unzureichende Funktionsspektrum auch perspektivisch keine wirkliche Option bot. Die Möglichkeit etwa, Termine zuzuweisen, Unteraufgaben zu delegieren oder Projektabläufe zu visualisieren, waren bislang nicht zufriedenstellend gelöst. „Wir haben uns daher schon nach kurzer Zeit auf die Suche nach einer passenden Projektmanagement-Lösung gemacht, um unser Bord-Werkzeug zu erweitern und die Abwicklung unserer Projekte zu erleichtern. Damit wollten wir die notwendige Transparenz bei den Prozessbeteiligten schaffen und ein Instrument zur Qualitätssicherung etablieren, das es uns ermöglicht, die anfallenden Aufgaben komfortabel und zuverlässig zu koordinieren und zu überwachen“, so der Agentur-Chef.

„Intransparente Prozesse, ein unübersichtlicher Projektfortschritt und eine zuweilen ineffektive Arbeitsorganisation machen das Projektgeschäft bei Auftragspeaks zuweilen zum Spießrutenlauf“, weiß AdAssist Geschäftsführer Daniel Blank, der mit Taskworld seine Prozesse jederzeit im Griff behält.

Anforderung: Mobil, Workflow-gestütztes
Task Management und intuitive Oberfläche

So sollte die neue Lösung in der Lage sein, Tasks und Verantwortlichkeiten auf smarte Art und Weise bestimmten Mitarbeitern zuzuweisen und Inhalte mit allen prozessbeteiligten Nutzern zur Unterstützung der Arbeitsprozesse zu teilen. Deadlines setzen, Prozesse nachverfolgen und automatische Erinnerungen sollten dabei ebenso zum Standard gehören wie eine einfache, effektive Kommunikation der erforderlichen Projektinformationen zur Dokumentation und weiteren Bearbeitung. Neben einer übersichtlichen, intuitiv bedienbaren Arbeitsoberfläche und einer gewissen Flexibilität beim Workflow-gestützten Delegieren von Teilaufgaben an einzelne Teammitglieder sollte das künftige Projektmanagement-Tool völlig plattformunabhängig arbeitsfähig sein, so dass die AdAssist Mitarbeiter auch von unterwegs jederzeit Zugriff haben und mobil mit der Lösung arbeiten können. Eine Eigenrecherche im Internet gab erste Orientierung, welche Lösungen das Anforderungsprofil erfüllen und welche für den geplanten Einsatzzweck weniger geeignet sind. Die jeweiligen Stärken und Schwächen hat das AdAssist Team dann schließlich in Live-Praxistests ermittelt und validiert. „Einige Lösungen sind schon preislich über das Ziel hinausgeschossen“, erinnert sich Daniel Blank mit einem Lächeln. „Über trello sind wir schließlich auf die ebenfalls Web-basierte und Kanban-fähige Projektmanagement- und Collaboration-Plattform Taskworld aufmerksam geworden. Im direkten Vergleich hat uns Taskworld am Ende am meisten überzeugt: die Bedienung ist überaus gefällig und smart gelöst, eine Vielzahl an wirklich durchdachten Komfort-Funktionen und die Tatsache, dass die Lösung in einem deutschen Rechenzentrum gehostet wird und damit den strengen deutschen Datenschutzrichtlinien unterliegt, haben uns einfach ein rundum gutes Gefühl gegeben.“

Taskworld Einsatz auch in zweitem Unternehmen DynaMe GmbH

Seit Anfang 2017 kommt die neue Projektmanagement-, Kommunikations- und Collaboration-Software im Tagesgeschäft bei AdAssist zum Einsatz. Zeitgleich führte Daniel Blank Taskworld auch in seiner zweiten Firma DynaMe Fitness and Health Management GmbH ein, die er als kaufmännischer Geschäftsführer und Onlinemarketing-Verantwortlicher seit 2016 mit der Sportwissenschaftlerin, Psychologin und Expertin für Mitarbeitermotivation und Stressmanagement Sabrina Haase leitet. „Mit dem Fokus auf die Beratung rund um die betriebliche Gesundheitsförderung verfolgt DynaMe zwar ein etwas anderes Geschäftsmodell, aber arbeiten tun wir dort ebenfalls sehr projektorientiert. Insofern lag es nahe, die Projekte und Aufgaben in diesen Tätigkeitsbereichen ebenfalls mit Taskworld zu strukturieren und zu steuern“, begründet Sabrina Haase den Schritt. „Damit haben unsere Mitarbeiter jederzeit im Blick, was erledigt, in Arbeit oder noch offen ist. Fällt ein Mitarbeiter heute durch Krankheit aus, können wichtige oder zeitkritische Aufgaben mitsamt allen notwendigen Informationen einfach per drag & drop einem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden. Auch lassen sich Teilaufgaben in Stoßzeiten bequem und für jeden nachvollziehbar pausieren, so dass wir sehr viel flexibler auf die Anforderungen im Projektgeschäft reagieren können.“

Bereichsübergreifende Wissensmanagement-Plattform

Taskworld wird bei AdAssist derzeit vorwiegend für die reine Projektarbeit genutzt, d.h. zur Abbildung und Realisierung externer Kundenprojekte wie auch interner Projekte. Inhaber Daniel Blank nutzt die Plattform aber auch zunehmend als Wissensdatenbank. Dafür hat er einen eigenen Geschäftsführungs-Bereich angelegt, in dem er alle wichtigen Dokumente und Dateien wie etwa Logindaten für die Hostingprojekte seiner Kunden vorhält. Aber auch für die Mitarbeiter dient Taskworld immer mehr als Dokumentations- und Informationsplattform. Die projektrelevanten Informationen und das gewonnene Prozess-Knowhow aus den Projekten (Stichwort „Best-Practices“) wird laufend dokumentiert und dauerhaft archiviert, so dass auch nicht involvierte Mitarbeiter Kunden gegenüber jederzeit auskunftsfähig sind. Langfristig ist geplant, allen Mitarbeitern über die Plattform eine Art Wiki bereitzustellen, um wiederkehrende Routinen zu erleichtern und die Beratung zu verbessern.

Wurden früher Daten und Projektabläufe vielfach noch in Google-Tabellen dokumentiert, um wichtige Informationen zum Projekt wie Kontaktdaten des Kunden, Projektbeginn, Fristen, Projektstati, erforderliche Materialbeschaffungen und ToDo´s festzuhalten, können diese Strukturen nun vollständig über die zentrale Web-Plattform abgebildet und direkt mit Tasks und Workflows verknüpft werden, um einen automatisierten Projektablauf zu gewährleisten und die eigenen Aufgaben in den laufenden Projekten besser zu strukturieren.

Hat AdAssist ein neues Projekt oder neuen Kunden gewonnen, werden zunächst die Stammdaten in Taskworld erfasst, ein Projekt mit Start- und Enddatum angelegt, die benötigten Ressourcen und Materialien geplant, Bestellungen vorgenommen und Mitarbeiter gebucht. Über die Kalenderübersicht lassen sich die anfallenden Aufgaben aus der Vogelperspektive auf dem Zeitstrahl sehr komfortabel visualisieren. Teilschritte z.B. bei einem Websiteprojekt wie etwa Anforderung von Kundendateien, Bildmaterial, CI-Dokumente und die Zuteilung von Unteraufgaben auf einzelne Mitarbeiter lassen sich nach dem Kanban-Prinzip nach den Statusvorgaben „offen“, „in Arbeit“, „pausiert“ und „erledigt“ systematisch abarbeiten. Der plattformunabhängige Zugriff über den Web-Browser bzw. über die mobiloptimierte App auf dem Handy oder Tablet macht die Zusammenarbeit im Team dabei sehr einfach möglich, da auch Praktikanten an der Uni oder Mitarbeiter im Homeoffice oder Hotel ohne Aufwand eingebunden werden können und sofort arbeitsfähig sind.

Gewinn an Prozessqualität und produktive Arbeitsumgebung

„Taskworld ist für unsere gesamte Arbeitsorganisation in der Projektarbeit ein riesiger Gewinn. Wir haben alles an einem Ort in der Cloud – keine Insellösungen und müssen nicht mehr mit Kalendereinträgen, separaten Listen oder Emails jonglieren, um nach Informationen zu suchen. Mit der Google Drive Integration lassen sich zudem Verträge und Dokumente bequem verknüpfen. Alle Mitarbeiter wissen, was aktuell läuft und vor allem was nicht läuft und können frühzeitig eingreifen, wenn etwas hakt. So können wir unsere internen Abstimmungsprozesse auf ein notwendiges Minimum beschränken und uns auf unsere jeweiligen Aufgaben konzentrieren. Das schafft nicht nur ein hohes Maß an (Qualitäts-)Sicherheit, sondern auch ein gutes Gefühl im Projektgeschäft – das war früher nicht immer so“, resümiert Daniel Blank.

Geplant ist, künftig sämtliche Prozesse in nur einem zentralen System umzusetzen, einschließlich der Angebotserstellung, Beschaffungsprozesse, Projektabrechnung und der Leadverwaltung. Bei DynaMe, deren Arbeitsumgebung für Daniel Blank lediglich einen Klick weit entfernt in einem zweiten Taskworld Workspace liegt, sollen langfristig auch Kunden in den Workspace eingebunden werden, um Informationen auf komfortable Art und Weise zu teilen und Mehrwerte zu bieten. Diese muss der Kunde dann nicht mehr aktiv im Pull-Verfahren nachfragen, sondern hat in der Zusammenarbeit vollständige Prozess- und Informationstransparenz, was auch zur Kundenbindung beiträgt.

Möchtest du zenartiges Teamwork erfahren?

Loading...
Taskworld Logo
Copyright © 2013-2020 Taskworld™. Pat. Pend. All rights reserved.